Gestão de Reuniões: como o software pode contribuir para sua rotina de trabalho
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O Gestão de Reuniões é um módulo do Stratws One que pode contribuir muito para sua rotina. Neste artigo, vamos apresentar diversas situações presentes no dia a dia e funcionalidade que podem ser solucionadas com o uso do software desenvolvido pela Siteware.
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Confira os benefícios do módulos Gestão de Reuniões
Agendar reunião
As reuniões fazem parte da rotina de qualquer profissional e são realizadas com frequência. Agora, pare e pense em quanto tempo você leva para planejar um encontro de trabalho.
O agendamento, por exemplo, requer organização e atenção aos dias da semana e horários.
O Gestão de Reuniões organiza para você, de maneira simples, todas as informações necessárias ao agendamento de uma reunião. Dentre elas, estão:
- Objetivo da reunião
- Data e Horário
- Local
- Assuntos que serão tratados
Propor pauta
A definição prévia dos temas a serem tratados proporciona uma economia absurda de tempo. E, se os participantes convocados para o encontro já tiverem domínio sobre a pauta, todos ganham, além de tempo, praticidade e dinamismo.
Esse alinhamento pode ser facilmente alcançado com o auxílio do Gestão de Reuniões. Vamos recapitular todos os benefícios obtidos a partir da proposição da pauta da sua reunião utilizando esse software?
- Economia de tempo
- Reuniões práticas
- Encontros dinâmicos e organizados
- Alinhamento entre os participantes
- E o melhor, tudo isso sem grandes esforços e preocupações!
Convocar participantes
Nesse momento você deve estar se perguntando: como convocar os participantes e repassar essas informações a todos?
Não será por telefone, e-mail e, muito menos, pelas redes sociais. Você realizará esse convite de forma profissional, disponibilizando todas as informações relevantes.
Isso mesmo, com o Gestão de Reuniões a convocação é feita de uma maneira completa. Além disso, automaticamente, você saberá se seu convite:
- Foi aceito
- Está pendente
- Foi recusado
- Não foi enviado
Agora, basta aguardar a data e o horário marcado para que a reunião comece de fato e os temas sejam discutidos entre os participantes.
Preparar e aprovar a ata
As decisões tomadas em um encontro profissional precisam ser documentadas, não só para disseminação entre os envolvidos, mas também para consultas futuras.
O Gestão de Reuniões possibilita a geração de uma ata online, prontamente acessível a todos os convidados.
O preenchimento da ata pode ser realizado durante a reunião para que nenhuma informação se perca. Esse recurso garante o alinhamento de todos os interessados no assunto abordado.
Atribuir tarefas e contribuir para sua rotina de trabalho
Para que as demandas sejam solucionadas de fato, é necessário atribuir a responsabilidade de determinadas tarefas aos componentes da equipe, participantes ou não da reunião.
Com o Gestão de Reuniões, a distribuição dessas atividades pode ser feita imediatamente e de forma organizada, permitindo que cada pessoa tenha conhecimento de suas obrigações e do prazo estipulado para realizá-las.
Monitorar o status das tarefas
O software desenvolvido pela Siteware também monitora a execução das tarefas. É possível ter acesso à situação atual de cada tarefa por meio de um gráfico de porcentagem.
Comece agora a utilizar essa ferramenta e comprove todos os benefícios. Clique e conheça a solução para Gestão de Reuniões do Stratws One.
