Gestão de estoque: definição, indicadores e 7 dicas para ser eficiente
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Na busca pela vantagem competitiva, atender às demandas dos clientes com exatidão e no momento certo são verdadeiros diferenciais para o sucesso de uma empresa. E é aí que entra a gestão de estoque.
Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre a gestão de estoque:
Trata-se de um dos aspectos do negócio que merece atenção especial nos dias atuais, afinal, um gerenciamento ineficiente pode colocar em risco a sobrevivência do seu negócio.
Imagine que você receba um grande pedido e não consiga atender à demanda por conta da falta de produtos? Ou então, que perca dinheiro com estoques que estão com o prazo de validade se esgotando na sua empresa?
Para evitar que pesadelos assim se tornem reais, continue a leitura deste artigo. Vamos esclarecer o que é gerenciamento de estoque, qual a sua importância e, ao fim, fornecer dicas para uma gestão mais eficiente. Boa leitura!
Leia também: Indicadores de gestão de estoque: confira os 6 principais e saiba como aplicá-los
O que é gestão de estoque?
Gestão de estoque é o processo de rastreamento e controle do inventário físico de uma empresa, abrangendo atividades como organização, armazenagem e reposição de itens, bem como a administração das vendas e da demanda do cliente. O intuito é equilibrar custos de manutenção e evitar excesso ou falta de produtos.
Por meio de uma boa gestão, é possível compreender melhor as demandas da empresa, determinando as necessidades de reabastecimento.
A gestão de estoque pode ser entendida também como o processo que envolve a definição do tipo de estoque a ser usado, as metodologias de organização e a realização de inventário.
Assim, a prática busca alcançar o equilíbrio entre compras, armazenamento e entregas. Para que isso aconteça, é fundamental executar o controle de entrada e saída de todas as mercadorias, bem como acompanhar a frequência com que isso acontece.
Qual a importância da gestão de estoques? 7 motivos
A gestão de estoque é crucial para o sucesso operacional e financeiro de um negócio. Ela permite que a empresa atenda à demanda dos clientes prontamente, evitando atrasos ou cancelamentos de vendas devido à falta de produtos, o que melhora a satisfação e fortalece a reputação do negócio.
Além disso, gerenciar estoques de maneira eficaz evita a sobrecarga de itens não vendidos, que podem gerar custos de armazenamento desnecessários, bem como perda de recursos, caso se tornem obsoletos ou passem do prazo de validade.
O vencimento, aliás, se torna ainda mais importante quando falamos de produtos perecíveis. Nesse caso o gerenciamento ineficaz do estoque pode resultar em desperdício.
Além de evitar desperdícios financeiros e de insumos, uma boa gestão de estoques traz outros benefícios para a organização da empresa. A seguir, falaremos sobre 7 deles.
1. Melhorar o atendimento ao cliente
Com estoques bem gerenciados, a empresa pode atender às demandas dos clientes prontamente, evitando falta de produtos e atrasos no atendimento.
Esse atendimento ágil traz uma satisfação maior ao consumidor, que, muitas vezes, não está disposto a esperar muito tempo pela chegada da sua compra.
2. Otimizar o fluxo de caixa
Com um bom gerenciamento de estoques, evita-se o excesso de investimento em produtos, liberando recursos para outras áreas do negócio.
Por exemplo, ao invés de investir dinheiro em mercadorias que ficarão paradas na empresa, é possível estender mais o prazo de recebimento dos clientes, ou então adquirir um novo maquinário.
3. Minimizar perdas
Com a gestão de estoque, produtos perecíveis ou obsoletos são identificados de forma eficiente, reduzindo perdas e desperdícios. Esse fato traz ganhos incalculáveis para a empresa.
Afinal, não é necessário contabilizar a perda dos produtos, e nem calcular um percentual de perda para ser colocado na margem do preço — o que pode resultar em perda de competitividade no mercado.
