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Descubra como identificar e solucionar problemas na gestão de processos

Descubra como identificar e solucionar problemas na gestão de processos

Publicação: 18/04/2022

Por David Pedra

8 min

gestão de processos
gestão de processos

Entender quais são os principais problemas na gestão de processos é o primeiro passo para garantir mais segurança e eficiência na rotina corporativa.

Continue a leitura para entender quais são as melhores formas de identificar os problemas na gestão de processos e como encontrar soluções práticas para resolvê-los!

Para ajudar na gestão de processos, a Siteware preparou para você um e-book com um passo a passo para criar um mapeamento de processos. Confira clicando aqui!

O que é a gestão de processos?

A gestão de processos é formada pelas práticas estabelecidas dentro da empresa, que visam a melhoria contínua dos processos que a compõem. Esses processos são estabelecidos conforme a necessidade de cada empresa.

Na indústria automobilística, por exemplo, a compra da matéria-prima até a entrega do produto será um processo que deve ser gerido com eficiência para que atrasos e problemas de qualidade não ocorram.

Quais são os principais problemas na gestão de processos?

A gestão de processos pode envolver uma série de problemas organizacionais, pois não é fácil acompanhar as diversas etapas que compõem a atuação de uma empresa. Por conta disso, realizamos o levantamento de problemas na gestão de processos que são mais comumente encontrados por quem decide colocá-la em prática.

Falta de engajamento e patrocínio

O problema mais grave na gestão de um processo é a falta de engajamento da equipe e de patrocínio por parte das lideranças da empresa.

Ao decidir solucionar os problemas organizacionais aplicando o gerenciamento de processos, um negócio deve motivar toda a equipe envolvida nessa melhora de atuação.

Isso se faz com uma explicação detalhada de como deve ocorrer o trabalho de cada colaborador, e como ele é fundamental para o sucesso da empresa.

Já a falta de patrocínio costuma acontecer graças à falta de informações. Por não saber se a gestão de processos solucionará o problema encontrado, tomadores de decisões podem ter receio de liberar mais dinheiro.

Não pensar no que pode dar errado

O segundo erro encontrado a partir do levantamento de problemas na gestão de processos é a falta de um olhar macro.

Apesar de existirem tarefas que podem parecer simples, como o envio de boletos, uma gestão eficiente considera tudo o que pode acontecer no processo para garantir que ele seja otimizado ao máximo.

No exemplo acima, por exemplo, alguns pontos de atenção que podem ser analisados são:

  • nomes e dados inseridos;
  • data de validade do documento;
  • confirmação do envio para cada destinatário.

Falta de processos e responsabilidades definidos

Outro problema durante a gestão é a falta de processos definidos. Existem diversas ferramentas que podem ser utilizadas para analisar os resultados, mas elas só terão seu efeito garantido se alimentadas com os dados específicos de cada processo.

Nessa etapa é realizado um mapeamento de todos os setores da empresa e dos setores que a compõem.

Com os processos mapeados, as responsabilidades de cada colaborador sobre cada etapa também devem estar bem definidas e padronizadas, não deixando espaço para dúvidas.

Deixar de realizar o acompanhamento financeiro

Cada processo a ser gerido deve receber também um acompanhamento financeiro. Afinal, o objetivo desse gerenciamento é elevar a produção da empresa a partir de um bom custo-benefício.

Com esses dados em mãos fica mais fácil mensurar se a gestão está atingindo seus objetivos e comprovar para os líderes da empresa que ela surte efeito.

Falta de acompanhamento contínuo

Outro problema organizacional é o olhar da gestão de processos como uma mera burocracia, ou algo que deve ser implementado às vezes.

A falta de acompanhamento contínuo leva ao reaparecimento de problemas e ao surgimento de novos que não foram antes mapeados. 

Ou seja, uma vez implementada, a gestão de processos deve ser encarada como algo que faz parte da cultura interna e organizacional da empresa.

O STRATWs One é um software de gestão estratégica que auxilia diretamente na gestão de processos e melhoria do engajamento.

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Como identificar e solucionar problemas organizacionais

Agora que você já sabe quais são os principais problemas na gestão de processos, confira como identificar esses erros e como eles podem ser solucionados.  

Diagrama de Ishikawa

Grandes empresas podem identificar e solucionar problemas através do Diagrama de Ishikawa, que auxilia no encontro de erros que causaram um escalonamento da situação negativa.

Por exemplo: imagine que a empresa atrasou a entrega dos produtos para um de seus clientes. Como esse erro envolve diferentes setores, o diagrama pode ser aplicado para descobrir qual processo precisa ser aprimorado.

No Diagrama de Ishikawa, 6 perguntas devem ser respondidas para que os erros sejam encontrados com maior facilidade:

  • Método: como a forma de desenvolver o trabalho influencia o problema?
  • Máquina: como os equipamentos utilizados no processo influenciam o problema?
  • Medida: como as métricas utilizadas para medir o desenvolvimento da atividade influenciam o problema?
  • Meio ambiente: como o meio em que a atividade está sendo desenvolvida influencia o problema?
  • Material: como a qualidade e o tipo dos materiais utilizados influenciam o problema?
  • Mão de obra: como as pessoas envolvidas na atividade influenciam o problema?

Análise de KPIs

Outra ferramenta amplamente utilizada para o encontro de problemas na gestão de processos é a análise dos indicadores de desempenho, conhecidos como KPIs.

Cada processo estabelecido pode ter seus próprios dados que, quando analisados, indicam se o funcionamento do setor está conforme o esperado ou se um problema está ocorrendo.

Essa análise serve muito bem de complemento ao Diagrama de Ishikawa, pois enquanto ela ajuda a identificar o problema, o Diagrama auxilia no encontro dos erros que levaram a essa falha.

Defina planos de ações

Para solucionar um problema, será necessário definir um plano de ação. Esse plano deve considerar todas as ações a serem realizadas para que o erro seja solucionado e o andamento do setor volte ao normal.

Caso necessário, colaboradores específicos devem ser designados para desempenhar funções temporárias, assim como novos processos podem ser criados para garantir que o trabalho e os resultados sejam novamente otimizados. 

Mantenha os seus dados em um só lugar

Como você viu, encontrar e solucionar problemas na gestão de processos envolve a coleta e análise de dados, processo que pode ser difícil e demorado se você não conta com a solução correta.

Apresentamos a você o STRATWs One, o software que vai automatizar a sua leitura de dados, facilitando o trabalho da gestão e a tomada de decisões.

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