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Na busca pela vantagem competitiva, atender às demandas dos clientes com exatidão e no momento certo são verdadeiros diferenciais para o sucesso de uma empresa. E é aí que entra a gestão de estoque.
Trata-se de um dos aspectos do negócio que merece atenção especial nos dias atuais, afinal, um gerenciamento ineficiente pode colocar em risco a sobrevivência do seu negócio.
Imagine que você receba um grande pedido e não consiga atender à demanda por conta da falta de produtos? Ou então, que perca dinheiro com estoques que estão com o prazo de validade se esgotando na sua empresa?
Para evitar que pesadelos assim se tornem reais, continue a leitura deste artigo. Vamos esclarecer o que é gerenciamento de estoque, qual a sua importância e, ao fim, fornecer dicas para uma gestão mais eficiente. Boa leitura!
Leia também: Indicadores de gestão de estoque: confira os 6 principais e saiba como aplicá-los
Gestão de estoque é o processo de rastreamento e controle do inventário físico de uma empresa, abrangendo atividades como organização, armazenagem e reposição de itens, bem como a administração das vendas e da demanda do cliente. O intuito é equilibrar custos de manutenção e evitar excesso ou falta de produtos.
Por meio de uma boa gestão, é possível compreender melhor as demandas da empresa, determinando as necessidades de reabastecimento.
A gestão de estoque pode ser entendida também como o processo que envolve a definição do tipo de estoque a ser usado, as metodologias de organização e a realização de inventário.
Assim, a prática busca alcançar o equilíbrio entre compras, armazenamento e entregas. Para que isso aconteça, é fundamental executar o controle de entrada e saída de todas as mercadorias, bem como acompanhar a frequência com que isso acontece.
A gestão de estoque é crucial para o sucesso operacional e financeiro de um negócio. Ela permite que a empresa atenda à demanda dos clientes prontamente, evitando atrasos ou cancelamentos de vendas devido à falta de produtos, o que melhora a satisfação e fortalece a reputação do negócio.
Além disso, gerenciar estoques de maneira eficaz evita a sobrecarga de itens não vendidos, que podem gerar custos de armazenamento desnecessários, bem como perda de recursos, caso se tornem obsoletos ou passem do prazo de validade.
O vencimento, aliás, se torna ainda mais importante quando falamos de produtos perecíveis. Nesse caso o gerenciamento ineficaz do estoque pode resultar em desperdício.
Além de evitar desperdícios financeiros e de insumos, uma boa gestão de estoques traz outros benefícios para a organização da empresa. A seguir, falaremos sobre 7 deles.
Com estoques bem gerenciados, a empresa pode atender às demandas dos clientes prontamente, evitando falta de produtos e atrasos no atendimento.
Esse atendimento ágil traz uma satisfação maior ao consumidor, que, muitas vezes, não está disposto a esperar muito tempo pela chegada da sua compra.
Com um bom gerenciamento de estoques, evita-se o excesso de investimento em produtos, liberando recursos para outras áreas do negócio.
Por exemplo, ao invés de investir dinheiro em mercadorias que ficarão paradas na empresa, é possível estender mais o prazo de recebimento dos clientes, ou então adquirir um novo maquinário.
Com a gestão de estoque, produtos perecíveis ou obsoletos são identificados de forma eficiente, reduzindo perdas e desperdícios. Esse fato traz ganhos incalculáveis para a empresa.
Afinal, não é necessário contabilizar a perda dos produtos, e nem calcular um percentual de perda para ser colocado na margem do preço — o que pode resultar em perda de competitividade no mercado.
Por conta de uma boa gestão, tem-se um melhor planejamento de compras e produção, otimizando o uso de recursos e espaço.
Dessa maneira, a empresa não precisa locar um espaço, nem investir em mais maquinários e instalações para essa finalidade.
Um bom sistema de gerenciamento de estoque gera dados para análise de desempenho, permitindo identificar tendências, necessidades de reposição e oportunidades de melhoria.
Uma gestão eficiente possibilita uma resposta mais rápida às mudanças de demanda, dando à empresa uma vantagem competitiva.
Portanto, se houver alguma variação nos hábitos de consumo da população, a organização não precisa se preocupar em ter que descartar um estoque elevado, para só então seguir a tendência. Isso poderá ser feito imediatamente, afinal, a empresa não trabalhará com um excedente numeroso.
O armazenamento excessivo de produtos pode gerar custos altos, e o gerenciamento de estoque ajuda a evitá-los.
