Plano de ação: como montar planos de ação eficazes para sua empresa

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“Algo não está certo. Vamos fazer um plano de ação!” Pode não ser exatamente essas palavras, mas essa algo semelhante é dito quase todos os dias nas empresas de todos os portes.

O chamado plano de ação, embora seja amplamente utilizado, é bastante comum que ele esteja agregado a alguns conflitos, como: não está conectado aos objetivos estratégicos da empresa, o seu acompanhamento se perde na rotina dos envolvidos e a má definição dele.

Mas não se preocupe. Falhar com um plano de ação é algo comum. No entanto, é possível superar essas falhas e construir planos de ação bem mais assertivos. Quer saber como? Na leitura deste artigo eu te conto!

O que é um plano de ação?

Um plano de ação é um documento estratégico que detalha todas as etapas necessárias para alcançar objetivos específicos dentro de uma empresa. Normalmente, um plano de ação é construído quando algum problema aconteceu, como o não batimento de uma meta.

Dessa forma, é construído um plano para tentar superar o desafio que surgiu.

Ele serve como um roteiro prático para transformar estratégias em resultados. Um bom plano de ação define objetivos, metas, responsabilidades, prazos e recursos, garantindo que cada tarefa seja executada de forma organizada e eficiente..

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Benefícios do uso de um plano de ação:

Os planos de ação são fundamentais no planejamento estratégico, pois:

• Organizam as atividades: listam e detalham as tarefas que devem ser realizadas para atingir os objetivos definidos.
  
• Aumentam a clareza da comunicação: todos os colaboradores sabem exatamente o que precisa ser feito, como e quando.
  
• Facilitam o acompanhamento: permitem monitorar o progresso das ações e identificar possíveis desvios para que correções sejam feitas rapidamente.
  
• Promovem a integração: alinham a equipe em torno dos objetivos estratégicos da empresa, contribuindo para um melhor desempenho global.
  
• Otimização de recursos: com prazos e responsabilidades definidos, o uso de recursos é planejado, evitando desperdícios e atrasos

Leia também: Ferramentas para Plano de Ação: 10 Melhores Métodos e Softwares

Ferramentas para elaborar um plano de ação

O 5W2H é a ferramenta mais comum para construir planos de ação. Ela é bem simples e se trata de ter 7 respostas que precisam ser respondias para que um bom plano de ação seja constrúido. São elas:

• What (O que será feito? Detalhe exatamente quais ações serão executadas no plano de ação);
• Why (Por que será feito? Os envolvidos precisam entender o porquê o plano de ação será executado, qual o problema e no que está impactando);
• Where (Onde? Caso o plano conte com um local específico);
• Who (Quem? Quem serão os responsáveis por executar o plano de ação);
• When (Quando? O prazo para as tarefas serem concluídas);
• How (Como será feito? Detalhamento de cada tarefa individualmente);
• How Much (Quanto custará? Alguns ações exigirão investimentos para serem executadas).

Essa ferramenta ajuda a eliminar dúvidas e estabelecer um cronograma claro.

Se você preencher essas sete informações, o seu plano de ação estará bem planejado. Caberá você agora monitorar para garantir que as ações saiam do papel e estão avançando conforme o planejado.

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Como montar um plano de ação em 5 passos

A seguir, veja um passo a passo prático para criar um plano de ação para sua  empresa:

1- Defina o objetivo estratégico

 Identifique claramente onde a empresa quer chegar e como o plano de ação contribuirá para isso. Planos de ação são utilizados para correções de rota ou para alcançar algum grande objetivo. Defina essa linha de chegada.

2- Liste as ações necessárias

 Enumere todas as tarefas que devem ser realizadas para atingir o objetivo, detalhando cada atividade. Dependendo do plano de ação isso exigirá dezenas ou até centenas de ações. Para não travar o início do projeto, você pode fazer por partes, garantindo que as primeiras tarefas já sejam mapeadas.

3- Atribua responsabilidades

Determine quem será o responsável por cada ação, garantindo que todos saibam exatamente suas funções. Será importante que todos os envolvidos no projeto tenham noção do porque tudo aquilo está acontecendo e qual o objetivo.

