Exemplos de redução de custos nas empresas: comece analisando seus processos

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Não adianta melhorar seus ganhos e ter excelentes estratégias de vendas, se seus custos também estão aumentando. Em tempos de crise econômica, diminuir os gastos da empresa se torna ainda mais necessário – o que pode levar a medidas desesperadas e nem sempre, efetivas.

Por isso, é muito importante conhecer alguns exemplos de redução de custos nas empresas que poderão ser aplicados em seus negócios.

Você sabe qual é a primeira medida a ser tomada quando se busca a redução de custos nas empresas?

Por que a redução de custos é importante em uma empresa?

O crescimento de uma organização depende não somente do quanto ela arrecada com seus produtos ou serviços, mas também o quanto gasta.

Uma empresa pode vender muito e agradar seus clientes, mas, se seus custos ultrapassarem (ou forem muito próximos) os valores arrecadados, ela não crescerá.

Por isso, quando falamos em reduzir custos, parece que esse é um dos principais objetivos de toda empresa. Mas não basta sair realizando cortes sem um planejamento adequado.

Antes de qualquer coisa, você deve se perguntar:

• Eu realmente conheço os custos de meu negócio?
• Qual o impacto que a diminuição de cada um deles teria sobre as nossas atividades?
• Poderia trazer consequências negativas? Ou positivas?
• Quais setores serão afetados e como?

Por isso, o primeiro passo antes de colocar em prática qualquer exemplo de redução de custos nas empresas é simplesmente esse: compreender profundamente a gestão de custos de seu negócio.

Afinal, não adiantará nada tentar diminuir os custos em atividades que não terão nenhum impacto, ou ainda modificar processos que resultarão na queda da qualidade de seus produtos.

Afinal, o que são custos?

É preciso entender que custos e despesas são conceitos diferentes.

As despesas são aqueles gastos necessários para que uma empresa siga funcionando, ou seja, salários da administração, propaganda, marketing, etc.

Já os custos estão associados à entrega de seus bens e produtos finais, tais como aquisição ou produção de mercadorias, matéria-prima, mão-de-obra, energia elétrica, depreciação de máquinas, impostos, entre outras.

Os custos ainda se dividem entre custos fixos, aqueles que não dependem da quantidade produzida pela empresa e variáveis, e os que oscilam de acordo com a produção (compra de matéria-prima, desgaste das máquinas, gastos com combustível para entregas etc.).

Analise seus processos

Antes de apresentarmos alguns exemplos de redução de custos nas empresas, vale lembrar que todos eles só devem ser efetuados depois da análise dos processos aos quais se relacionam.

A análise de processos permite detectar atrasos, gargalos e desperdícios e, assim, diminuir alguns custos na empresa, entre outras providências.

Em nosso blog, já publicamos diversos posts que ajudam a fazer a análise de processos, confira alguns deles antes de prosseguir a leitura:

• Melhores sua gestão imediatamente: aprenda como fazer PDCA passo a passo
• O que é ciclo DMAIC e como utilizar?
• O que é e como fazer um diagrama de Ishikawa?
• Passo a passo do FCA: fato, causa, ação

10 exemplos de redução de custos nas empresas

Você vai notar que os primeiros exemplos de redução de custos nas empresas de nossa lista são bastante intuitivos, mas, mesmo assim, estude o impacto dessas reduções na qualidade dos processos envolvidos.

1- Telefonia e internet

Esses são dois custos fixos (dependendo od ramo da empresa) essenciais para qualquer negócio funcionar hoje em dia.

Por isso, você pode se perguntar antes: Será que é possível gastar menos nessas opções? A resposta é sim! É preciso analisar as necessidades (qual a velocidade de internet que precisa? As ligações são mais interurbanas ou locais?) e realizar pesquisas de planos que se adequem.

Não deixe de analisar as opções disponíveis em várias operadoras. Dê preferência ainda a planos corporativos, que são opções mais econômicas.