Por exemplo, se você tem um estoque de R$ 100 mil e vende apenas R$ 20 mil por mês, parte do capital da sua empresa está parada no estoque, sendo que ela poderia ser usada para outras áreas do negócio.
Os 7 princípios da gestão de estoque são:
Para que se tenha um bom gerenciamento de estoque, é preciso que a prática seja permeada por todos esses importantes conceitos. Vamos falar um pouco sobre cada um deles?
O primeiro princípio é o planejamento. Ele serve para ajudar a identificar a demanda futura por meio de previsões, permitindo, assim, o planejamento da aquisição de produtos de forma adequada. Sem planejamento, não há gestão.
Depois de tudo muito bem planejado, é preciso pensar na organização. Nesse sentido, ter um sistema para organizar fisicamente os itens no estoque, bem como os dados relacionados aos produtos é crucial. Dessa forma, o acesso e rastreamento se torna facilitado e integrado à rotina.
Além da organização, é vital que a contagem do estoque seja feita regularmente. Assim, é possível comparar os registros de controle e garantir sua precisão, detectando qualquer discrepância.
É fundamental avaliar regularmente o desempenho do estoque, incluindo aspectos como a rotatividade e a taxa de obsolescência, buscando identificar áreas de melhoria.
Por meio da prática, é possível ver se há algum produto sendo produzido em falta ou excesso, e, então, melhorar o planejamento de produção.
É vital manter a quantidade de estoque otimizada de modo a satisfazer a demanda. Isso minimiza os custos associados à manutenção, armazenagem e potencial obsolescência dos produtos em estoque.
Outro pilar da gestão de estoque é a capacidade de adaptar-se rapidamente a mudanças na demanda ou no fornecimento, A oscilação acontece por flutuações sazonais, tendências de mercado ou interrupções na cadeia de suprimentos.
Por fim, o último pilar é o trabalho colaborativo. É essencial operar em estreita sinergia com fornecedores e parceiros para aperfeiçoar processos de reposição de estoque, aprimorando a eficiência e a eficácia da cadeia de suprimentos.
Dentro do ambiente empresarial, o gerenciamento de estoque começa com o entendimento da demanda pelos produtos da empresa. Com base nas previsões, os gestores planejam a compra dos itens ou das matérias-primas necessárias para a produção.
Uma vez que os produtos estejam em estoque, é necessário incorporar práticas organizacionais robustas para garantir o fácil acesso aos itens e sua rápida localização.
Em paralelo, as empresas empregam sistemas manuais ou digitais de controle para monitorar o volume de itens em estoque.
Além de boas práticas para tornar os itens acessíveis e monitorar o volume do estoque, as empresas podem lançar mão de metodologias que ajudam a otimizar os processos relacionados aos suprimentos.
Um bom exemplo é o Just-In-Time (JIT), que se concentra em minimizar os níveis de estoque mantendo apenas o necessário para atender à demanda imediata (mais à frente, falaremos sobre outras metodologias igualmente eficientes para apoiar a gestão de armazenamento de produtos).
Tão importantes quanto as ferramentas incorporadas na rotina do gerenciamento e as metodologias de apoio, os indicadores de desempenho também fazem parte do processo de gestão de estoque.
Os índices servem para avaliar a eficácia dos processos implementados, e serão abordados com mais detalhes no tópico a seguir!
Até aqui, já mostramos como as empresas fazem a gestão de um estoque. Agora, chegou o momento de conhecer os principais indicadores usados para avaliar, com base em dados, pontos de sucesso e necessidades de melhoria nos processos aplicados.
De todos os indicadores de gerenciamento de estoque, este talvez seja o mais comum.
O giro de estoque mostra se os produtos estão estagnados nas prateleiras (baixo giro) ou se estão com grande demanda do público (alto giro).
Este índice ajuda a identificar quais produtos têm maior e menor procura. A partir de então, é possível saber se as estratégias de distribuição e de marketing, por exemplo, estão sendo bem executadas ou se precisam ser revisadas. Quanto maior for o giro de estoque, maiores serão os lucros.
Imagine que a sua empresa venda 10 marcas de determinado produto, mas a marca “X” está em falta. Isso significa que a ruptura de estoque é de 10% (ou seja, 1 marca em 10).
Em resumo, o indicador aponta a relação entre os produtos em falta e os disponíveis na loja. Tendo em vista que a sua empresa deve pautar-se na demanda dos clientes, sua análise torna-se fundamental.