4. Aumentar a eficiência operacional
Por conta de uma boa gestão, tem-se um melhor planejamento de compras e produção, otimizando o uso de recursos e espaço.
Dessa maneira, a empresa não precisa locar um espaço, nem investir em mais maquinários e instalações para essa finalidade.
5. Fornecer informações valiosas
Um bom sistema de gerenciamento de estoque gera dados para análise de desempenho, permitindo identificar tendências, necessidades de reposição e oportunidades de melhoria.
6. Aumentar a competitividade
Uma gestão eficiente possibilita uma resposta mais rápida às mudanças de demanda, dando à empresa uma vantagem competitiva.
Portanto, se houver alguma variação nos hábitos de consumo da população, a organização não precisa se preocupar em ter que descartar um estoque elevado, para só então seguir a tendência. Isso poderá ser feito imediatamente, afinal, a empresa não trabalhará com um excedente numeroso.
7. Reduzir custos
O armazenamento excessivo de produtos pode gerar custos altos, e o gerenciamento de estoque ajuda a evitá-los.
Por exemplo, se você tem um estoque de R$ 100 mil e vende apenas R$ 20 mil por mês, parte do capital da sua empresa está parada no estoque, sendo que ela poderia ser usada para outras áreas do negócio.
Quais são os princípios da gestão de estoques?
Os 7 princípios da gestão de estoque são:
- Planejamento
- Organização
- Controle
- Avaliação e Revisão
- Otimização
- Adaptação
- Colaboração.
Para que se tenha um bom gerenciamento de estoque, é preciso que a prática seja permeada por todos esses importantes conceitos. Vamos falar um pouco sobre cada um deles?
1. Planejamento
O primeiro princípio é o planejamento. Ele serve para ajudar a identificar a demanda futura por meio de previsões, permitindo, assim, o planejamento da aquisição de produtos de forma adequada. Sem planejamento, não há gestão.
2. Organização
Depois de tudo muito bem planejado, é preciso pensar na organização. Nesse sentido, ter um sistema para organizar fisicamente os itens no estoque, bem como os dados relacionados aos produtos é crucial. Dessa forma, o acesso e rastreamento se torna facilitado e integrado à rotina.
3. Controle
Além da organização, é vital que a contagem do estoque seja feita regularmente. Assim, é possível comparar os registros de controle e garantir sua precisão, detectando qualquer discrepância.
4. Avaliação e revisão
É fundamental avaliar regularmente o desempenho do estoque, incluindo aspectos como a rotatividade e a taxa de obsolescência, buscando identificar áreas de melhoria.
Por meio da prática, é possível ver se há algum produto sendo produzido em falta ou excesso, e, então, melhorar o planejamento de produção.
5. Otimização
É vital manter a quantidade de estoque otimizada de modo a satisfazer a demanda. Isso minimiza os custos associados à manutenção, armazenagem e potencial obsolescência dos produtos em estoque.
6. Adaptação
Outro pilar da gestão de estoque é a capacidade de adaptar-se rapidamente a mudanças na demanda ou no fornecimento, A oscilação acontece por flutuações sazonais, tendências de mercado ou interrupções na cadeia de suprimentos.
7. Colaboração
Por fim, o último pilar é o trabalho colaborativo. É essencial operar em estreita sinergia com fornecedores e parceiros para aperfeiçoar processos de reposição de estoque, aprimorando a eficiência e a eficácia da cadeia de suprimentos.
Como funciona a gestão de estoque dentro do ambiente empresarial?
Dentro do ambiente empresarial, o gerenciamento de estoque começa com o entendimento da demanda pelos produtos da empresa. Com base nas previsões, os gestores planejam a compra dos itens ou das matérias-primas necessárias para a produção.
Uma vez que os produtos estejam em estoque, é necessário incorporar práticas organizacionais robustas para garantir o fácil acesso aos itens e sua rápida localização.
Em paralelo, as empresas empregam sistemas manuais ou digitais de controle para monitorar o volume de itens em estoque.