É possível ainda utilizar a tecnologia a seu favor: você pode optar por ligações por aplicativos como WhatsApp, Skype  ou Viber. Mas cuidado para que essas alternativas não encareçam muito sua internet.

Faça as contas e compare qual opção será mais vantajosa.

2-  Contas de água e energia

Essas contas costumam ter valores bastante significativos e também são essenciais. Por isso, diminuir seus valores é considerado um dos bons exemplos de redução de custos nas empresas.

É possível diminuir os custos investindo em torneiras e descargas mais econômicas, substituir as lâmpadas incandescentes pelas de LED ou fluorescentes, além de desligar aparelhos não utilizados, como impressoras e monitores (evite deixá-los em stand by) ou até mesmo instalar sensores que ativam a luz somente quando há alguém no ambiente.

Esse tipo de medidas simples, quase banais e de investimento baixo, podem ter um efeito significativo.

3- Papel e impressões

Mesmo com o uso cada vez menor de impressões em papel, há documentos que às vezes precisam estar fisicamente em mãos.

Nesses casos, faça a impressão utilizando os dois lados da folha, o que economizará papel. Busque ainda digitalizar documentos e abuse de ferramentas colaborativas online de compartilhamento, como o Google Drive, Dropbox ou OneDrive.

4- Dívidas e tarifas bancárias

Procure renegociar possíveis dívidas e tarifas bancárias com os seus credores e bancos. Essa pode ser uma alternativa para diminuir taxas de juros.

Mas, atenção! É imprescindível estudar previamente se a empresa terá condições financeiras de lidar com as novas condições negociadas.

5-  Estoque

Analise e determine quais produtos estão com estoque parado e diminua sua produção. Ter um estoque parado leva a perdas financeiras, já que as mercadorias ocupam espaço e podem até mesmo estragar com o tempo.

Se já não faz isso, use softwares que auxiliam no controle de estoque.

6-  Troque de fornecedores

Se não for possível trocar, ao menos faça uma pressão sobre eles, indicando que já faz algumas compras com os concorrentes deles e que você precisa de uma redução nos preços, mais prazo, bonificação em produtos etc., ou será forçado a trocar de fornecedores.

7-  Planejamento

Para adotar qualquer desses exemplos de redução de custos nas empresas, é primordial realizar um planejamento.

Estipule metas mensais, semestrais, anuais ou o período que melhor se encaixa em sua situação, mas evite atuar sem ter realizado muitas análises e pesquisas sobre seus negócios e as metas que deseja atingir.

Nenhuma estratégia deve ser colocada em prática antes de passar por ferramentas de planejamento estratégico.

8-  Demissão e Contratação de funcionários

Os dois processos geram custos à empresa: gastos com treinamentos, adaptação do funcionário novo e direitos trabalhistas, para o demissionário.

Por isso, apenas contrate se o cargo oferecido é realmente essencial no momento. E, caso a função não corresponda a uma atividade rotineira da empresa, contratar funcionários terceirizados pode ser uma melhor opção.

No caso de demissão, também é muito importante uma análise detalhada dos casos. Defina se os custos envolvidos com a rescisão de contratos são realmente vantajosos.

Considere ainda o tempo que um novo funcionário levará para ser treinado ou como você irá reconfigurar a equipe com a ausência de um colaborador.

9-   Reduzir custos de logística e frete

Ao comparar fornecedores, não leve em consideração apenas os valores das mercadorias. Estude os gastos relacionados a logística e ao frete, que poderão encarecer o preço que pareceu atrativo no primeiro momento.

10-  Ajuda da equipe

Por fim, caso sua empresa precise reduzir custos, informe sua equipe sobre essa necessidade. Juntos, os colaboradores podem colocar em prática várias formas de economizar, seja desligando aparelhos não utilizados, como digitalizando documentos, etc.

O importante é informá-los para que os objetivos sejam compartilhados e se tornem mais fáceis de atingir.

Veja abaixo os 5 primeiros itens da lista para fixar bem as ações necessárias para conseguir economizar!

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