Afinal, quanto maior for a ruptura do estoque, maiores serão os problemas que você enfrentará no que diz respeito à satisfação do cliente.
Por isso, é necessário garantir que jamais faltem produtos, mesmo que a demanda seja alta. Caso contrário, você pode perder vendas e deixar seus clientes insatisfeitos, dando margem para que eles procurem a concorrência.
Semelhante à ruptura de estoque, o OSA é um indicador que mostra a disponibilidade de determinado produto de acordo com a projeção e o histórico de vendas.
Com o OSA, é possível identificar as causas que levaram à ausência do produto e quanto isso custa aos cofres da empresa.
Assim, fica mais fácil gerenciar a distribuição das mercadorias e definir estratégias que impeçam a insuficiência ou o exagero de itens no estoque.
Um dos principais indicadores de gerenciamento de estoque trata da quantidade de mercadoria perdida durante seu armazenamento. Estar atento a esse indicador é fundamental para evitar prejuízos.
Produtos em excesso, furtos e conservação inadequada são alguns dos fatores que causam as perdas no estoque. Para ajudar na gestão deste indicador, é essencial manter os dados organizados e atualizados.
A taxa de retorno mede a quantidade de produtos que retornam ao estoque após a conclusão da venda. O ideal é que o indicador esteja próximo de zero.
Para fazer o cálculo, basta dividir o total de produtos retornados pelo total de produtos vendidos e depois multiplicar o resultado por 100.
Este indicador é importante para identificar quais produtos apresentam maior índice de devolução e, a partir daí, investigar as possíveis causas e adotar estratégias capazes de reduzir esse percentual.
O tempo de reposição tem a ver com o abastecimento do estoque. Trata-se de um indicador que mede o tempo necessário para que determinado produto chegue ao estoque e esteja pronto para ser colocado à venda.
O cálculo leva em consideração o tempo de aquisição do produto, de deslocamento do fornecedor até a loja ou de produção da própria empresa. Considera-se também o intervalo necessário para que o item em questão seja devidamente cadastrado no sistema.
O ideal é que o tempo de reposição seja o menor possível. Assim, o seu negócio tende a desagradar menos os clientes e você não perde venda.
Agora que mostramos quais são os indicadores mais usados, chegou o momento de conhecer os principais métodos aplicados no gerenciamento de estoques. Confira!
O método UEPS, do inglês “Last In, First Out” (LIFO), ou “Último a Entrar, Primeiro a Sair” em português, é uma técnica de controle de estoques e de cálculo do custo das mercadorias vendidas.
Trata-se de um sistema de contabilidade que pressupõe que os itens mais recentemente adicionados ao estoque são os primeiros a serem vendidos.
Dessa forma, quando uma venda ocorre, o custo atribuído à mercadoria vendida é baseado nos preços dos itens comprados ou produzidos em um período recente.
Isto significa que os custos dos inventários mais antigos, quando permanecem, são refletidos no balanço. Em períodos inflacionários, a metodologia pode resultar em um custo das mercadorias vendidas mais elevado e, consequentemente, em lucros mais baixos no demonstrativo de resultados.
Por outro lado, ao se usar o UEPS, pode haver impactos fiscais e no fluxo de caixa, uma vez que um lucro mais baixo implica, geralmente, em um imposto menor.
O método PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) é outra forma de gerenciamento de estoque. A aplicação da abordagem envolve a administração de materiais por meio da determinação da quantidade certa de unidades a serem armazenadas.
Com este método, os itens novos recebidos devem ser as primeiras unidades vendidas, enquanto os itens mais antigos permanecem em estoque. Isso é feito para evitar que os itens percam a data de validade e precisem ser descartados.
O PEPS é particularmente útil para os materiais que têm um tempo de vida limitado, como alimentos e produtos perecíveis.
Usar essa metodologia é, portanto, uma ótima maneira de gerenciar o estoque para garantir que os produtos não sejam perdidos.
Conforme antecipamos, o Just in Time (JIT) é um tipo moderno de gestão de estoque, que trabalha com o princípio de armazenar apenas o volume necessário para atender à demanda dos produtos.
O JIT busca melhorar a qualidade do produto ao reduzir os desperdícios, influenciando positivamente no controle de custos da empresa.
A gestão também tende a prevenir quaisquer problemas relacionados ao controle de estoque, aumentando, assim, a eficiência das atividades de produção.
Leia mais: Para que serve, como calcular e o que é KPI de logística
Agora você já sabe o que é um gerenciamento de estoque, qual a sua importância, os princípios, os principais índices e metodologias. Então, chegou o momento de colocar a mão na massa.
