O almoxarifado é o setor de uma empresa que garante o fornecimento de todos os recursos físicos para o bom funcionamento das operações. Nele, estarão armazenados produtos de estoque — no caso das empresas que comercializam produtos —, mas também itens de uso contínuo no dia a dia, como materiais de limpeza e escritório. A gestão de almoxarifado é uma atividade estratégica na empresa.
É justamente nos almoxarifados que se concentra a maior parte dos ativos financeiros de uma organização. O equilíbrio entre ter a quantidade de insumos suficiente e ter produtos a mais, representando dinheiro parado na empresa, é um ponto-chave na gestão estratégica.
Neste artigo, você vai entender como fazer um bom gerenciamento do almoxarifado nos seguintes tópicos:
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O almoxarifado de uma empresa pode armazenar desde produtos prontos para a venda até matérias-primas, passando por bens de consumo de uso cotidiano na organização, como materiais de limpeza e higiene. O ato de manter um estoque é uma forma de contornar eventuais problemas com as cadeias de abastecimento.
Por exemplo, vamos supor que a sua empresa seja uma fabricante de cosméticos. Todos os meses, você faz uso de uma quantidade pré-determinada de solventes, perfumes, princípios ativos e outras substâncias. Se, em um determinado mês, um dos seus fornecedores tem uma quebra e não pode enviar a quantidade necessária de algum insumo, o seu estoque pode cobrir essa falha, de modo a não afetar a produção do mês.
A importância da gestão de almoxarifado também é vista claramente nos casos de empresas que trabalham com insumos importados. Se, em uma determinada época, a moeda sofre uma oscilação muito grande, você pode optar por não comprar o insumo e esperar que o câmbio esteja mais favorável para adquirir o insumo. Enquanto isso, é o seu estoque que suprirá as necessidades correntes da empresa.
Um gerenciamento eficiente desses recursos tem um impacto importante no planejamento estratégico da empresa. Muitas vezes, os estoques representam um desafio para o fluxo de caixa, pois têm mais materiais do que seria necessário. Assim, a empresa fica com dinheiro parado em produtos, que não pode ser utilizado para outros fins.
A eficiência na gestão de almoxarifado está em encontrar o equilíbrio que permita à empresa ter a segurança para enfrentar possíveis quebras de fornecimento e, ao mesmo tempo, não ter produtos em excesso.
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A segurança do trabalho deve ser uma das principais preocupações nos almoxarifados. Por serem locais onde normalmente há o trânsito de maquinário pesado, como empilhadeiras e guinchos, há uma chance maior de acidentes. Além disso, os materiais lá acumulados podem levar ao aparecimento de pragas, como insetos, fungos e outros parasitas, se não estiverem bem armazenados.
Ignorar as normas de segurança nos almoxarifados pode significar um preço alto a ser pago, tanto em termos da saúde e do bem-estar dos colaboradores que trabalham nesse ambiente. Além de comprometer a integridade física de algum profissional, as empresas que negligenciam a segurança nos almoxarifados podem ainda ter que arcar com os custos judiciais de reparação de um eventual acidente. Isso, para não falarmos nas consequências para a reputação da empresa, que vão afetar as operações no longo prazo.
Fazer a gestão de riscos no almoxarifado é uma das principais formas de evitar acidentes dentro da empresa. Também é uma maneira de não arriscar a perder dinheiro com eventuais danos aos produtos mantidos em estoque. Além das normas de segurança, é necessário controlar fatores como a umidade e a temperatura, que podem comprometer a qualidade dos bens guardados em estoque.
Organizar um almoxarifado, com tantos produtos que podem ter datas de validade diferentes, condições de armazenamento particulares e tempos de abastecimento variados, é um enorme desafio. Tudo precisa estar alinhado, para que a empresa não sofra com a falta de nenhum bem, ou tenha em excesso algum item que pode não ser tão necessário no momento.
Essa tarefa fica bem mais fácil e torna-se muito mais eficiente com um software de gestão de almoxarifado, que permite acompanhar os indicadores do setor e fazer uma avaliação de desempenho com dados mais precisos. Atualmente, a maior parte das empresas já usam algum sistema digitalizado para fazer essa gestão. No entanto, um software aumenta ainda mais a eficiência do seu setor de almoxarifado.
Com um sistema automatizado, é possível não só fazer o controle dos níveis de estoque e manter o contato de todos os fornecedores, mas também estabelecer os KPIs de almoxarifado mais apropriados para uma gestão eficiente. No vídeo abaixo, você entende melhor a importância dos indicadores e como fazer o correto acompanhamento:
Além disso, o sistema é mais seguro. De um lado, as informações ficam salvas na nuvem, portanto, não há o perigo de se perderem caso haja alguma avaria nos computadores ou na rede da empresa. Por outro lado, com o sistema automatizado, é possível conceder níveis diferentes de acesso para as pessoas que trabalham no setor. Assim, todos sabem do que precisam para executar bem as suas funções, mas não têm acesso a informações mais sensíveis da empresa.
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