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  Gestão Estratégica

Como fazer uma boa gestão de compras na construção civil?

Como fazer uma boa gestão de compras na construção civil?

Publicação: 05/05/2022

Por David Pedra

13 min

Para se manter um bom gerenciamento de projetos, é preciso que as construtoras se preocupem frequentemente com alguns pontos específicos como, qual será o orçamento total da obra, a forma que o cronograma de atividades será distribuído e controlado e, claro, como está o andamento do projeto e como ele têm sido desenvolvido.

Isso seria o ideal para manter o bom andamento das obras, mas nem sempre isso é possível. Muitas vezes a rotina dentro da obra pode mudar todo o planejamento, principalmente quando um elemento fundamental para o controle dos processos é visto como menos importante: a gestão de compras.

A gestão de compras na construção civil é um dos princípios básicos para que um projeto seja bem executado. Lembre-se sempre que toda aquisição, seja ela a mais básica ou a mais necessária, implica o uso de recursos que podem fazer falta lá na frente. A má organização na hora das compras, pode causar desperdícios e prejuízos inestimáveis.

Os gastos dentro da construção civil envolvem uma série de fatores que vão muito além do que apenas decidir entre opção x ou y. São produtos que requerem um investimento alto e para evitar grandes prejuízos, é necessário manter uma gestão de compras eficiente, analisando aspectos como preço, validade, qualidade dos materiais, entre outros.

No artigo de hoje, vamos te mostrar como uma boa gestão de compras pode fazer total diferença tanto para o seu financeiro, quanto para os processos da empresa como um todo. Além de, é claro, dar algumas dicas de como construir uma boa gestão e como montar um cronograma de suprimentos eficaz para construção civil.

Veja algumas perguntas vamos responder neste artigo:

  • Qual a real importância de uma boa gestão de compras na construção civil?
  • Como compor um bom setor de compras da empresa?
  • Como fazer um gerenciamento eficaz?
  • Quais tecnologias estão presentes no setor de compras?
  • Como elaborar um cronograma de suprimentos?

Confira!

Como funciona o setor de compras de uma construtora?

Antes de iniciar qualquer planejamento de processos ou gestão, você deve se certificar que os projetos só sejam iniciados depois que os recursos para sua execução completa e plena sejam devidamente identificados. Afinal, com recursos limitados ou inexistentes para desenvolver 100% do projeto, você não conseguirá avançar e muito menos terminá-lo.

Ou seja, fica claro que a gestão de compras na construção civil é um dos pontos mais importantes dentro de uma organização e que exige maior atenção dos seus gestores, já que os materiais que são adquiridos possuem um custo alto e, na grande maioria das vezes, são comprados em grandes volumes pelas construtoras.

Perder o controle das compras impacta todos os processos dentro de uma empresa e são nos pequenos detalhes que as construtoras acabam tendo dificuldade em fechar as contas. Gastos que parecem desnecessários que, parecem inofensivos, acabam impactando negativamente na receita da empresa.

É basicamente esse o funcionamento do setor de compras de uma construtora. Os indicadores de estoque ajudam nesse processo, pois facilitam o monitoramento dos produtos disponíveis na empresa. O STRATWs One, software desenvolvido pela Siteware, oferece painéis de indicadores visuais e diversas ferramentas.

4 dicas de como gerenciar um setor de compras

Garantir as melhores condições para a gestão de compras na construção civil é possível e pode ser mais fácil do que parece, com um pouco de organização e planejamento estratégico, é possível ver seu negócio crescer, aumentar os lucros e oferecer a máxima qualidade aos usuários.

Isto posto, podemos seguir para o funcionamento desse setor propriamente dito. Vamos dar 4 dicas simples, mas essenciais, que vão garantir eficiência e vantagens para a sua empresa desempenhar uma melhor gestão de materiais na construção civil. Confira!

1. Invista em tecnologia e automação de processos

Uma pesquisa realizada pela SAP SE em colaboração com a Oxford Economics mostrou que 49% dos gestores na área de suprimentos ainda tomam decisões baseados em análises de dados manuais. O que é um erro lastimável, já que atualmente existem uma série de softwares que automatizam os dados e facilitam esse processo.

Automatizar alguns processos, além de melhorar consideravelmente a gestão de suprimentos na construção civil, reduz as chances de erro e desperdícios quase que em 100%. A aquisição de matéria-prima desse setor é complexa e específica, e só acontece de maneira vantajosa quando é, alinhada à todas as etapas do projeto, bem controlada.

Para isso, faça o uso de ferramentas de integração, com softwares e planilhas específicas que podem oferecer controle de custos gerados por esse setor, criação de cronogramas e controle de estoque, otimização de compras, além de te mostrar qual está sendo o retorno obtido a partir disto. 

2. Saiba exatamente quais são as necessidades do projeto

Esse parece meio óbvio, mas nem sempre é seguido. Alguns gestores iniciam seus projetos sem estabelecer quais são os objetivos com aquela ação, quais serão os gastos, como ele irá impactar no dia a dia organizacional, entre outras variáveis que precisam e devem ser consideradas durante o planejamento inicial.

