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7 passos de como montar um cronograma de projeto de sucesso

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como montar um cronograma de projeto

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Todo projeto de sucesso começa com um bom cronograma, estabelecido pelo gerente e alinhado com toda a equipe. Mas, você sabe como montar um cronograma de projeto? Aqui você vai descobrir como resolver esse problema!

O documento, apoiado por uma plataforma de gerenciamento ou feito em uma planilha Google Sheets mais simples, descreve todas as entregas de um projeto, seus prazos e recursos.

E quanto aos detalhes? Quem fará cada tarefa? Quais são as metas e os objetivos? O orçamento disponível? O tempo estimado para concluir o projeto?

São tantas informações que o cronograma se mostra extremamente necessário para ser usado durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de projeto.

Que tal um passo a passo de como montar um cronograma de projeto em sua empresa?

Veja 7 etapas essenciais para que você possa monitorar projetos com mais assertividade e preparar toda a equipe para um trabalho de excelência!

Leia também: Metodologia Lean aplicada à gestão de projetos

O que é o cronograma de um projeto?

O cronograma de projeto pode ser definido como um documento que descreve todas as tarefas a serem cumpridas dentro de um determinado planejamento. No cronograma do projeto estão reunidas datas de início e fim de cada tarefa, os recursos necessários para as produções e o grau de importância de cada etapa.

Como montar um cronograma de projeto em 7 passos

Antes de começar a montar seu cronograma de projetos, confira este infográfico que criamos e mostra algumas diferenças entre processos e projetos:

Como montar um cronograma de projeto

Leia mais: 4 exemplos de indicadores de projetos: entre excelentes resultados

1. Defina as tarefas do projeto

O primeiro passo de como montar um cronograma de projeto é identificar todas as tarefas para realizá-lo. Seria como o escopo geral daquele trabalho, delimitando o que será realizado de fato.

Você não precisa se atentar a uma ordem específica ou aos detalhes neste primeiro momento.

Apenas escreva tudo o que acredita ser necessário para alcançar os resultados do projeto e o prazo ideal para a entrega.

Um material que pode lhe ajudar nessa produção é o nosso e-book gratuito “O guia completo para a Gestão de Projetos”. Com ele, será possível construir um bom plano para que o resultado final seja do jeito que você planejou!

2. Faça uma EAP

A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto e, para fazê-la, você deve criar uma lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega. Esta estrutura é como o desdobramento do escopo, importante para listar todas as execuções e entregas de uma forma mais fácil de gerenciar.

Também identifique as dependências entre as tarefas, fato que te ajudará na próxima etapa, para determinar a ordem para realizá-las. Essas dependências podem analisar, por exemplo:

  • Que a tarefa “A” deve ser concluída antes de iniciar a tarefa “B”
  • Que a tarefa “A” deve começar antes que a tarefa “B” se inicie

Analisando melhor essas dependências entre elas, você se prepara para evitar e eventualmente lidar com problemas futuros de programação.

Saiba mais sobre a EAP no vídeo abaixo:

3. Estabeleça as prioridades

Agora que você tem todas as atividades listadas, comece a estabelecer as prioridades de execução. Além de considerar as atividades mais importantes, nesta etapa é interessante avaliar quais são aquelas tarefas que, para iniciarem, precisam esperar a conclusão de uma anterior.

Cuidar desse sequenciamento de atividades é uma forma de preparar todos para entregar o projeto dentro do prazo, no cronograma e sem confusões.

A ideia é evitar retrabalhos e perda de tempo consertando erros que poderiam ser evitados apenas se atentando ao cronograma.

Leia também: A importância das tarefas individuais na gestão de projetos

4. Identifique recursos necessários

A próxima etapa de como montar um cronograma de projeto é atribuir recursos para cada tarefa.

Esse planejamento é imprescindível, uma vez que um recurso pode ser atribuído a outro projeto em paralelo e você precisa se preparar para os imprevistos.

Se questione sobre quais recursos serão necessários para executar as ações propostas, orçamento disponível, etc.

Você também precisa saber exatamente quem estará fazendo o que, delimitar um esboço claro de trabalho e assim garantir que todas as tarefas tenham o acompanhamento adequado e, consequentemente, excelência em sua execução.

5. Estime o tempo para completar as tarefas

Quanto tempo dura cada tarefa que você listou em seu cronograma?

Mesmo que já estejam organizadas e em ordem de prioridade, você precisa estimar sua duração para deixar o cronograma completo. Este talvez seja o passo mais importante na programação, já que pode impactar nos custos do projeto.

A duração seria o período necessário para concluir uma tarefa, sejam dias, semanas ou meses. Não subestime o tempo necessário para cada tarefa e foque sempre no tempo necessário para a entrega de um trabalho de qualidade.

Considere feriados, períodos de férias e ausências e os níveis de produtividade de sua empresa.

Uma dica para fazer estimativas com eficiência é analisar dados históricos de projetos anteriores com características semelhantes.

Além, é claro, de conversar com a equipe e os profissionais que estariam envolvidos nas tarefas.

6. Analise clientes e fornecedores envolvidos

Para ajudar a compreender melhor os prazos de acordo com o pessoal envolvido no projeto, tente também identificar e analisar quais clientes e fornecedores estarão ligados às tarefas estabelecidas.

7. Mantenha o cronograma atualizado

O projeto começou, o cronograma está funcionando? Ótimo. Mas isso não significa que suas estimativas não estarão sujeitas a alterações. Por este motivo, é necessário manter o cronograma sempre atualizado.

Todo e qualquer dado pode ser relevante para garantir precisão no cronograma e auxiliar todos os profissionais a se localizarem em suas tarefas.

De forma alguma deixe o cronograma de lado, pois ele será a principal ferramenta para visualizar o status do projeto e auxiliar na garantia de uma entrega de qualidade.

Quer mais dicas sobre projetos? Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube:

Agora que você já sabe como montar um cronograma de projeto completo, vamos colocá-lo em prática?

Saiba mais: 6 exemplos de indicadores de avaliação de projetos para ter certeza de que satisfazem o cliente

O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa. Ele permite que você acompanhe os KPIs em tempo real. Por isso, é ideal para o monitoramento de projetos.

Quer mais dicas sobre como gerenciar projetos? Então, baixe nosso infográfico gratuito: 10 boas práticas para gerenciamento de projetos

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