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Como otimizar fluxos de trabalho usando recursos visuais

CONTEÚDO

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otimizar fluxos de trabalho

CONTEÚDO

Devido ao grande volume de informações, conceitos e ideias envolvidos nos diversos fluxos de trabalho de uma organização, garantir uma comunicação ágil é fundamental para que as atividades aconteçam de forma fluida. 

Para isso, é preciso usar ferramentas de comunicação visual e técnicas de design thinking, a fim de otimizar a comunicação e, como consequência, os fluxos de trabalho.

Desde a geração de ideias até o gerenciamento de projetos, os recursos visuais são poderosas formas de comunicação que tornam a troca de informações mais eficaz e memorável.

Lembra daquele guia de integração com muito texto que você criou? É provável que a maior parte da sua equipe ainda não tenha lido ou não já lembre do que leu.

Mas você não pode culpá-los, pode? Afinal, quem tem tempo (e atenção) para vasculhar um documento chato e técnico?

O local de trabalho está evoluindo e isso também exige uma mudança na comunicação no local de trabalho. Além disso, com muitas empresas trabalhando remotamente, há uma necessidade extrema de simplificar as informações o máximo possível.

Como você faz com que sua equipe tome nota, preste atenção e entenda as informações que você compartilha? Ao aplicar a comunicação visual no local de trabalho, tanto presencialmente quanto em videoconferências.

A comunicação com o uso correto de recursos visuais ajuda você a:

  • Comunicar informações complexas
  • Contar uma história
  • Envolver seu público
  • Inspirar ação
  • Padronizar processos

Veja a seguir 5 formas de utilizar recursos visuais para otimizar a comunicação interna e tornar os fluxos de trabalho mais ágeis e eficientes.  

Padronize processos repetitivos

Uma forma de evitar que as equipes se sintam sobrecarregadas é apresentando os passos para concluir tarefas de natureza recorrente e com poucas variáveis. Apresentar visualmente etapas e variáveis envolvidas é uma ótima forma de promover a retenção das informações, além de um material de consulta rápida.

Para isso, há diversos tipos de fluxogramas que podem ser usados e que devem ser escolhidos de acordo com o processo a ser representado. Veja este exemplo de fluxograma que serve como apoio a uma equipe de atendimento ao cliente, para ter uma ideia de como funciona:

Como otimizar fluxos de trabalho

Mapeie processos 

Esteja você apresentando à sua equipe um mapa da jornada do cliente, compartilhando campanhas de marketing ou explicando um processo interno, os processos de comunicação nem sempre são simples.

Você pode ter alguns fluxos longos que envolvem várias etapas, tornando difícil resumi-los apenas em palavras. A chave está em detalhar cada passo de uma maneira que seja fácil de entender e entender.

Nessas situações, a melhor forma de comunicação é mapear esses processos usando diagramas.

Um diagrama de processo também ajuda você a dividir as etapas de uma tarefa e visualizá-las. Isso agiliza a comunicação e garante que todos os membros da equipe estejam no mesmo passo.

Aqui estão algumas maneiras de usar diagramas de processo:

  • Explique sua equipe ou estrutura organizacional enquanto mostra a hierarquia e os relacionamentos da equipe
  • Mapeie as diferentes etapas de um projeto para manter a equipe alinhada e acompanhar o progresso
  • Planeje e implemente experimentos, ajudando você a entender se vale a pena executá-los

Crie mapas para comunicar a estratégia de alto nível

Você tem uma estratégia de negócios em vigor, mas o que está fazendo para garantir que sua equipe esteja ciente dela e, o mais importante, a entenda?

“Mensagens específicas de estratégia vinculadas ao seu propósito tornam-se ferramentas para ajudar os funcionários a conectar seus esforços do dia a dia com a aspiração da empresa”, segundo a Harvard Business Review, reforçando a importância da comunicação estratégica.

Um problema com a comunicação estratégica é que ela tende a ser complexa e em camadas, deixando amplo espaço para falhas de comunicação.

Uma das maneiras mais eficazes de evitar isso é criar um mapa conceitual para comunicar metas de alto nível. Isso torna as informações mais fáceis de entender e mais memoráveis, mantendo os leitores engajados.

A ideia por trás do uso dos mapas conceituais é destacar conceitos ou objetivos de alto nível para que eles sirvam como um guia para todos na equipe planejarem suas respectivas tarefas e executarem a estratégia.

Aqui está um exemplo que resume claramente as recomendações da estratégia e usa cores diferentes para distinguir as várias categorias.

Como otimizar fluxos de trabalho

Use diagramas para organizar projetos e otimizar fluxos de trabalho

A gestão do tempo é a chave para o sucesso do projeto. Isso se torna ainda mais importante quando você faz malabarismos com vários projetos ao mesmo tempo ou gerencia uma força de trabalho. 

Muito depende de como os líderes comunicam os cronogramas e as entregas do projeto para sua equipe. A má comunicação pode levar a lapsos de projeto e prazos perdidos.

Criar diagrama de Gantt pode ajudá-lo a evitar esse cenário. Essa ferramenta visual ajuda você a organizar projetos, visualizar prazos e manter a equipe no caminho certo.

Você pode usar símbolos, ícones e dados codificados por cores para categorizar os diferentes tipos de tarefas, facilitando a leitura e compreensão.

Aqui está um exemplo de gráfico de Gantt gerenciamento de projetos. Observe como ele as cores para diferenciar as diferentes atividades. Isso faz com que eles se destaquem uns dos outros na linha do tempo, melhorando a legibilidade.

Exemplo de Gráfico de Gantt

Use gráficos para resumir dados 

Cada participante deve sair de uma reunião com um plano de ação ou uma compreensão clara dos próximos passos. Essa é a única maneira de realizar reuniões produtivas e eficazes que geram resultados de qualidade. 

Uma opção melhor que garantiria mais engajamento e alinhamento é resumir as reuniões na forma de apresentações de slides visualmente atraentes. Isso ajuda a reforçar os pontos discutidos, traça os próximos passos e serve como documento de referência para a equipe.

Aqui está um exemplo de um modelo de apresentação de slides que usa diversos tipos de gráficos que você pode usar para compartilhar atas da reunião. Ele comunica visualmente todas as informações necessárias sem sobrecarregar o leitor.

Infográfico sobre Trabalho Infantil

Conclusão: incentivar a comunicação visual para otimizar fluxos de trabalho

Considerando a mudança na dinâmica do local de trabalho e a mudança para o trabalho remoto, os líderes não podem se dar ao luxo de confiar na comunicação verbal e de texto para apresentar informações à sua equipe.

É incrivelmente importante para empresas de todos os setores e tamanhos incentivar a comunicação visual no local de trabalho, levando a um alinhamento aprimorado e à colaboração em equipe.

Essas táticas visuais ajudarão você a tornar os tópicos chatos mais atraentes e melhorar a comunicação no local de trabalho.

Esse artigo foi escrito pela Venngage, plataforma que ajuda na criação de infográficos criativos e intuitivos.

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