E é exatamente essa a função do compras na administração de obras, identificar mais facilmente quais serão os materiais necessários, da mão de obra e maquinário. Além de, é claro, saber quais pedidos já foram feitos, quais precisam ser projetados e quais já foram entregues.

O primeiro pensamento que você pode ter nessa etapa do projeto é “Mas eu já utilizei os mecanismos de automação, o que fazer agora?”, aqui é o momento de definir a ordem que os suprimentos designados pela sua ferramenta de automação vai definir como essencial, além de saber qual é o momento ideal para trazer insumos extras para o canteiro de obras.

Levando em consideração, é claro, informações como: o espaço onde os produtos serão armazenados, ordem de utilização destes, o que pode ser comprado com antecedência visando o melhor preço, etc.

3. Organize seus processos

O próximo passo para manter uma boa gestão de materiais na construção civil é criar um sistema de organização eficaz, o que vai facilitar os seus processos. Você pode dividir essa organização em 5 passos básicos.

  • Orçamentos: onde você vai cotar e ter uma tabela de preços com todos os valores que o mercado oferece para o seu setor. Atualize essa lista com frequência e saiba o momento certo de adquirir esses materiais.
  • Solicitação: aqui você controle quais pedidos foram feitos, com todos os dados do fornecedor e da entrega. Incluindo data, valor ou qualquer outro dado relevante.
  • Conferência de aprovação: é sempre importante saber qual é o status de sua compra. Se o pedido já foi feito, quando será entregue e toda a etapa desde a compra, até a entrega do insumo.
  • Negociação: qual foi a negociação com o seu fornecedor? Foram concedidos descontos? Condições especiais? Detalhe tudo isso no planejamento desse projeto, essas informações podem trazer uma vantagem de negociação mais para frente. 
  • Ordens de compra: sempre tenha acesso às ordens de compra, esse documento pode ser outra forma de negociar compras para projetos futuros, além de facilitar o controle do orçamento e prazos.

4. Busque parcerias com seus fornecedores

Depois de alguns projetos colocados em prática e alguns anos de experiência, os seus gestores passam a saber exatamente quais são as necessidades da sua obra, então fica mais fácil de saber quais são as compras necessárias e o que precisará ser reposto ao longo dos próximos projetos. 

Para que não precise fazer pesquisas intermináveis e longas todas as vezes, busque fechar parcerias com os seus fornecedores. Nas pesquisas iniciais você já conseguiu identificar aqueles que têm os melhores preços e estão mais abertos às negociações, então, reúna alguns fornecedores com quem já tenha uma boa relação e ofereça uma parceria.

Esse tipo de negócio é vantajoso para ambos os lados, já que a construtora consegue melhores preços e o fornecedor garante uma segurança na recorrência de suas vendas. Além de, é claro, gerar uma relação de confiança imensurável para o mercado, o que flexibiliza aspectos como prazos e condições de pagamento.

como fazer uma gestão de compras

Cronograma de suprimentos

Grande parte das empresas utiliza seus computadores apenas para atividades administrativas ou burocráticas da empresa, mas a avaliação constante dos fornecedores é uma ação importantíssima para uma boa gestão de suprimentos na construção civil, já que esse é um dos setores que mais tem investido os recursos financeiros da empresa.

Pensando nisso, existem alguns critérios importantes a serem analisados e que podem te ajudar na tarefa de como fazer um cronograma de suprimentos na construção civil de qualidade. São eles:

  • Buscar referências com empresas que já tenham adquirido produtos dos seus fornecedores;
  • Avaliar os documentos e histórico da empresa, como contrato social, registro de funcionários, etc.
  • Enviar a chamada ‘carta-convite’ para o fornecedor, o convidando a ser um dos parceiros da empresa. Nessa carta deve conter especificações como: quais são as expectativas da empresa com essa parceria, as especificidades dos processos, etc.
  • Criar   um mapa de cotação, onde a empresa fala sobre seus requisitos básicos para aquisição desses insumos como prazo de pagamento, qualidade, prazo de entrega, etc.

Depois de analisar todos esses aspectos, ficará mais fácil escolher um fornecedor ideal. Será aquele que melhor atender a todos esses requisitos. Lembrando que essa avaliação continua acontecendo mesmo depois do negócio ser fechado. 

E aí outros critérios são avaliados, de acordo com o desempenho da empresa, são eles:

  • Produto entregue dentro dos parâmetros de qualidade pré-estabelecidos;
  • Prazo de entrega cumprido;
  • Atendimento pós-venda;
  • Resolução de conflitos;
  • Emissão de nota fiscal.

Cultive uma boa gestão de compras na construção civil

Agora ficou mais fácil de entender qual é a função do compras na administração de obras não é? Lembre-se de que esse é o setor mais importante da empresa, é ele que vai determinar quais são os gastos que precisarão ser feitos e qual será o retorno obtido através deles.

Para te ajudar nessa tarefa a Siteware tem a solução perfeita,  com a ajuda do software de gestão de performance corporativa STRATWs One, que te ajuda na criação, acompanhamento e divulgação de indicadores que servirão como base para criação de uma boa gestão de compras. Com transparência e agilidade!

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