7 passos de como montar um cronograma de projeto de sucesso

Aproveite e ouça o nosso conteúdo que vai te ajudar a montar um cronograma de projeto!

Todo projeto de sucesso começa com um bom cronograma, estabelecido pelo gerente e alinhado com toda a equipe ainda na etapa de planejamento. Por isso, eu te pergunto: você sabe como montar um cronograma de projeto? Aqui você vai descobrir como resolver esse problema!

O documento, apoiado por uma plataforma de gerenciamento ou também organizado em uma planilha Google Sheets, por exemplo, descreve todas as entregas de um projeto, seus prazos e recursos.

No entanto, e quanto aos detalhes? Quem fará cada tarefa? Quais são as metas e os objetivos? O orçamento disponível? O tempo estimado para concluir o projeto?

São tantas informações que o cronograma se mostra extremamente necessário para ser usado durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de projeto.

Além de um bom cronograma, uma ferramenta de acompanhamento de projetos é essencial para qualquer equipe.

Que tal um passo a passo de como montar um cronograma de projeto em sua empresa?

Neste artigo, confira 7 etapas essenciais para que você possa monitorar projetos com mais assertividade e preparar toda a equipe para um trabalho de excelência!

Antes, confira quais são os 6 melhores softwares para gestão de projetos do mercado!

O que é o cronograma de um projeto?

O cronograma de projeto pode ser definido como um documento que descreve todas as tarefas a serem cumpridas dentro de um determinado planejamento do projeto.Ele atua como um mapa detalhado, delineando o caminho que sua equipe deve seguir para atingir os objetivos estipulados.

Entender como montar um cronograma de projetos te ajuda a proporcionar uma visão clara de todas as etapas do projeto, permitindo que gestores e equipes visualizem prazos, distribuam recursos e coordenem esforços de maneira eficaz. É uma ferramenta que orienta e inspira à ação, mantendo todos os envolvidos alinhados e motivados.

Dessa forma, com a implementação de um cronograma bem estruturado, o caos dos prazos apertados e das expectativas desencontradas dá lugar a uma orquestração harmoniosa de atividades que conduz ao sucesso do projeto.

A gestão de projetos é um processo essencial em empresas que buscam eficiência. Por isso, separamos para você um artigo com os 6 melhores softwares para gestão de projetos: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados

Quais são os itens que devem conter o cronograma de projeto?

Um cronograma de projeto bem elaborado deve conter alguns elementos que são essenciais para garantir sua eficácia e clareza para todos os envolvidos. A seguir, eu listei 10 que costumam ser básicos para qualquer cronograma:

1. Objetivos do projeto: cada cronograma deve começar com uma clara definição dos objetivos que o projeto pretende alcançar. Isso ajuda a manter o foco e garante que todas as atividades estejam alinhadas com esses objetivos.
2. Atividades e tarefas: a lista de todas as atividades e tarefas que precisam ser completadas. Estas devem ser detalhadas o suficiente para que cada membro da equipe saiba o que é esperado de cada um deles.
3. Dependências entre tarefas: é crucial identificar e mapear as dependências entre tarefas, pois uma tarefa pode precisar que outra seja concluída antes de começar. Entender essas relações é fundamental para a fluidez do projeto e impedir atrasos.
4. Prazos: cada tarefa deve ter um início e um fim planejados. Esses prazos devem ser realistas, considerando todos os fatores relevantes, como dependências e recursos disponíveis.
5. Recursos alocados: inclui informações sobre quem é responsável por cada tarefa e quais recursos (humanos, financeiros, técnicos) estão alocados para a realização das mesmas.
6. Marcos: pontos-chave do projeto que indicam uma etapa importante ou a conclusão de uma fase crítica. Os marcos são úteis para avaliar o progresso do projeto.
7. Datas de revisão e avaliação: datas específicas para revisar o progresso do projeto e fazer ajustes no cronograma conforme necessário. Essas revisões são essenciais para manter o projeto no caminho certo.
8. Riscos potenciais: identificação de possíveis riscos que podem impactar o cronograma e as medidas de mitigação associadas a esses riscos.
9. Orçamento: detalhes sobre o orçamento disponível e como ele será distribuído ao longo das diferentes fases do projeto.
10. Comunicação: plano de comunicação que descreve como as informações serão compartilhadas entre os stakeholders e a equipe de projeto.

Como montar um cronograma de projeto em 7 passos

Antes de começar a montar seu cronograma de projetos, é fundamental evitar os erros comuns na etapa de planejamento. Um deles é a não organização dos processos e projetos dentro da empresa.

O primeiro passo é entender que os projetos são um grupo de tarefas únicas, realizadas com o objetivo de alcançar um objetivo que vai ajudar a empresa. Já os processos, são ações executadas que vão produzir um resultado recorrente.

Confira mais no infográfico:

Dessa forma, para montar um cronograma de projeto basta seguir o seguinte passo a passo:

1. Defina as tarefas do projeto

O primeiro passo de como montar um cronograma de projeto é identificar todas as tarefas para realizá-lo. Ou seja, o escopo do projeto que será trabalhado, delimitando o que será realizado de fato.

Você não precisa se atentar a uma ordem específica ou aos detalhes neste primeiro momento. Apenas escreva tudo o que acredita ser necessário para alcançar os resultados do projeto e o prazo ideal para a entrega.

Um material que pode lhe ajudar nessa produção é o nosso material gratuito “O guia completo para a Gestão de Projetos”. Com ele, será possível construir um bom plano para que o resultado final seja do jeito que você planejou!

