Malefícios de acompanhar indicadores em Excel: 7 motivos para evitar essa ferramenta em sua empresa

O Excel é uma ferramenta muito fácil de usar e extremamente difundida nas empresas. Mas você já parou para pensar nas desvantagens de acompanhar indicadores em Excel?

Durante muitos anos, o Excel foi a ferramenta preferida dos gestores para acompanhar os indicadores de desempenho dos dos negócio. Muitos chamavam essa ferramenta, ironicamente, de “Excel Resource Planning”, em alusão a um sistema ERP de verdade.

No entanto, com os avanços da tecnologia e a transformação digital, novos softwares e plataformas foram criadas, oferecendo mais vantagens do que um dos protagonistas do pacote Microsoft Office.

Neste artigo, você vai conferir quais são os principais malefícios de acompanhar indicadores em Excel. Continue a leitura e veja nas próximas linhas as desvantagens dessa ferramenta e por que você deve excluí-la da sua rotina de gestão, quando se trata de acompanhar indicadores.

Leia também: Gráficos para indicadores de desempenho: 7 exemplos e 7 dicas de como construí-los e interpretá-los

Independentemente de usar Excel ou outros softwares mais apropriados, você sabe como fazer uma boa gestão de indicadores de desempenho?

Então, confira este vídeo de nosso canal no YouTube:

7 malefícios de acompanhar indicadores em Excel

1 – Segurança de dados muito limitada

A gestão de indicadores em Excel tem como uma de suas desvantagens a pouca segurança dos dados inseridos nas planilhas.

No Excel, os dados correm mais risco de serem apagados, alterados ou de ficarem inacessíveis caso o arquivo se corrompa. Isso pode gerar problemas sérios com fornecedores, clientes e até mesmo com a  fiscalização, acarretando prejuízos enormes para a empresa.

Um software mais moderno que o Excel faz o backup automático das suas planilhas e salva tudo na nuvem. Assim, você não corre o risco de perder tudo nem precisará gastar uma fortuna tentando recuperar dados importantes.

Zelar pela segurança dos dados da empresa é essencial; e o Excel não é a melhor para essa finalidade.

2 – Diminuição nos índices de produtividade das equipes

Um dos pontos negativos do Excel é que ele coloca em risco a produtividade das equipes. Isso porque ficar atualizando manualmente diferentes planilhas demanda muito tempo dos colaboradores, que poderiam estar se dedicando a outras atividades que agregam mais valor para o negócio.

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3 – Aumento na incidência de erros

Junto com a diminuição da produtividade, um dos principais malefícios de acompanhar indicadores em Excel é a maior probabilidade de erros.

Neste terceiro item da nossa lista de pontos negativos do Excel, o preenchimento manual de dados aumenta as chances de falhas humanas, as quais podem custar muito caro para o seu negócio.

Dentre os erros mais cometidos, podemos citar a inserção de informações equivocadas e o esquecimento do colaborador em colocar algum dados importante.

4 – Limitações para centralizar os dados

No Excel, você enfrentará certa dificuldade caso queira centralizar diferentes dados. Na hora de elaborar um relatório para o cliente ou para alguma auditoria, todo o trabalho deverá ser feito manualmente, o que é claramente uma das desvantagens de fazer a gestão de indicadores em Excel

A utilização da plataforma da Microsoft torna o processo de análise mais difícil, pois será necessário consultar diferentes planilhas até conseguir colocar os dados mais relevantes em um só lugar.

Soluções mais modernas permitem gerar relatórios, gráficos e dashboards com poucos cliques, otimizando tempo e esforços.

Saiba mais: 5 dicas iniciais de como fazer análise de dados de maneira clara e assertiva

5 – Muitas fórmulas para trabalhar os dados

A grande quantidade de fórmulas que o usuário precisa saber para utilizar melhor os recursos do Excel é considerada uma das desvantagens de acompanhar indicadores no Excel.

Existem mais de 70 funções nessa plataforma que permitem análises mais avançadas. Já imaginou ter que decorar tudo isso?

Pequenos erros na hora de inserir linhas, colunas ou fórmulas podem comprometer a planilha como um todo.

6 – Pouco espaço para trabalhar os dados

Outro aspecto que entra para a nossa lista de pontos negativos do Excel é a limitação de espaço para trabalhar os dados.

Uma planilha do Excel não pode ter centenas de linhas e colunas, o que leva o usuário a criar outras planilhas. Isso dificulta a organização e a visualização dos dados e aumenta as chances de erros.

Confira: Ferramentas de análise de indicadores e resultados: 8 dicas para visualizar melhor seus dados e obter insights valiosos

7 – Dificuldade de integração

Encerrando a nossa lista de malefícios de acompanhar indicadores em Excel, temos a dificuldade de integrar dados de outras plataformas. Geralmente, é mais fácil fazer essa integração entre os programas do pacote Microsoft Office; importar dados de outras plataformas é mais difícil.

Isso limita as análises dos dados e compromete a organização dos mesmos.

Essas foram as nossas 7 principais desvantagens de acompanhar indicadores em Excel.

Apesar de essa ferramenta ainda ser utilizada em muitas empresas, ela vem se tornando cada vez mais obsoleta, principalmente se a compararmos com soluções mais modernas disponíveis no mercado.

As atualizações do Excel não acrescentam muita coisa.

Por isso, tendo em vista os malefícios de acompanhar indicadores em Excel citados aqui, que tal abandonar essa ferramenta e automatizar as suas planilhas?

Faça isso para otimizar o trabalho dos seus colaboradores e ter acesso a análises mais completas.

Veja mais: Ferramentas para análise de indicadores de desempenho: 7 dicas para monitorar e melhorar os resultados da sua empresa

Ao usar a ferramenta certa, você pode contar com um business intelligence de qualidade em seu negócio.

Você conhece o BI? Então confira mais este vídeo:

O STRATWs One é um software especialmente desenvolvido para acompanhar seus indicadores de desempenho, por isso, é o mais indicado para o seu negócio.

Aliás, ele já conquistou mais de 160 mil usuários, em mil empresas.

Entenda porque conferindo algumas de suas vantagens:

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• Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos;
• Gerenciar riscos e analisar cenários;
• Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
• Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
• Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
• Compartilhar informações com agilidade e transparência.