Reuniões

Saiba como evitar reuniões longas com 3 dicas incríveis

Saiba como evitar reuniões longas com 3 dicas incríveis

Publicação : 12/07/2019

Por Luiza Andrade

5 min

reuniões longas
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Você está cansado de participar ou de fazer reuniões longas, que parecem praticamente intermináveis?

Se este é o seu caso, é importante ficar atento. De acordo com um levantamento da Harvard Business Review, CEOs ocupam mais de 70% de todo o seu trabalho em reuniões. E não é necessário ser C-level para ser atingido pela desmotivação que as reuniões excessivas trazem.

Então, o que fazer? Continue lendo para conhecer nossas dicas!

CEO, CTO, CFO e tantas outras siglas corporativas: você sabe o que elas significam?

Reuniões longas são causadas por mau planejamento

Os gestores planejam as reuniões cuidadosamente, desde a data até a ordem de fala dos participantes. Mas uma coisa que frequentemente é ignorada é a lista de presença.

Às vezes, parece mais fácil para quem está organizando convidar uma equipe inteira (ou várias!) para garantir que as pessoas certas estejam lá e para não deixar ninguém se sentindo excluído.

Mas isso pode causar grandes problemas: algumas podem se sentir deslocadas por não conseguirem contribuir tão bem, outras podem participar de maneiras não relevantes e algumas podem achar que estão somente perdendo tempo.

Então, o que fazer quando você percebe que calculou mal e que existem pessoas demais na reunião?

Aqui estão 3 maneiras de lidar com esta situação. Mas antes, confira nosso infográfico com os 5Ps das reuniões produtivas:

reuniões longas

3 dicas para ter reuniões mais produtivas

  1. Mude o formato da reunião para corresponder ao número de participantes

Uma abordagem é seguir as diretrizes “8-18-1800”, que sugerem que o tamanho da reunião corresponda ao seu objetivo (ou vice-versa, se você convidou muitas pessoas).

De acordo com a estrutura, se você estiver tentando resolver um problema ou tomar uma decisão, não convide mais de oito participantes.

Enquanto isso, até 18 pessoas podem efetivamente participar de uma sessão de brainstorming, enquanto muitas vezes esse montante – até 1800 ou mais – pode ouvir atualizações ou compartilhamento de informações.

Assim, se o seu grupo for grande demais para o que você pretendia que fosse uma reunião de tomada de decisões, você pode adaptar o encontro e, em vez disso, abri-lo para fazer um brainstorming sobre um aspecto do problema que ainda não foi resolvido.

Reformular seu propósito pode te ajudar a salvar a reunião!

  1. Crie subgrupos

Outra maneira de gerenciar uma reunião com excesso de participantes é dividir a sala em subgrupos.

Por exemplo, numa reunião de brainstorming é possível dividir a sala para criar grupos menores para a discussão de ideias. No final, cada grupo pode nomear um membro para ser o líder. Este será o relator do progresso ao público geral, tornando a reunião mais organizada e eficiente.

Dependendo das circunstâncias, essa estratégia também pode servir como um rápido exercício de desenvolvimento de liderança.

  1. Encurte ou cancele a reunião

Dada a abundância de reuniões no mundo corporativo, poucas pessoas se importam quando uma é mais curta do que o previsto. Então, reduzir o tempo é outra maneira de gerenciar um encontro superlotado.

Se, depois de considerar as alternativas acima, você temer que sua reunião seja um desperdício de tempo, você pode considerar cancelá-la completamente. Você sempre pode se reunir com um grupo menor e mais administrável depois.

É claro, isso só funciona se você conseguir retirá-lo do calendário em tempo, de modo que não cause desconforto para colaboradores que já tenham se programado. Além disso, é importante não tornar o cancelamento de reuniões um hábito, pois isso impacta diretamente sua reputação.

Portanto, use essa estratégia com moderação.

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Conteúdo adaptado daqui

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