4- Estabeleça prazos e recursos

Defina datas de início e fim para cada tarefa e estime os recursos financeiros, humanos e materiais necessários.

5- Monitore e avalie

Acompanhe o andamento das atividades com reuniões semanais ou quinzenais, revise os resultados e ajuste o plano caso seja necessário.

Antes, veja um material 100% gratuito que a Siteware preparou para você. Trata-se de um template da ferramenta 5W2H, usada para elaborar planos de ação. Baixe agora:

Exemplo prático de plano de ação

Imagine uma empresa que deseja aumentar suas vendas em 20% nos próximos seis meses. Um plano de ação para esse objetivo pode ser estruturado assim:
Objetivo: Aumentar as vendas em 20% em seis meses.

Ações:

• Desenvolver uma campanha de marketing digital para ampliar a visibilidade da marca.
• Realizar treinamentos de vendas para a equipe.
• Reorganizar o layout da loja para melhorar a experiência do cliente.

Responsáveis

• Equipe de marketing para a campanha.
• Gerente de vendas para o treinamento.
• Gestor de loja para o layout.

Prazos

• Campanha de marketing: iniciar imediatamente e durar seis meses.
• Treinamento: iniciar no próximo mês.
• Reorganização: completar em dois meses.

Recursos

• Orçamento de R$30.000 para a campanha e R$10.000 para treinamentos e melhorias no layout.

Acompanhamento

• Reuniões semanais para avaliar o progresso e fazer ajustes conforme necessário.

Confira um modelo completo em PPT através do link de plano de ação

Modelo de plano de ação: template

Esses são alguns exemplos e modelos bastante simples de estruturas de um plano de ação.

Vamos mostrar, a seguir, algumas metodologias e ferramentas que podem te ajudar a descobrir como criar um bem mais completo.

Integração com tecnologia e dicas de preenchimento

Para potencializar seus planos de ação, é importante utilizar ferramentas digitais que facilitem o preenchimento, o monitoramento e o compartilhamento de informações. Algumas dicas incluem:

• Utilize Planilhas Digitais:
  Ferramentas como Excel ou Google Planilhas permitem criar modelos de 5W2H e acompanhar o progresso em tempo real.
  
• Adote Softwares de Gestão:
  Sistemas como o STRATWs One centralizam as informações e oferecem dashboards interativos para monitorar indicadores estratégicos

• Ferramentas de Colaboração:
  Aplicativos como Trello ou Asana ajudam a distribuir tarefas e manter a equipe alinhada e engajada.

• Documente Detalhadamente:
  Registre todas as etapas, prazos e responsabilidades de forma clara para evitar ambiguidades e erros de interpretação.

Como deixar o seu plano de ação mais robusto

Como prometido, aqui vão algumas dicas de ferramentas e métodos de gestão que podem ajudar a tornar o seu plano de ação muito mais robusto:

1- Definindo metas SMART

Planos de ação precisam de metas/objetivos. No entanto, é bastante comum que essa definição seja confusa, se não souber mapear as oportunidades. A dica aqui é definir essa linha de chegada com base no método SMART.

Dessa forma, todas as metas devem respeitar 5 características, veja como funciona:

• Específica (Specific): a meta não pode ser genérica e ampla, sem trazer referências para a equipe. Ela precisa ser bem objetiva, ter foco e detalhar sem sombra de dúvidas onde se quer chegar.
• Mensurável: o ideal é que a meta seja representada por um número a ser atingido. Para isso, deve ser uma grandeza que se consiga medir sem dificuldades nem demoras.
• Atingível: metas além da possibilidade da equipe só levam a desmotivação. É fundamental definir metas ambiciosas, mas nunca impossíveis.
• Relevante: a meta, ao ser alcançada, deve trazer algum benefício importante para que os objetivos estratégicos da organização sejam atingidos.
• Temporal: é fundamental definir o tempo em que se espera atingir a meta.

