Como a Siteware ajudou a Tegma a otimizar a gestão de tarefas e reuniões
A Tegma já tem 50 anos de história e se consolidou no mercado brasileiro como uma das maiores operadoras logísticas do país. Focando no mercado de logística de veículos e logística integrada, a Tegma atua em todo o território nacional. Assim, para conseguir oferecer sempre um serviço de qualidade, ela precisou consolidar seus parceiros de tecnologia de maneira estratégica e inteligente.
Em Junho de 2018 começou a parceria da Siteware com a Tegma. Ao longo destes dois anos, muitos objetivos foram conquistados e construímos grandes projetos juntos. Por isso, vamos contar agora um pouco dessa jornada e de como crescemos juntos ajudando a Tegma a otimizar sua gestão de tarefas e reuniões, facilitando o gerenciamento da rotina para diretoria e a visualização de indicadores e resultados para o usuário operacional.
Antes do STRATWs One
Antes da sua parceria com a Siteware, a Tegma utilizava um SAP interno e um sistema avançado de planilhas. Assim, o trabalho de imputar dados e indicadores era completamente manual, despendendo muito tempo dos colaboradores.
“O trabalho de consolidação que o STRATWs tem, nas planilhas também existia, mas dava um trabalho muito grande. No sistema, você tem isso muito mais facilitado”, diz Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade na Tegma.
Quais eram os desafios da Tegma
Quando procurou a Siteware, a Tegma enfrentava diversos desafios como: muito tempo gasto com as macros e atualização dessas, o que era um trabalho volumoso e que atrapalha a rotina estratégica da organização.
De acordo com Douglas, o gerenciamento de indicadores funcionava bem. No entanto, os gestores sentiam falta do gerenciamento dos planos de ação. Afinal, quando um indicador era reportado como problemático, o processo de solução de problemas não tinha eficácia e/ou fluidez.
Por que a Siteware
A Tegma precisava de um sistema de gestão que integrasse a gestão das tarefas, das ações, dos planos de ação e dos resultados, uma funcionalidade a qual as planilhas eram incapazes de oferecer.
“Se fosse apenas pela consolidação de indicadores, nem procuraríamos a Siteware. Precisávamos de muito mais” diz o Coordenador de Qualidade da Tegma.
Como ajudamos a Tegma
O STRATWs One ajudou a Tegma a tornar a rotina de reunião mais organizada, acompanhar os indicadores, melhorar os planos de ação e analisar com mais assertividade as causas dos problemas. Douglas nos contou que o sistema trouxe conforto, diminuindo as tarefas essencialmente operacionais, propiciando uma gestão de indicadores facilitada, mais facilidade para identificar unidades gerenciais com problemas e uma melhor organização da gestão de indicadores.
“Apesar de acharmos que as planilhas nos atendiam bem, quando chega o sistema, é um outro mundo muito melhor, não tem nem comparação” diz Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade na Tegma.
O processo de implantação
Como todo primeiro contato com uma ferramenta nova e robusta, Douglas nos contou que foi um processo complicado para abandonar as planilhas, os usuários tinham pouca confiabilidade no sistema. “Encontramos resistência até hoje, mas não posso dizer que é maioria, é minoria, com certeza” relatou.
A Tegma teve um desafio inicial, pois os colaboradores estavam muito acostumados com as planilhas. Cada planilha era montada de forma personalizada como a pessoa gostaria de ter contato com a informação, gerando um grande trabalho de configuração. Além disso, não havia nenhum padrão de controle das informações. Quando o STRATWs chegou, ele unificou as informações, as colocou no mesmo padrão de organização e no mesmo ambiente.
Nesse sentido, Douglas nos relatou que o sistema auxiliou a gerir resultados, consolidar, jogar pra cima de maneira fácil e ter acesso mais fácil à informação. “Quando tem desvio, o sistema já permite conectar com plano de ação, proporcionando uma gestão de tarefas muito eficiente e gestão de reuniões muito efetiva conectada às tarefas.”
Aos poucos, os usuários foram se acostumando com o software e, hoje, é um elemento essencial na rotina da empresa. “Fazemos reuniões mensais de gerenciamento da rotina e nesse quesito o módulo de reuniões é extremamente útil, todas as atas ficam registradas lá. Além disso, podemos colocar tarefas ali mesmo, facilitando a gestão.” disse o Coordenador de Qualidade.
Atendimento personalizado
A partir do intenso uso do sistema, a Tegma identificou algumas necessidades específicas e, então, comprou uma melhoria no software personalizada e dedicada a eles.
Dentro do sistema, as tarefas são atreladas a indicadores, planos de ação, reuniões, dentre outros. No entanto, a Tegma sentiu a necessidade da possibilidade de inserção de tarefas sem estarem atreladas a nenhum quesito específico.
Douglas nos relatou que, muitas vezes, tarefas eram geradas a partir de reuniões informais, que não ficavam registradas no sistema. Assim, a melhoria foi entregue e a Tegma impulsionou ainda mais sua gestão de tarefas.
“O que mais agrada a alta direção é a gestão das tarefas, poder cobrar as pessoas, tirar a comunicação do email e deixar tudo registrado no sistema.”
– Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade.
Próximos passos
E, claro, o crescimento ainda não parou. Uma nova diretoria na empresa percebeu o potencial de crescimento que o sistema oferece e começou a movimentar as camadas da empresa, impulsionando o uso do STRATWs. Inclusive, surtindo efeito em quem ainda não tinha muita familiaridade com o software.
Agora, a Tegma tem grandes planos de ampliar o uso do STRATWs One. Assim, está sendo estruturada a aplicação de treinamento internos para a utilização do sistema, mostrando as funcionalidades e como utilizá-las. “Teremos no mínimo duas pessoas de cada unidade gerencial participando do treinamento” contou Douglas.
Quer fazer como a Tegma e consolidar as informações em um único ambiente, potencializando a gestão de tarefas e reuniões? Conheça o STRATWs One, faça seu pedido de demonstração!
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Para empresas que já possuem maturidade de gestão e querem:
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