A Tegma já tem 50 anos de história e se consolidou no mercado brasileiro como uma das maiores operadoras logísticas do país. Focando no mercado de logística de veículos e logística integrada, a Tegma atua em todo o território nacional. Assim, para conseguir oferecer sempre um serviço de qualidade, ela precisou consolidar seus parceiros de tecnologia de maneira estratégica e inteligente.
Em Junho de 2018 começou a parceria da Siteware com a Tegma. Ao longo destes dois anos, muitos objetivos foram conquistados e construímos grandes projetos juntos. Por isso, vamos contar agora um pouco dessa jornada e de como crescemos juntos ajudando a Tegma a otimizar sua gestão de tarefas e reuniões, facilitando o gerenciamento da rotina para diretoria e a visualização de indicadores e resultados para o usuário operacional.
Antes da sua parceria com a Siteware, a Tegma utilizava um SAP interno e um sistema avançado de planilhas. Assim, o trabalho de imputar dados e indicadores era completamente manual, despendendo muito tempo dos colaboradores.
“O trabalho de consolidação que o STRATWs tem, nas planilhas também existia, mas dava um trabalho muito grande. No sistema, você tem isso muito mais facilitado”, diz Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade na Tegma.
Quando procurou a Siteware, a Tegma enfrentava diversos desafios como: muito tempo gasto com as macros e atualização dessas, o que era um trabalho volumoso e que atrapalha a rotina estratégica da organização.
De acordo com Douglas, o gerenciamento de indicadores funcionava bem. No entanto, os gestores sentiam falta do gerenciamento dos planos de ação. Afinal, quando um indicador era reportado como problemático, o processo de solução de problemas não tinha eficácia e/ou fluidez.
A Tegma precisava de um sistema de gestão que integrasse a gestão das tarefas, das ações, dos planos de ação e dos resultados, uma funcionalidade a qual as planilhas eram incapazes de oferecer.
“Se fosse apenas pela consolidação de indicadores, nem procuraríamos a Siteware. Precisávamos de muito mais” diz o Coordenador de Qualidade da Tegma.
O STRATWs One ajudou a Tegma a tornar a rotina de reunião mais organizada, acompanhar os indicadores, melhorar os planos de ação e analisar com mais assertividade as causas dos problemas. Douglas nos contou que o sistema trouxe conforto, diminuindo as tarefas essencialmente operacionais, propiciando uma gestão de indicadores facilitada, mais facilidade para identificar unidades gerenciais com problemas e uma melhor organização da gestão de indicadores.
“Apesar de acharmos que as planilhas nos atendiam bem, quando chega o sistema, é um outro mundo muito melhor, não tem nem comparação” diz Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade na Tegma.
Como todo primeiro contato com uma ferramenta nova e robusta, Douglas nos contou que foi um processo complicado para abandonar as planilhas, os usuários tinham pouca confiabilidade no sistema. “Encontramos resistência até hoje, mas não posso dizer que é maioria, é minoria, com certeza” relatou.
A Tegma teve um desafio inicial, pois os colaboradores estavam muito acostumados com as planilhas. Cada planilha era montada de forma personalizada como a pessoa gostaria de ter contato com a informação, gerando um grande trabalho de configuração. Além disso, não havia nenhum padrão de controle das informações. Quando o STRATWs chegou, ele unificou as informações, as colocou no mesmo padrão de organização e no mesmo ambiente.
Nesse sentido, Douglas nos relatou que o sistema auxiliou a gerir resultados, consolidar, jogar pra cima de maneira fácil e ter acesso mais fácil à informação. “Quando tem desvio, o sistema já permite conectar com plano de ação, proporcionando uma gestão de tarefas muito eficiente e gestão de reuniões muito efetiva conectada às tarefas.”
Aos poucos, os usuários foram se acostumando com o software e, hoje, é um elemento essencial na rotina da empresa. “Fazemos reuniões mensais de gerenciamento da rotina e nesse quesito o módulo de reuniões é extremamente útil, todas as atas ficam registradas lá. Além disso, podemos colocar tarefas ali mesmo, facilitando a gestão.” disse o Coordenador de Qualidade.
A partir do intenso uso do sistema, a Tegma identificou algumas necessidades específicas e, então, comprou uma melhoria no software personalizada e dedicada a eles.
Dentro do sistema, as tarefas são atreladas a indicadores, planos de ação, reuniões, dentre outros. No entanto, a Tegma sentiu a necessidade da possibilidade de inserção de tarefas sem estarem atreladas a nenhum quesito específico.
Douglas nos relatou que, muitas vezes, tarefas eram geradas a partir de reuniões informais, que não ficavam registradas no sistema. Assim, a melhoria foi entregue e a Tegma impulsionou ainda mais sua gestão de tarefas.
– Douglas Garcia, Coordenador de Qualidade.
E, claro, o crescimento ainda não parou. Uma nova diretoria na empresa percebeu o potencial de crescimento que o sistema oferece e começou a movimentar as camadas da empresa, impulsionando o uso do STRATWs. Inclusive, surtindo efeito em quem ainda não tinha muita familiaridade com o software.
Agora, a Tegma tem grandes planos de ampliar o uso do STRATWs One. Assim, está sendo estruturada a aplicação de treinamento internos para a utilização do sistema, mostrando as funcionalidades e como utilizá-las. “Teremos no mínimo duas pessoas de cada unidade gerencial participando do treinamento” contou Douglas.
Quer fazer como a Tegma e consolidar as informações em um único ambiente, potencializando a gestão de tarefas e reuniões? Conheça o STRATWs One, faça seu pedido de demonstração!
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