7 passos de como montar um cronograma de projeto de sucesso
seu projeto está cheio de entregas, mas você não sabe como organizar essas datas?
Aqui você vai descobrir como resolver esse problema!
Todo projeto de sucesso começa com um bom cronograma, estabelecido pelo gerente e alinhado com toda a equipe. Mas, você sabe como montar um cronograma de projeto?
O documento, apoiado por uma plataforma de gerenciamento ou feito em uma planilha Google Sheets mais simples, descreve todas as entregas de um projeto, seus prazos e recursos.
E quanto aos detalhes? Quem fará cada tarefa? Quais são as metas e os objetivos? O orçamento disponível? O tempo estimado para concluir o projeto?
São tantas informações que o cronograma se mostra extremamente necessário para ser usado durante todo o ciclo de vida do gerenciamento de projeto.
Que tal um passo a passo de como montar um cronograma de projeto em sua empresa?
Veja 7 etapas essenciais para que você possa monitorar projetos com mais assertividade e preparar toda a equipe para um trabalho de excelência!
Leia também: Metodologia Lean aplicada à gestão de projetos
Como montar um cronograma de projeto em 7 passos
Antes de começar a montar seu cronograma de projetos, confira este infográfico que criamos e mostra algumas diferenças entre processos e projetos:
Leia mais: 4 exemplos de indicadores de projetos: entre excelentes resultados
1- Defina as tarefas do projeto
O primeiro passo de como montar um cronograma de projeto é identificar todas as tarefas para realizá-lo. Seria como o escopo geral daquele trabalho, delimitando o que será realizado de fato.
Você não precisa se atentar a uma ordem específica ou aos detalhes neste primeiro momento.
Apenas escreva tudo o que acredita ser necessário para alcançar os resultados do projeto e o prazo ideal para a entrega.
2- Faça uma EAP
A EAP é a Estrutura Analítica do Projeto e, para fazê-la, você deve criar uma lista de tarefas que precisam ser executadas para cada entrega. Esta estrutura é como o desdobramento do escopo, importante para listar todas as execuções e entregas de uma forma mais fácil de gerenciar.
Também identifique as dependências entre as tarefas, fato que te ajudará na próxima etapa, para determinar a ordem para realizá-las. Essas dependências podem analisar, por exemplo:
- Que a tarefa “A” deve ser concluída antes de iniciar a tarefa “B”
- Que a tarefa “A” deve começar antes que a tarefa “B” se inicie
Analisando melhor essas dependências entre elas, você se prepara para evitar e eventualmente lidar com problemas futuros de programação.
3- Estabeleça as prioridades
Agora que você tem todas as atividades listadas, comece a estabelecer as prioridades de execução. Além de considerar as atividades mais importantes, nesta etapa é interessante avaliar quais são aquelas tarefas que, para iniciarem, precisam esperar a conclusão de uma anterior.
Cuidar desse sequenciamento de atividades é uma forma de preparar todos para entregar o projeto dentro do prazo, no cronograma e sem confusões.
A ideia é evitar retrabalhos e perda de tempo consertando erros que poderiam ser evitados apenas se atentando ao cronograma.
4- Identifique recursos necessários
A próxima etapa de como montar um cronograma de projeto é atribuir recursos para cada tarefa.
Esse planejamento é imprescindível, uma vez que um recurso pode ser atribuído a outro projeto em paralelo e você precisa se preparar para os imprevistos.
Se questione sobre quais recursos serão necessários para executar as ações propostas, orçamento disponível, etc.
Você também precisa saber exatamente quem estará fazendo o que, delimitar um esboço claro de trabalho e assim garantir que todas as tarefas tenham o acompanhamento adequado e, consequentemente, excelência em sua execução.
5- Estime o tempo para completar as tarefas
Quanto tempo dura cada tarefa que você listou em seu cronograma?
Mesmo que já estejam organizadas e em ordem de prioridade, você precisa estimar sua duração para deixar o cronograma completo. Este talvez seja o passo mais importante na programação, já que pode impactar nos custos do projeto.
A duração seria o período necessário para concluir uma tarefa, sejam dias, semanas ou meses. Não subestime o tempo necessário para cada tarefa e foque sempre no tempo necessário para a entrega de um trabalho de qualidade.
Considere feriados, períodos de férias e ausências e os níveis de produtividade de sua empresa.
Uma dica para fazer estimativas com eficiência é analisar dados históricos de projetos anteriores com características semelhantes.
Além, é claro, de conversar com a equipe e os profissionais que estariam envolvidos nas tarefas.
6- Analise clientes e fornecedores envolvidos
Para ajudar a compreender melhor os prazos de acordo com o pessoal envolvido no projeto, tente também identificar e analisar quais clientes e fornecedores estarão ligados às tarefas estabelecidas.
7- Mantenha o cronograma atualizado
O projeto começou, o cronograma está funcionando? Ótimo. Mas isso não significa que suas estimativas não estarão sujeitas a alterações. Por este motivo, é necessário manter o cronograma sempre atualizado.
Todo e qualquer dado pode ser relevante para garantir precisão no cronograma e auxiliar todos os profissionais a se localizarem em suas tarefas.
De forma alguma deixe o cronograma de lado, pois ele será a principal ferramenta para visualizar o status do projeto e auxiliar na garantia de uma entrega de qualidade.
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Agora que você já sabe como montar um cronograma de projeto completo, vamos colocá-lo em prática?
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