2. Faça uma EAP

A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto e, para fazê-la, você deve criar uma lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega. Essa estrutura é como o desdobramento do escopo, importante para listar todas as execuções e entregas de uma forma mais fácil de gerenciar.

Também identifique as dependências entre as tarefas, fato que te ajudará na próxima etapa, para determinar a ordem para realizá-las. Essas dependências podem analisar, por exemplo:

• Que a tarefa “A” deve ser concluída antes de iniciar a tarefa “B”
• Que a tarefa “A” deve começar antes que a tarefa “B” se inicie

Analisando melhor essas dependências entre elas, você se prepara para evitar e eventualmente lidar com problemas futuros de programação.

3. Estabeleça as prioridades

Agora que você tem todas as atividades listadas, comece a estabelecer as prioridades de execução. Além de considerar as atividades mais importantes, nesta etapa é interessante avaliar quais são aquelas tarefas que, para iniciarem, precisam esperar a conclusão de uma anterior.

Cuidar desse sequenciamento de atividades é uma forma de preparar todos para entregar o projeto dentro do prazo, no cronograma e sem confusões.

A ideia é evitar retrabalhos e perda de tempo consertando erros que poderiam ser evitados apenas se atentando ao cronograma.

Se precisar de ajuda para construir um plano de ação e ainda estabelecer as prioridades para as etapas do seu cronograma de projeto, você pode baixar a nossa planilha de 5W2H com a ferramenta GUT para te apoiar de maneira bem prática!

4. Identifique recursos necessários

A próxima etapa de como montar um cronograma de projeto é atribuir recursos para cada tarefa.

Esse planejamento é imprescindível, uma vez que um recurso pode ser atribuído a outro projeto em paralelo e você precisa se preparar para os imprevistos. Dessa forma, se questione sobre quais recursos serão necessários para executar as ações propostas, orçamento disponível etc.

Você, como um gerente de projeto, também precisa saber exatamente quem estará fazendo o que, delimitar um esboço claro de trabalho e assim garantir que todas as tarefas tenham o acompanhamento adequado e, consequentemente, excelência em sua execução.

5. Estime o tempo para completar as tarefas

Quanto tempo dura cada atividade que você listou em seu cronograma?

Mesmo que já estejam organizadas e em ordem de prioridade, você precisa estimar sua duração para deixar o cronograma completo. Este talvez seja o passo mais importante na programação, já que pode impactar nos custos do projeto.

A duração seria o período necessário para concluir uma tarefa, sejam dias, semanas ou meses. Não subestime o tempo necessário para cada tarefa e foque sempre no tempo necessário para a entrega de um trabalho de qualidade.

Considere feriados, períodos de férias e ausências e os níveis de produtividade de sua empresa. Uma dica para fazer estimativas com eficiência é analisar dados históricos de projetos anteriores com características semelhantes.

Além, é claro, de conversar com a equipe e os profissionais que estariam envolvidos nas tarefas.

Confira as 5 melhores ferramentas de acompanhamento de projetos →

6. Analise clientes e fornecedores envolvidos

Para ajudar a compreender melhor os prazos de acordo com o pessoal envolvido no projeto, tente também identificar e analisar quais clientes e fornecedores estarão ligados às tarefas estabelecidas.

7. Mantenha o cronograma de projeto atualizado

O projeto começou, o cronograma está funcionando? Ótimo. Mas isso não significa que suas estimativas não estarão sujeitas a alterações. Por este motivo, é necessário manter o cronograma sempre atualizado.

Todo e qualquer dado pode ser relevante para garantir precisão no cronograma e auxiliar todos os profissionais a se localizarem em suas tarefas.

De forma alguma deixe o cronograma de projeto de lado, pois ele será a principal ferramenta para visualizar o status do projeto e auxiliar na garantia de uma entrega de qualidade.

Quer mais dicas sobre projetos? Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube:

Por que ter o cronograma de projeto é importante para empresa?

Primeiramente, o cronograma de projeto ajuda a estabelecer prazos claros e realistas para a conclusão das tarefas. Isso é crucial para manter todos os envolvidos no projeto alinhados e focados nos objetivos. A definição de marcos e deadlines contribui para a motivação da equipe, pois cria um senso de urgência e progresso à medida que as tarefas são concluídas.

Além disso, o cronograma de projeto é uma ferramenta essencial para a gestão de riscos. Ao identificar antecipadamente as dependências entre tarefas, os gestores podem prever possíveis gargalos e conflitos de recursos, permitindo a tomada de decisões proativas para mitigar esses riscos.

Outro ponto importante é que o cronograma de projeto facilita a comunicação entre todos os stakeholders. Ele fornece uma visão clara do andamento do projeto, permitindo que clientes, fornecedores e membros da equipe estejam cientes do progresso e das expectativas.

Próximos passos

Fazer uso de organizar o seu cronograma de projetos permite que os gerentes de projeto e as equipes entendam se estão tendo sucesso e quais ajustes são necessários para alcançar os resultados no futuro.

Para saber mais sobre o cronograma de projetos que o STRATWs One oferece, clique aqui!

Esse software de gestão de projetos permite um total visualização e gerenciamento das suas atividades, monitorando de perto o progresso do cronograma. E tem mais! Esse sistema de gestão empresarial permite acompanhar os indicadores de desempenho para tornar a tomada de decisão mais ágil e assertiva.

É possível usar mais de uma dessas ferramentas, usando-as adequadamente, cada uma para sua função específica. O STRATWs One é um software de gestão corporativa usado por grandes corporações com enorme sucesso.

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs One