Um processo de análise organizacional contribui para o alcance de múltiplos resultados estratégicos, entre eles:
Qual é o gestor que não sonha com tudo isso, não é mesmo?
De fato, o funcionamento de uma empresa depende de uma série de processos que precisam ser organizados, gerenciados, avaliados e otimizados continuamente.
Entre eles, o próprio processo de análise organizacional está na lista dos mais relevantes para negócios que estão em busca de crescimento escalável.
Afinal, ao sistematizar o monitoramento dos fluxos de trabalho, a análise amplia a sua capacidade de:
Como consequência, você pode esperar economia de recursos e aumento das taxas de conversão, por exemplo.
Mas, afinal, como se faz uma análise organizacional de uma empresa? A seguir vamos responder a essa e outras perguntas. Por isso, continue lendo e anote as nossas dicas.
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O processo de análise organizacional é a prática de monitoramento e diagnóstico da eficiência dos fluxos de trabalho das empresas. Ele busca identificar e corrigir falhas que estão atrapalhando o desempenho, com o objetivo de contribuir para a melhoria contínua dos resultados.
Para colocar tudo isso em prática, a análise organizacional coleta dados, faz o diagnóstico e cria um plano de ação para otimizar processos ineficientes, em todos os setores.
A partir disso, impede que erros permaneçam prejudicando a organização por longos períodos e melhora o desempenho da empresa.
Logo, se você quer realizar uma gestão que melhore, de fato, os seus processos, é fundamental aprender a implementar a análise organizacional .
A tecnologia é uma importante aliada do processo de análise organizacional. Como veremos adiante, ela permite um acompanhamento contínuo e em tempo real dos indicadores da empresa. Isso é fundamental para a identificação ágil das falhas e a implementação de mudanças em busca de correções e melhorias.
Contudo, implementar um processo de análise operacional não se resume à adoção de ferramentas de gestão de processos e coleta de dados.
É preciso organização e atuação estratégica, além do uso de técnicas de análise de processos que vão permitir uma avaliação profissional sobre os problemas que estão acontecendo em sua empresa.
Então, afinal, quais são as etapas da análise organizacional?
Na primeira etapa, é necessário definir e detalhar todo o processo que será analisado..
Ao fazer essa averiguação, você pode começar a pesquisar em qual estágio de execução de um procedimento está a falha. Ou seja, é preciso responder: em qual ponto o processo trava?
Se você não tiver clareza sobre as fases de realização do procedimento, dificilmente será capaz de encontrar onde o problema ocorre.
Vamos começar com a definição do que será avaliado e otimizado. Afinal, mesmo que as ferramentas de gestão permitam que você tenha acesso aos dados da organização em tempo real, isso não significa que será possível executar melhorias em todas as frentes, simultaneamente.
Isso significa que sua equipe deve identificar prioridades para agir de forma assertiva e eficiente na correção de um problema, sem interromper totalmente a execução de um processo que seja importante para ela.
Considere, por exemplo, o setor de atendimento ao cliente. É necessário que o gestor da área identifique uma falha e a corrija enquanto o “carro está andando”. Isso porque não é viável, nem indicado, interromper todo o suporte oferecido, para implementar as melhorias necessárias.
Por isso, identificar as urgências e priorizá-las é fundamental para que a análise organizacional aconteça.
Contudo, a pergunta que fica é: qual processo devo escolher para analisar e otimizar?
Para responder a essa pergunta, voltamos ao uso de tecnologia. As ferramentas de coleta de dados são excelentes recursos para direcionar o que deve ser realizado primeiro.
Use os indicadores de desempenho para encontrar onde está o maior problema da sua empresa.
Para tornar ainda mais fácil e ágil esse tipo de decisão, adote ferramentas que integram dados e permitem que você crie um dashboard com os indicadores de desempenho mais relevantes para o seu negócio.
O dashboard é um tipo de quadro que reúne as principais métricas organizacionais e os mantém atualizados, para fácil acesso e visualização.
A Matriz de Eisenhower também pode te ajudar na priorização de tarefas. Saiba mais:
É comum que as empresas tenham processos muito bem definidos, com as etapas descritas uma a uma, e outros procedimentos que são feitos como de costume, apenas repetindo o que sempre foi realizado.
Se a sua empresa possui processos assim, é preciso organizá-los para ter uma visão clara do que acontece na realização de uma tarefa.
Ao fracionar uma atividade em etapas menores, fica mais fácil identificar onde está o problema que está impactando o seu indicador.
Vale destacar que mesmo as atividades com etapas claras e definidas podem ser realizadas de forma diferente da que está descrita no papel. Em outras palavras, a execução pode ser bem diferente da teoria.
Isso significa que, independentemente da situação, é importante conversar com a equipe envolvida, para entender o funcionamento do trabalho, na prática.
Com todas as informações em mãos, crie o fluxograma do processo em conjunto com as pessoas que o realizam. Somente assim você terá uma visão completa e real do que é feito.
O PDCA é uma metodologia que pode ajudar no na melhoria contínua e otimização de processos. Saiba mais:
Com o processo organizado e definido, seguimos para a etapa de coleta de dados e informações.
Além de observar os indicadores que mostram o desempenho de cada etapa de um processo, você também precisa entender qualitativamente o que pode estar acontecendo para um baixo desempenho.
Para isso, responda a algumas perguntas como:
Junte as respostas a essas perguntas aos dados coletados nas ferramentas. Eles vão oferecer objetividade e assertividade ao processo de análise organizacional.
Leia também: Como fazer o mapeamento de processos empresariais? Descubra a partir de um roteiro com 7 passos descomplicados
O diagnóstico é a definição do problema real, ou seja, da causa-raiz de uma performance indesejada.
Com dados, indicadores, pesquisas e as informações compartilhadas pelos colaboradores em mãos, é hora de fazer o diagnóstico do problema, com o objetivo de identificar o que é possível realizar para resolver uma situação negativa.
Use gráficos, planilhas e mapas mentais para organizar tudo o que foi coletado, facilitando a disponibilidade dessas informações e a visualização geral.
Caso seja possível e necessário, correlacione as informações de diferentes áreas para entender profundamente alguns resultados.
Por exemplo, um problema com a taxa de vendas do setor comercial pode ter relação com ações de marketing que atraem leads que não fazem parte do perfil de cliente ideal da empresa.
Isso significa que incluir esse tipo de informação é fundamental para que a sua empresa faça o diagnóstico correto e, consequentemente, defina o plano de ação que, de fato, vai solucionar a questão.
Sem um bom diagnóstico, dificilmente o tratamento adequado será implementado. O resultado é perda de tempo e de recursos.
Por isso, tenha bastante atenção ao cumprir essa etapa da análise organizacional.
Veja os indicadores essenciais para um bom processo de análise organizacional:
Com o diagnóstico em mãos é hora de criar a estratégia e definir o plano de ação, que deve incluir:
Faça um levantamento dos recursos necessários para alcançar a meta.
Isso inclui indicar os profissionais que devem ser direcionados para o projeto de melhoria, afinal, eles precisam de tempo para executarem sua proposta.
Para otimizar o trabalho, lembre-se de que a tecnologia é aliada das empresas em busca de economia e eficiência. Logo, grande parte das melhorias processuais podem ser realizadas a partir da implementação de softwares que vão tornar o trabalho das equipes mais ágil.
Lembre-se de organizar um cronograma de execução para que haja prazo nas atividades. Isso é fundamental para que a análise organizacional não fique apenas no papel.
Veja algumas dicas para elaborar e executar o seu plano de ação:
Por último, é vital que todo projeto de melhoria seja acompanhado pelo gestor responsável.
Assim, além de garantir a execução do que foi planejado, é possível fazer adaptações, que são identificadas apenas na prática, bem como medir o resultado do que foi realizado.
Isso porque não faz sentido implementar uma mudança processual e não verificar se ela foi positiva ou não.
Afinal, depois de todo o processo de análise organizacional, os resultados melhoraram? Os problemas foram resolvidos?
Essas são respostas que você precisa coletar.
Agora que você conhece quais são as etapas da análise organizacional é hora de refinar ainda mais esse processo aplicando algumas técnicas que vão facilitar o cumprimento de todas as fases apresentadas acima.
Uma das formas de conhecer melhor seu negócio é por meio da Análise SWOT, que lista as oportunidades, ameaças, forças e fraquezas da empresa. Enquanto as duas primeiras estão relacionadas à análise sobre o mercado, as duas últimas informam sobre o ambiente interno da empresa.
A matriz SWOT ajuda a comparação entre a organização e seus concorrentes e pondera sobre a vantagem competitiva do negócio.
Essa metodologia facilita a compreensão em relação às prioridades do negócio, contribuindo para a execução de muitas das fases apresentadas anteriormente.
Outra técnica de análise de processos é o Diagrama de Ishikawa, também conhecido como espinha de peixe.
A ferramenta ajuda, especialmente, a análise das causas das falhas nos processos, facilitando então os diagnósticos e sendo imprescindível para que o plano de ação seja um sucesso.
O diagrama ajuda a organizar o o raciocínio sobre as possíveis causas de um problema prioritário. Para isso, analisa como o procedimento é aplicado hoje e os seus efeitos.
Por meio do recurso, também é possível montar o fluxograma do processo e analisar cada etapa.
Quer entender como funciona? Então conheça tudo sobre a metodologia no artigo, “Diagrama de Ishikawa: o que é e como fazer”.
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A matriz GUT ajuda você a compreender a gravidade, a urgência e as tendências de um problema, para então definir a prioridade de um projeto de melhoria.
Logo, ela não pode faltar na sua lista de técnicas de análise de processos, já que a primeira etapa é exatamente estabelecer qual processo será analisado.
O GUT é formada pela junção as palavras:
Para te ajudar a entender como usar essa técnica e identificar por onde começar o processo de análise organizacional, criamos um artigo especial: “Como utilizar a matriz GUT ou matriz de priorização de processos.”
Agora sim, falta só escolher a ferramenta de acompanhamento dos indicadores e você estará preparado para fazer a análise organizacional.
A Siteware desenvolveu um sistema de avaliação de desempenho coletivo e individual que vai ajudar a sua empresa a coletar dados, medir a eficiência e calcular o desempenho dos processos e pessoas que compõem o negócio. Tudo isso funciona em busca de uma melhora na performance geral.
Esse sistema recebe o nome de STRATWs One e é uma plataforma de acompanhamento de indicadores individuais e coletivos, que funciona alinhando expectativas dos gestores com a equipe e fazendo a gestão das metas do planejamento estratégico.
A plataforma ainda permite a construção de diagnósticos personalizados por meio de recursos visuais que facilitam o acompanhamento e compreensão sobre as metas e indicadores.
Conheça agora o STRATWs One e descubra como ele vai te ajudar no processo de análise organizacional e na melhoria dos indicadores.
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