Conheça os tipos de reuniões corporativas para seguir e dos quais fugir

As reuniões fazem parte da rotina de qualquer empresa, e as reações a elas variam. Tem quem adore encontrar a equipe para discutir pontos diversos e tem quem deteste. Independentemente da opinião, a verdade é que esses encontros são fundamentais. Mas você sabia que existem diferentes tipos de reuniões corporativas?

Não só no modo como as reuniões são feitas, mas também na composição da equipe e na frequência, os tipos de reuniões variam bastante. Para manter essas ocasiões sempre produtivas e positivas, é importante ter consciência do seu papel na rotina organizacional.

Nas reuniões, é possível resolver de forma rápida questões que levariam dias ou semanas, caso cada integrante da equipe estivesse trabalhando sem essa troca de ideias. Mas há algumas técnicas e truques para que esse momento seja realmente agregador.

Tipos de reuniões corporativas

Reuniões não são todas iguais. Saber disso é importante para você poder programar e planejar encontros objetivos, que prezam pela produtividade e pela solução real de problemas. Do contrário, essas ocasiões serão apenas um momento de desperdício de tempo e desmotivação para a sua equipe.

Além disso, cada tipo de reunião corporativa demanda um planejamento específico. É preciso organizar materiais, estabelecer prioridades, ter um fio condutor que vai orientar o encontro. Tudo isso precisa ser pensado antes, para que você e a equipe tirem o maior proveito possível do momento. A seguir, apresentamos os principais tipos de reuniões corporativas, acompanhe.

Reuniões informativas

Algumas decisões podem ser tomadas em conjunto. Outras, mais estratégicas, são decididas pelo chamado “C-Board”, ou os diretores da empresa, e repassadas para os demais colaboradores. É nas reuniões informativas que esse repasse das orientações é feito.

Nessas reuniões também é possível solicitar informação. Nesse caso, são os colaboradores que precisam munir o gestor de informações e dados sobre o andamento de um processo. Esse tipo de reuniões corporativas precisa ser comunicado com antecedência, para que os profissionais possam coletar e organizar o material necessário para a sua intervenção.

Esse tipo de encontro é fundamental, para que todos caminhem na mesma direção. Por isso, deve ser realizada sempre que houver novidades na empresa, ou periodicamente, dependendo do projeto em questão. Nas metodologias ágeis, é comum as equipes adotarem uma reunião informativa por semana, para que todos saibam qual o status do projeto no que tange a ação dos colegas.

Reuniões para tomada de decisão

As decisões das quais falamos no tipo de reuniões corporativas anterior são tomadas aqui. Normalmente, as reuniões de decisão são realizadas entre profissionais-chave da empresa, com autonomia para definir o planejamento estratégico da organização.

Reuniões de feedback

As reuniões de feedback são uma ótima oportunidade tanto para os gestores quanto para as equipes. Esses momentos são importantes para que o gestor faça uma avaliação completa dos profissionais da sua equipe e traga críticas construtivas aos seus liderados. Essa é a forma mais sistematizada de dar retorno e fazer sugestões de como melhorar os pontos fracos e também de reconhecer os pontos fortes e aqueles nos quais a pessoa demonstrou melhorias.

Ainda é muito comum que as reuniões de feedback sejam de mão única — ou seja, só o gestor faz a avaliação do colaborador. Mas é interessante avaliar também a possibilidade de fazer esse feedback de mão dupla. Certamente, os colaboradores têm observações importantes a fazer sobre o gestor que fornecem relevantes oportunidades para melhorar.

Para serem eficientes, as reuniões de feedback devem ser feitas periodicamente, a cada seis meses, por exemplo.

Reuniões de treinamento

As reuniões de treinamento ou formativas são tipos de reuniões empresariais que devem acontecer em momentos pontuais. Mais especificamente, quando houver a necessidade de treinar a equipe em uma habilidade ou ferramenta nova.

Normalmente, essas reuniões são realizadas com um profissional externo, especialista na tal ferramenta. Nessas ocasiões, as equipes devem aproveitar o treinador para esclarecer todas as possíveis dúvidas e experimentar com a nova tecnologia, pois depois podem não ter essa chance quando o projeto estiver em andamento.

Reuniões criativas

Este é, talvez, um dos tipos de reuniões corporativas mais divertidos de participar. É nas reuniões criativas que são discutidos os desafios da organização e são propostas soluções inovadoras. Muito frequentemente, utilizam-se técnicas de brainstorming, como o Scamper ou outras.

Aprenda a fazer um brainstorming efetivo assistindo ao nosso vídeo sobre o assunto:

As reuniões criativas tendem a ter uma atmosfera menos formal, e o uso da imaginação está liberado. O único cuidado que é necessário ter aqui é para que o encontro não perca o foco e acabe não surtindo os efeitos esperados.

Tipos de reuniões empresariais a evitar

Agora que já falamos dos tipos de reuniões corporativas que devem ser organizados e planejados nas empresas, é importante falar também daquelas que devem ser evitadas. Nem todas as reuniões são boas, e a seguir você confere de quais tipos é melhor ficar longe.

Reuniões sem pauta

Para ser produtiva, uma reunião precisa ter uma pauta bem definida. Antes mesmo de marcar o encontro com os integrantes da equipe, é preciso ter claro o que será tratado e quais são os pontos específicos a serem resolvidos. Do contrário, você pode ter a famosa reunião para marcar uma reunião.

Reuniões sem hora para terminar

A boa reunião tem hora para começar e também para terminar. Senão, corre-se o risco de perder um tempo precioso em divagações sobre assuntos que não são prioritários.

Reuniões com gente demais

Não existe um número mágico para saber qual é a quantidade ideal de pessoas em uma reunião. Mas todos os presentes devem estar diretamente envolvidos nos assuntos que serão tratados. Quando você tem pessoas a mais, além de desperdiçar o tempo desses profissionais, ainda corre o risco de ter divagações por parte de pessoas que não compreendem bem o que está sendo tratado ou têm outras prioridades.

Você pode se inspirar a organizar reuniões melhores assistindo ao vídeo abaixo, em que David Grady dá dicas divertidas de como sobreviver a reuniões chatas:

Agora que você já sabe quais são os tipos de reuniões corporativas mais comuns e também aqueles dos quais fugir, que tal começar a planejar reuniões mais produtivas. Para isso, você pode ter a ajuda da STRATWS One, ferramenta da Siteware que transforma em processos a sua metodologia de gestão.

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