Além de boas práticas para tornar os itens acessíveis e monitorar o volume do estoque, as empresas podem lançar mão de metodologias que ajudam a otimizar os processos relacionados aos suprimentos.
Um bom exemplo é o Just-In-Time (JIT), que se concentra em minimizar os níveis de estoque mantendo apenas o necessário para atender à demanda imediata (mais à frente, falaremos sobre outras metodologias igualmente eficientes para apoiar a gestão de armazenamento de produtos).
Tão importantes quanto as ferramentas incorporadas na rotina do gerenciamento e as metodologias de apoio, os indicadores de desempenho também fazem parte do processo de gestão de estoque.
Os índices servem para avaliar a eficácia dos processos implementados, e serão abordados com mais detalhes no tópico a seguir!
6 indicadores para gestão de estoque
Até aqui, já mostramos como as empresas fazem a gestão de um estoque. Agora, chegou o momento de conhecer os principais indicadores usados para avaliar, com base em dados, pontos de sucesso e necessidades de melhoria nos processos aplicados.
1 – Giro de estoque
De todos os indicadores de gerenciamento de estoque, este talvez seja o mais comum.
O giro de estoque mostra se os produtos estão estagnados nas prateleiras (baixo giro) ou se estão com grande demanda do público (alto giro).
Este índice ajuda a identificar quais produtos têm maior e menor procura. A partir de então, é possível saber se as estratégias de distribuição e de marketing, por exemplo, estão sendo bem executadas ou se precisam ser revisadas. Quanto maior for o giro de estoque, maiores serão os lucros.
2 – Ruptura de estoque
Imagine que a sua empresa venda 10 marcas de determinado produto, mas a marca “X” está em falta. Isso significa que a ruptura de estoque é de 10% (ou seja, 1 marca em 10).
Em resumo, o indicador aponta a relação entre os produtos em falta e os disponíveis na loja. Tendo em vista que a sua empresa deve pautar-se na demanda dos clientes, sua análise torna-se fundamental.
Afinal, quanto maior for a ruptura do estoque, maiores serão os problemas que você enfrentará no que diz respeito à satisfação do cliente.
Por isso, é necessário garantir que jamais faltem produtos, mesmo que a demanda seja alta. Caso contrário, você pode perder vendas e deixar seus clientes insatisfeitos, dando margem para que eles procurem a concorrência.
3 – On Shelf Availability – OSA
Semelhante à ruptura de estoque, o OSA é um indicador que mostra a disponibilidade de determinado produto de acordo com a projeção e o histórico de vendas.
Com o OSA, é possível identificar as causas que levaram à ausência do produto e quanto isso custa aos cofres da empresa.
Assim, fica mais fácil gerenciar a distribuição das mercadorias e definir estratégias que impeçam a insuficiência ou o exagero de itens no estoque.
4 – Perdas no estoque
Um dos principais indicadores de gerenciamento de estoque trata da quantidade de mercadoria perdida durante seu armazenamento. Estar atento a esse indicador é fundamental para evitar prejuízos.
Produtos em excesso, furtos e conservação inadequada são alguns dos fatores que causam as perdas no estoque. Para ajudar na gestão deste indicador, é essencial manter os dados organizados e atualizados.
5 – Taxa de retorno
A taxa de retorno mede a quantidade de produtos que retornam ao estoque após a conclusão da venda. O ideal é que o indicador esteja próximo de zero.
Para fazer o cálculo, basta dividir o total de produtos retornados pelo total de produtos vendidos e depois multiplicar o resultado por 100.
Este indicador é importante para identificar quais produtos apresentam maior índice de devolução e, a partir daí, investigar as possíveis causas e adotar estratégias capazes de reduzir esse percentual.
6 – Tempo de reposição
O tempo de reposição tem a ver com o abastecimento do estoque. Trata-se de um indicador que mede o tempo necessário para que determinado produto chegue ao estoque e esteja pronto para ser colocado à venda.
O cálculo leva em consideração o tempo de aquisição do produto, de deslocamento do fornecedor até a loja ou de produção da própria empresa. Considera-se também o intervalo necessário para que o item em questão seja devidamente cadastrado no sistema.
O ideal é que o tempo de reposição seja o menor possível. Assim, o seu negócio tende a desagradar menos os clientes e você não perde venda.
Quais são os principais tipos de gestão de estoque?
Agora que mostramos quais são os indicadores mais usados, chegou o momento de conhecer os principais métodos aplicados no gerenciamento de estoques. Confira!
UEPS
O método UEPS, do inglês “Last In, First Out” (LIFO), ou “Último a Entrar, Primeiro a Sair” em português, é uma técnica de controle de estoques e de cálculo do custo das mercadorias vendidas.
Trata-se de um sistema de contabilidade que pressupõe que os itens mais recentemente adicionados ao estoque são os primeiros a serem vendidos.
Dessa forma, quando uma venda ocorre, o custo atribuído à mercadoria vendida é baseado nos preços dos itens comprados ou produzidos em um período recente.
Isto significa que os custos dos inventários mais antigos, quando permanecem, são refletidos no balanço. Em períodos inflacionários, a metodologia pode resultar em um custo das mercadorias vendidas mais elevado e, consequentemente, em lucros mais baixos no demonstrativo de resultados.
Por outro lado, ao se usar o UEPS, pode haver impactos fiscais e no fluxo de caixa, uma vez que um lucro mais baixo implica, geralmente, em um imposto menor.
PEPS
O método PEPS (Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair) é outra forma de gerenciamento de estoque. A aplicação da abordagem envolve a administração de materiais por meio da determinação da quantidade certa de unidades a serem armazenadas.
Com este método, os itens novos recebidos devem ser as primeiras unidades vendidas, enquanto os itens mais antigos permanecem em estoque. Isso é feito para evitar que os itens percam a data de validade e precisem ser descartados.
O PEPS é particularmente útil para os materiais que têm um tempo de vida limitado, como alimentos e produtos perecíveis.
Usar essa metodologia é, portanto, uma ótima maneira de gerenciar o estoque para garantir que os produtos não sejam perdidos.
Just in Time
Conforme antecipamos, o Just in Time (JIT) é um tipo moderno de gestão de estoque, que trabalha com o princípio de armazenar apenas o volume necessário para atender à demanda dos produtos.
O JIT busca melhorar a qualidade do produto ao reduzir os desperdícios, influenciando positivamente no controle de custos da empresa.
A gestão também tende a prevenir quaisquer problemas relacionados ao controle de estoque, aumentando, assim, a eficiência das atividades de produção.
Leia mais: Para que serve, como calcular e o que é KPI de logística
10 dicas para uma gestão de estoque eficiente
Agora você já sabe o que é um gerenciamento de estoque, qual a sua importância, os princípios, os principais índices e metodologias. Então, chegou o momento de colocar a mão na massa.
Por isso, separamos 10 dicas de como fazer uma boa gestão para te ajudar a ter mais eficiência no seu negócio. Confira!
1 – Escolha uma localização estratégica para o estoque
A primeira dica é saber escolher o local para armazenar suas mercadorias. Uma escolha equivocada pode gerar desperdícios devido ao acondicionamento inadequado dos produtos.
Além disso, é importante que os estoques estejam a uma distância estratégica da produção e dos locais de distribuição.
2 – Estruture um layout atrativo para as compras
Assim como a localização, o layout do estoque é muito importante. Ele precisa ser pensado de forma a contribuir para o fluxo das mercadorias, reduzir o tempo de transporte e movimentação, evitar quebras e garantir o acondicionamento adequado dos produtos.
Nas prateleiras, o layout escolhido precisa facilitar a compra dos clientes e induzi-los a adquirir outros produtos.
3 – Defina seus produtos com base na projeção da demanda
Depois da localização e do layout, é preciso definir com quais produtos você vai trabalhar e quais as quantidades mínimas e máximas que você deverá manter em estoque para cada item. Assim, é possível evitar o ônus da falta ou do excesso de mercadorias.
4 – Conte com os melhores fornecedores
A escolha de bons fornecedores também é crucial. Portanto, procure fechar contrato com aqueles que são confiáveis e que tenham agilidade na entrega.
Afinal, se um fornecedor deixar de te atender em tempo hábil, o impacto será percebido em todo o fluxo da sua empresa. Leve também em consideração o tempo e o prazo de entrega.
5 – Tenha atenção à rotatividade dos produtos
É extremamente importante que você fique atento à rotatividade dos produtos que comercializa, pois o fluxo vai determinar a necessidade de reposição de cada um.
Quais costumam sair mais? E quais saem menos? Há sazonalidade? Quais produtos representam maior lucratividade para a empresa? Ter respostas para todas essas perguntas é fundamental para uma gestão de estoque eficiente.
6 – Implemente um modelo de reposição adequado
Para que você meça corretamente a rotatividade, é preciso escolher o modelo de reposição mais adequado ao seu negócio. Dessa forma, você pode optar pelo abastecimento contínuo ou periódico do estoque.
No caso das reposições contínuas, indica-se adotar o método quando os produtos estocados têm um valor agregado maior. Já no caso da reposição periódica, a indicação é para casos em que há produtos mais baratos.
Dessa forma, a reposição contínua traz, como vantagem, os custos mais baixos no armazenamento, ao passo que a reposição periódica estabelece uma rotina mais precisa do recebimento das mercadorias.
7 – Faça inventários (e cheque-os periodicamente)
Outra dica de ouro é fazer inventários do seu estoque periodicamente. O objetivo é assegurar que a quantidade de mercadorias registrada no sistema esteja de acordo com o que consta no estoque físico.
Determine, portanto, um período para que seja realizado o inventário, e, nesse dia, faça uma lista de todos os produtos que estão estocados, bem como a quantidade disponível para cada um.
Tornando a prática periódica, você terá informações mais precisas e atualizadas no seu sistema, podendo melhorar o fluxo de entrada e saída.
8 – Invista na liquidação de estoques
Ao realizar o inventário de estoque, você poderá chegar à conclusão de que alguns itens estão encalhados a um certo tempo. Para evitar que o volume parado se torne um prejuízo financeiro no médio prazo, pode ser interessante partir para um liquidação.
Nesse caso, os produtos são oferecidos a preço de custo, ou até abaixo do preço de compra, para que o dinheiro volte para o caixa da empresa e seja reinvestido.
Há diversas estratégias para a liquidação. No varejo, é comum vermos promoções como “leve 1 e ganhe outro”. Já na indústria, podem ser dados descontos significativos para que o lojista adquira determinado produto.
9 – Treine a sua equipe
Os colaboradores que vão trabalhar diretamente no setor de estoques precisam receber o treinamento adequado para as melhores práticas de gestão.
Dessa forma, é importante promover palestras, workshops e minicursos, capacitando-os para exercer suas funções e, então, promover uma gestão mais eficiente.
10 – Invista em automatização
Você sabia que a tecnologia pode ser usada a favor do gerenciamento do seu estoque? Para tal, é preciso investir em um software que seja capaz de automatizar os processos do seu negócio.
Essa é uma boa maneira de economizar tempo e de realocar a mão de obra para executar tarefas mais estratégicas e menos repetitivas, evitando erros e retrabalhos.
Nesse sentido, a melhor forma de alcançar seu objetivo é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar o status do seu estoque, permitindo o gerenciamento e o monitoramento de toda a sua evolução.
Com esse sistema de gestão empresarial, você conecta os seus indicadores de desempenho, centralizando-os de modo a facilitar a tomada de decisões e guiar a melhoria constante da sua performance.
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