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2- PDCA: Plano de ação de melhoria da empresa

O método PDCA é uma lógica cíclica de melhorar processos e produtos. Primeiro, constrói-se uma teoria de algo que possa ser melhorado. Depois, elabora-se um plano de ação para testar a teoria. Com os dados em mãos, tenta entender se houve melhora e a partir daí, cria-se um ciclo virtuoso de melhoria contínua.

Ele se divide em 4 etapas, novamente conforme as letras em inglês da sigla:

• Plan = Planejar: descubra o problema, a sua causa raiz, planeja as melhorias e desenvolva um plano de ação.
• Do = Fazer: essa etapa é para engajar os colaboradores e executar o planejamento.
• Check = Checar: verifique os resultados e analise se tudo correu realmente como esperado.
• Act = Agir: as coisas correram bem? Ótimo, a melhoria do processo será implantada definitivamente. Não funcionou? Reinicie seu ciclo PDCA!

Veja mais detalhes, acesse: Melhore sua gestão imediatamente: aprenda como fazer PDCA passo a passo

3- Método Ver e Agir

Apesar de tudo que falamos sobre como elaborar um plano de ação e quais são suas etapas, nem sempre é fácil enxergar quais são os problemas e como resolvê-los.

Para ajudar você, trouxemos mais uma ferramenta, o método Ver e Agir.

Veja os passos  a seguir:

• Defina: faça um levantamento dos problemas da empresa por meio de reuniões com a equipe, já pensando em possíveis soluções.
• Priorize: ordene os problemas mais graves com ajuda da Matriz de Priorização GUT e da Matriz de Eisenhower.
• Descreva: analise com a equipe as causas dos problemas e pense em possíveis ações para solucioná-los, assim como os recursos necessários.
• Execute: todos os envolvidos estão de acordo com o que deve ser feito? Então, coloquem a mão na massa!
• Monitore e recolha dados: acompanhe e monitore a evolução dos trabalhos, verifique se estão no caminho certo e faça os ajustes necessários.

Outra ferramenta que pode auxiliar na execução de um plano de ação é o Diagrama de Ishikawa. Para saber mais sobre ele, leia o artigo a seguir: Diagrama de Ishikawa: o que é e como fazer!

Boas práticas para o seu plano de ação

O sucesso de um plano de ação depende do acompanhamento contínuo. Algumas que vão te ajudar incluem:

• Estabelecer marcos e indicadores: divida o plano em etapas menores com metas específicas para facilitar o monitoramento.

• Reuniões de progresso: realize encontros regulares para discutir desafios, ajustar estratégias e garantir que todos os envolvidos estejam atualizados.

• Feedback contínuo: incentive os colaboradores a fornecerem feedback para identificar rapidamente possíveis problemas.

• Análise de resultados: ao final do ciclo, compare os resultados alcançados com os objetivos definidos, documente as lições aprendidas e ajuste os processos para projetos futuros.

• Flexibilidade para ajustes: esteja preparado para fazer ajustes no plano conforme necessário. A adaptabilidade é chave para lidar com imprevistos e garantir que o plano permaneça no caminho certo.

Após o plano de ação

• Avaliação de resultados: compare os resultados alcançados com os objetivos estabelecidos inicialmente. Isso envolve analisar dados quantitativos e qualitativos para avaliar o sucesso do plano.

• Lições aprendidas: documente as lições aprendidas durante o processo. Isso é vital para melhorar futuros planos de ação e para o desenvolvimento contínuo da equipe e da organização.

• Compartilhe os resultados: comunique os resultados do plano de ação para todas as partes interessadas. Isso não só promove transparência, mas também reconhece o esforço da equipe.

• Plano de ação contínuo: considere a necessidade de um plano de ação contínuo ou de acompanhamento, especialmente se alguns objetivos não foram totalmente alcançados ou se surgiram novas oportunidades.

Como a tecnologia pode ajudar em um plano de ação?

Executar um plano de ação é crucial para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, é preciso organização, documentação e dados confiáveis para que a tomada de decisão seja correta.

Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Ele é um software de gestão desenvolvido pela Siteware que possibilita a execução de diversas ferramentas de plano de ação, como PDCA, 5w2h e Diagrama de Ishikawa.

Perguntas frequentes: