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Dicas para uma boa reunião de trabalho: 5 passos para ter os melhores resultados na prática

CONTEÚDO

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Dicas para uma boa reunião de trabalho

CONTEÚDO

Cansado de reuniões chatas, demoradas e improdutivas? Siga nossas dica e você vai encontrar a solução para esse problema.

Pense assim: por qual motivo as empresas costumam fazer reuniões? Bom, no geral, elas são destinadas aos momentos que demandam aumentar a produtividade e a eficiência na empresa. E, por essa importância, muitas pessoas buscam por dicas para uma boa reunião de trabalho, que realmente traga resultados.

Quando todos estão na mesma sintonia e conscientes do que deve ser feito, até mesmo as tarefas mais desafiadoras podem ser concluídas. Então, as reuniões são sim um componente importante para o trabalho em equipe de qualquer organização.

O objetivo central das reuniões, sejam on-line ou presenciais, continua com o mesmo foco: comunicar com clareza a todos participantes da reunião alguma informação relevante, ou solicitar a realização de um projeto, ou ainda a solução de um problema, para que se possam tomar decisões que levem sua organização adiante.

Mas a rotina de trabalho que vivemos hoje é outra. Nos encontramos presos a reuniões improdutivas, semana após semana. É por isso que preparamos uma lista com 5 dicas para uma boa reunião de trabalho.

5 dicas para uma reunião de trabalho trazer resultados e não amolação

1- Mantenha sempre o foco

A primeira das dicas para uma boa reunião de trabalho não poderia ser diferente: mantenha o foco na proposta da reunião. Se afastar durante sua fala do assunto em questão nas reuniões é altamente perigoso.

Embora a narração de histórias (também chamada de storytelling) possa ser de grande ajuda, exagerar nessa fuga pode afetar negativamente a duração da reunião e fazer com que alguns participantes percam o interesse. Por esta razão, é mais aconselhável guiar a reunião de acordo com os tópicos definidos.

Mas não é só contando histórias que se pode perder o foco da reunião. Há também a perda de foco ao falar sobre algo que está de fato na agenda. Alguns pontos podem resultar em muita discussão de um assunto em particular. E é seu trabalho fazer todos voltarem para o que é realmente importante, tomando as rédeas de reunião, de forma suave, é claro.

2- Trabalhe sempre a empatia

No dicionário, a palavra empatia mostra que ela é a capacidade de se colocar no lugar do outro e sentir as mesmas emoções, ideias e aprendizados que ele.

E já por essa definição podemos identificar que uma das boas dicas para uma boa reunião de trabalho funcionar é trabalhar a empatia.

Nesse caso, a empatia pode beneficiar as duas partes. Tanto a sua, que realiza a reunião e precisa identificar o que o público presente está sentindo em relação a ela, e também da ótica deles, que devem se colocar no seu lugar para entender bem aquilo que você está transmitindo.

“Interpretar cuidadosamente as pessoas também nos ajuda a entender os maiores conflitos dentro do grupo, muitas vezes ocultos”, escreve Annie McKee, autora do livro How to be happy at work, para o Harvard Business Review.

Isso mostra que essa pode ser também uma ferramenta importante para além da reunião de trabalho. Fazer dinâmicas que provoquem as pessoas a entenderem e praticarem a empatia pode ser um grande diferencial para o seu negócio.

3- Tenha sempre um espaço para perguntas

A sessão de perguntas e respostas é frequentemente deixada para o final de uma reunião, ficando com apenas alguns minutos para ela. No entanto, esse tempo é tão importante quanto o resto da reunião.

E é por isso que você deve atentar bem para essa que é mais uma das dicas para uma boa reunião de trabalho dar certo.

Para garantir o engajamento dos participantes, considere estender a sessão de perguntas e respostas por um período um pouco maior, mas bem controlado. Você pode até considerar mudar o formato geral, com uma pequena introdução na reunião, seguida por um período de perguntas e respostas mais longo.

Dependendo do tipo de reunião, isso pode criar um ciclo virtuoso e ajudar a ter uma equipe entusiasmada. Até mesmo uma dinâmica de grupo pode ajudar nesse momento.

Outra dica é coletar as perguntas sobre o assunto com antecedência. Isso pode ajudar em vários níveis: o gerente pode planejar sua palestra com mais eficiência e a equipe terá tempo para considerar ideias em vez de se esforçar para fazer perguntas no final.

4- Recapitule antes de terminar

Quando a reunião estiver prestes a terminar, peça a todos que recapitulem os itens de ação que serão responsáveis por implementar.

Essa é uma maneira de garantir que todos entendam quem está lidando com o quê e mostra a necessidade de acompanhar toda a reunião de maneira atenta.

Essa clareza extra é muito útil quando você não consegue ver expressões faciais ou linguagem corporal favorável durante a reunião. Por isso, fique atento a todos para saber o que se passa no ambiente naquele momento. E se não conseguir identificar isso: pergunte!

5- Aprenda com os erros das reuniões anteriores

Aprenda a melhorar as reuniões de negócios da sua empresa analisando as apresentações anteriores. Concentrar-se no que você fez de errado na última vez pode ser um caminho certeiro para ter reuniões produtivas no futuro.

Outra ideia é pedir feedback das pessoas que participaram da reunião e seguir com suas sugestões de melhoria. Lembre-se que essa é uma das dicas para uma boa reunião de trabalho que não pode ficar de fora da sua lista.

Quer mais dicas para uma boa reunião de trabalho produtiva?

Acompanhe nosso vídeo:

Seguir as dicas para uma boa reunião de trabalho é o segredo

Muitas pessoas ainda acreditam que ótimas reuniões possuem um grande segredo por trás para se conseguir atingir esse resultado. Mas a verdade é que a prática ajuda muito a identificar quais os pontos positivos e negativos feitos de cada reunião.

Então, a chave para o sucesso é justamente isso: siga as dicas para uma boa reunião de trabalho apresentadas acima que logo você vai conseguir colher os frutos dessa estratégia e acabar com aquelas reuniões intermináveis, chatas e improdutivas.

Dicas para uma boa reuniao de trabalho

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Baixe este infográfico gratuito e veja mais dicas para reuniões mais produtivas

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