O que é RFP e RFI: 5 dicas para encontrar o fornecedor ideal
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Você sabe o que é RFP e RFI?
Tratam-se de documentos que são utilizados há décadas no mundo todo por empresas que precisam selecionar o fornecedor ideal, capaz de atender todas as suas necessidades.
O RFP e o RFI ajudam a analisar o que potenciais fornecedores têm a oferecer para, então, decidir qual seria o mais adequado para suprir as demandas da empresa.
Ou seja, são feitas comparações no que diz respeito a funções, investimento, custo-benefício, método de implementação e demais requisitos.
Embora as siglas possam ser bastante parecidas, o RFP e o RFI apresentam definições distintas e atendem a propósitos diferentes em um processo de aquisição.
Pensando nisso, elaboramos este artigo para explicar o que é RFP e RFI e para quê esses documentos servem.
Confira também nas próximas linhas 5 dicas de como elaborar um RFP e um RFI para a sua empresa.
O que é RFP e RFI?
Request For Information e Request For Proposal. Estes são os significados das siglas RFI e RFP, respectivamente. Em português, podemos traduzir para Solicitação de Informação (RFI) e Solicitação de Proposta (RFP).
O RFI é um documento redigido por empresas que querem adquirir determinada solução, mas que ainda não entendem direito o funcionamento do produto ou serviço prestes a ser adquirido.
Por exemplo:
Uma organização que deseja implementar um sistema de CRM poderia utilizar uma RFI para conhecer melhor os benefícios que um software de CRM pode trazer para os negócios e as opções disponíveis no mercado.
Esse documento de RFI é então encaminhado aos potenciais fornecedores a fim de obter maiores informações sobre o setor e os serviços. Os potenciais fornecedores respondem às perguntas iniciais sobre suas soluções e “quebram o gelo” com a empresa interessada.
O principal objetivo de uma Solicitação de Informação é afunilar os fornecedores em potencial, apresentando questionamentos para coletar informações mais abrangentes.
Já a Solicitação de Proposta é redigida e enviada após a primeira peneira de possíveis fornecedores. Com base nas informações coletadas pela RFI, a lista de candidatos se reduz ainda mais com a RFP.
Geralmente, a RFP é mais detalhada que a RFI e contém requisitos mais precisos. A empresa deve expressar quais as suas necessidades e seus objetivos de negócio.
Na RFP, o potencial fornecedor precisa ter uma noção do que a empresa precisa de fato para que ele possa preparar uma solução personalizada, tendo como base os problemas e necessidades reais do seu futuro cliente.
Ou seja, enquanto o RFI é enviado a vários fornecedores, o RFP é distribuído após o leque de fornecedores em potencial ter sido pesquisado e reduzido.
Ter um banco de dados de RFP pode te ajudar bastante a otimizar o tempo necessário para encontrar bons fornecedores.
Veja algumas dicas de como elaborar uma RFP de um ERP neste vídeo do canal Mestre do ERP:
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5 dicas de como elaborar uma RFP e uma RFI
Agora que você já sabe o que é RFP e RFI, confira a seguir 5 dicas de como elaborar esses documentos para a sua empresa.
1 – Deixe claro seus objetivos
Os fornecedores em potencial precisam saber quais objetivos você pretende alcançar com as soluções que eles têm a oferecer.
2 – Explicite suas limitações
Quais as suas limitações em relação à aquisição desse novo produto ou serviço? Existem prazos a serem cumpridos? Há alguma restrição orçamentária?
Isso vai ajudar o fornecedor a te entender melhor e ser mais assertivo na proposta.
3 – Estabeleça um cronograma
Para selecionar um novo fornecedor, procure estabelecer um cronograma. Isso vai evitar que o processo de seleção se arraste por mais tempo que o necessário.
4 – Seja específico em relação às suas exigências
Quais as características os produtos ou serviços que você procura devem ter? Seja específico quanto às suas prioridades e exigências relacionadas à aparência, funcionalidades, integração, suporte etc.
5 – Faça perguntas abertas
Na hora de redigir sua RFI, dê preferência a perguntas abertas. Isso possibilita aos fornecedores em potencial explicar melhor suas soluções
Ficou claro o que é RFP e RFI e como elaborar esses documentos? Então que tal colocar em prática na sua empresa tudo o que você aprendeu neste artigo?
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