O tempo é um dos recursos mais preciosos de toda empresa, e uma maior produtividade passa por saber como administrar bem esse tempo. Com isso em mente, muitos gestores têm se preocupado em pesquisar o que é timesheet.
Se você ainda não ouviu falar sobre isso ou se ainda tem dúvidas, timesheet é uma técnica de gestão do tempo na qual você mede quanto se gasta em cada atividade. Assim, é possível dimensionar melhor as tarefas e fazer planejamentos mais precisos.
A ferramenta apresenta uma série de vantagens, como:
Acompanhe a leitura dos próximos tópicos para entender mais sobre o que é timesheet e como aplicar essa técnica na sua empresa.
O nome pode sugerir uma inovação tecnológica. Mas a verdade é que o timesheet é uma técnica usada desde o século XIX (claro, com ferramentas diferentes). Em poucas palavras, trata-se de um quadro de horários — ou uma planilha — onde os colaboradores anotam o tempo gasto em cada trabalho.
Antigamente, as empresas usavam folhas de papel para cada funcionário anotar as suas horas. Depois, com a informatização dos locais de trabalho, entraram em ação as planilhas. Hoje em dia, existem softwares e plataformas na nuvem que ajudam nessa medição do tempo.
Essa prática pode parecer um pouco trabalhosa, e muitas pessoas se sentem incomodadas com a ideia de estarem sendo controladas o tempo todo. Mas saber quanto tempo se gasta em cada tarefa é muito relevante para vários perfis de negócios.
Em consultorias, por exemplo, esse cálculo é fundamental, uma vez que as cobranças costumam ser feitas pelo número de horas dedicadas aos projetos. Outras prestadoras de serviços também precisam desse cálculo bem claro, pois o tempo que cada funcionário gasta em cada serviço tem um impacto grande na folha de pagamento. Com a informação do tempo gasto, é possível estabelecer o preço do serviço.
Quando o timesheet é feito de forma manual, a técnica pode apresentar alguns desafios. Muitos colaboradores se esquecem de preencher a planilha nos horários certos, por exemplo, o que prejudica os dados.
Outra questão delicada pode ser o formato adotado. Em algumas empresas, certos dados podem fazer sentido para um departamento e não fazer para outros, por exemplo. Isso também pode atrapalhar a análise dos dados da planilha.
Saber como precificar um serviço é apenas um dos benefícios que uma boa gestão do tempo traz para a organização. Há muitas outras vantagens, que vamos explorar a seguir.
Busque na sua memória e veja se consegue identificar: você está fazendo uma tarefa no trabalho e, de repente, se pergunta: “para que serve isso?”. Nas empresas, é muito comum que tarefas que faziam sentido em um determinado momento tornem-se obsoletas, mas não sejam revisadas. Isso acaba gerando um enorme desperdício do tempo dos colaboradores.
O timesheet permite enxergar esses “vazamentos” de tempo. Assim, é possível identificar quais tarefas não estão levando a lugar nenhum e eliminá-las, melhorando os processos da empresa. O resultado é que o colaborador fica livre para executar ações mais relevantes.
À medida que os projetos evoluem, algumas ações podem precisar de mais mão de obra dedicada, enquanto outras já conseguem caminhar de forma mais independente. O controle do timesheet permite visualizar essas dinâmicas.
Com a informação em mãos, o gestor consegue redistribuir os colaboradores, de acordo com a necessidade de cada etapa do processo.
Há dois cenários que são muito desconfortáveis para o profissional no local de trabalho: ter trabalho demais ou não ter trabalho. O primeiro caso pode levar até a quadros graves de burnout e a doenças crônicas, como depressão e ansiedade.
Já no segundo caso, o colaborador se sente desestimulado. Com o tempo, a tendência é ele procurar outro trabalho, em uma empresa onde consiga aplicar melhor os seus conhecimentos.
Ter uma carga de trabalho bem dimensionada às capacidades do profissional é uma forma de aumentar a satisfação desse colaborador no trabalho. Para a empresa, isso diminui o absenteísmo e o turnover.
Uma das características principais para que as metas sejam atingidas é que elas sejam possíveis. Saber o tempo que se gasta em cada tarefa é essencial para estabelecer metas reais, que sejam realizáveis no prazo desejado.
Saber o tempo que cada tarefa deve levar contribui para que os colaboradores se mantenham focados. Sem distrações, eles conseguem alcançar as metas estabelecidas.
O timesheet é uma ferramenta que fornece dados objetivos a respeito da produtividade e da gestão do tempo dentro da organização. Assim, fica mais fácil evitar critérios diferentes, de acordo com a subjetividade do líder que está fazendo a avaliação do profissional.
Quer entender como calcular a produtividade na sua empresa? O vídeo abaixo explica!
Atualmente, a melhor forma de adotar o timesheet na sua organização é contratando um software ou uma plataforma de gestão de indicadores. Essas ferramentas ajudam a controlar o tempo, sem que o colaborador precise fazer anotações manuais sobre as suas atividades.
Tudo que ele precisa fazer é habilitar o software quando começa as suas atividades e desabilitá-lo ao sair do escritório. Os relatórios podem ser semanais, quinzenais, mensais ou até bimestrais, dependendo das necessidades e dos objetivos da empresa.
Bem, esses são os aspectos técnicos da implementação da metodologia. Mas, em uma empresa, os aspectos culturais são tão importantes quanto — se não mais importantes que — a parte formal.
Para ter uma boa adesão ao timesheet, é preciso envolver os colaboradores na ideia. Se a metodologia foi implementada sem um diálogo com os profissionais, é possível que eles se sintam desconfortáveis por se sentirem “vigiados”.
Assim, é fundamental explicar claramente quais são os objetivos que a empresa pretende alcançar com a mudança. Além disso, é interessante ressaltar também o que o timesheet vai permitir realizar que não é possível no momento, sem esse cálculo das horas trabalhadas.
Por fim, ressalte todas as vantagens de que falamos anteriormente. Dessa forma, a empresa conseguirá comunicar para os funcionários que essa mudança vem para o benefício de todos os envolvidos na empresa.
Uma última dica: agora que você já sabe o que é timesheet, para que essa seja uma ferramenta útil mesmo para a organização, é preciso monitorar os dados. A análise regular dessas informações vai dar insights para melhorar os processos e otimizar os recursos.
O STRATWs One é um software de gestão de performance corporativa em que você define indicadores de desempenho e os acompanha em tempo real. Assim é possível monitorar a produtividade das equipes e promover a melhoria de processos.
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Daniella DoyleJornalista e Publicitária de formação, está no mercado há mais de 15 anos com foco em gerar resultados para empresas B2B por meio de estratégias online e offline. Adora uma nova tendência e trabalhar com métricas e metas. É gerente de marketing na Siteware e, quando sobra um tempinho, aproveita para tricotar e pintar!
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