Por isso, separamos 10 dicas de como fazer uma boa gestão para te ajudar a ter mais eficiência no seu negócio. Confira!
A primeira dica é saber escolher o local para armazenar suas mercadorias. Uma escolha equivocada pode gerar desperdícios devido ao acondicionamento inadequado dos produtos.
Além disso, é importante que os estoques estejam a uma distância estratégica da produção e dos locais de distribuição.
Assim como a localização, o layout do estoque é muito importante. Ele precisa ser pensado de forma a contribuir para o fluxo das mercadorias, reduzir o tempo de transporte e movimentação, evitar quebras e garantir o acondicionamento adequado dos produtos.
Nas prateleiras, o layout escolhido precisa facilitar a compra dos clientes e induzi-los a adquirir outros produtos.
Depois da localização e do layout, é preciso definir com quais produtos você vai trabalhar e quais as quantidades mínimas e máximas que você deverá manter em estoque para cada item. Assim, é possível evitar o ônus da falta ou do excesso de mercadorias.
A escolha de bons fornecedores também é crucial. Portanto, procure fechar contrato com aqueles que são confiáveis e que tenham agilidade na entrega.
Afinal, se um fornecedor deixar de te atender em tempo hábil, o impacto será percebido em todo o fluxo da sua empresa. Leve também em consideração o tempo e o prazo de entrega.
É extremamente importante que você fique atento à rotatividade dos produtos que comercializa, pois o fluxo vai determinar a necessidade de reposição de cada um.
Quais costumam sair mais? E quais saem menos? Há sazonalidade? Quais produtos representam maior lucratividade para a empresa? Ter respostas para todas essas perguntas é fundamental para uma gestão de estoque eficiente.
Para que você meça corretamente a rotatividade, é preciso escolher o modelo de reposição mais adequado ao seu negócio. Dessa forma, você pode optar pelo abastecimento contínuo ou periódico do estoque.
No caso das reposições contínuas, indica-se adotar o método quando os produtos estocados têm um valor agregado maior. Já no caso da reposição periódica, a indicação é para casos em que há produtos mais baratos.
Dessa forma, a reposição contínua traz, como vantagem, os custos mais baixos no armazenamento, ao passo que a reposição periódica estabelece uma rotina mais precisa do recebimento das mercadorias.
Outra dica de ouro é fazer inventários do seu estoque periodicamente. O objetivo é assegurar que a quantidade de mercadorias registrada no sistema esteja de acordo com o que consta no estoque físico.
Determine, portanto, um período para que seja realizado o inventário, e, nesse dia, faça uma lista de todos os produtos que estão estocados, bem como a quantidade disponível para cada um.
Tornando a prática periódica, você terá informações mais precisas e atualizadas no seu sistema, podendo melhorar o fluxo de entrada e saída.
Ao realizar o inventário de estoque, você poderá chegar à conclusão de que alguns itens estão encalhados a um certo tempo. Para evitar que o volume parado se torne um prejuízo financeiro no médio prazo, pode ser interessante partir para um liquidação.
Nesse caso, os produtos são oferecidos a preço de custo, ou até abaixo do preço de compra, para que o dinheiro volte para o caixa da empresa e seja reinvestido.
Há diversas estratégias para a liquidação. No varejo, é comum vermos promoções como “leve 1 e ganhe outro”. Já na indústria, podem ser dados descontos significativos para que o lojista adquira determinado produto.
Os colaboradores que vão trabalhar diretamente no setor de estoques precisam receber o treinamento adequado para as melhores práticas de gestão.
Dessa forma, é importante promover palestras, workshops e minicursos, capacitando-os para exercer suas funções e, então, promover uma gestão mais eficiente.
Você sabia que a tecnologia pode ser usada a favor do gerenciamento do seu estoque? Para tal, é preciso investir em um software que seja capaz de automatizar os processos do seu negócio.
Essa é uma boa maneira de economizar tempo e de realocar a mão de obra para executar tarefas mais estratégicas e menos repetitivas, evitando erros e retrabalhos.
Nesse sentido, a melhor forma de alcançar seu objetivo é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar o status do seu estoque, permitindo o gerenciamento e o monitoramento de toda a sua evolução.
Com esse sistema de gestão empresarial, você conecta os seus indicadores de desempenho, centralizando-os de modo a facilitar a tomada de decisões e guiar a melhoria constante da sua performance.
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