O uso de indicadores de desempenho nos tratamentos de desvios de qualidade

Os indicadores de desempenho (ou KPIs) servem para direcionar a atuação da gestão em vários sentidos. Quando o assunto é o tratamento de desvios de qualidade, eles são ainda mais cruciais porque ajudarão a garantir resultados melhores para o empreendimento.

Ao mesmo tempo, os indicadores, por si só, não resolvem o problema. Medi-los é só a primeira etapa do caminho, sendo necessário agir corretamente com as informações que eles oferecem. Nesse sentido, muitos gestores aproveitam a oportunidade incorretamente, levando à persistência da questão.

Para entender melhor a relação que existe entre esse acompanhamento e o tratamento, continue lendo:

Qual é o papel dos indicadores de desempenho (KPI) para evitar desvios de qualidade?

Mais do que apenas acompanhar os resultados, os indicadores de desempenho relacionados à qualidade são muito importantes para a identificação da existência de desvios de qualidade, antes de tudo.

A partir desse momento inicial, é possível se aprofundar nas questões relevantes, de forma a buscar tratamentos para os desvios.

Com isso, os KPIs trabalham, nesse cenário, das seguintes formas:

1- Identificação de riscos

Se um KPI demonstra que um equipamento tem pouca disponibilidade, provavelmente significa que ele exige que uma manutenção seja feita com urgência.

Além de esse quadro afetar diretamente a produtividade na empresa e a segurança, aumenta os riscos de ocorrer desvios cada vez maiores quanto à qualidade.

O mesmo serve para vários outros processos, como etapas logísticas ou de avaliação de produtos conformes. Sendo assim, a gestão pode identificar o que inspira maior cuidado na execução de tarefas.

2- Apontamento de gargalos e oportunidades

Além de identificar o que ameaça a qualidade, os indicadores de desempenho servem para apontar quais são os principais gargalos produtivos.

Na mesma situação anterior, o uso do equipamento pode ser um gargalo. Se ele for substituído por um moderno e em plena capacidade, há chances de que a qualidade ganhe consistência de atuação.

Assim, sua análise será precisa sobre quais pontos precisam de maior atenção e quais podem oferecer os maiores resultados.

3- Favorecimento da tomada de decisão

Quando o assunto é o tratamento de desvios de qualidade, as ações precisam ser planejadas e estruturadas em dados. A intenção é sempre conseguir efeitos melhores, então é preciso tomar cuidado para que a empresa não saia perdendo.

O uso de indicadores é positivo justamente porque oferece uma visão analítica da situação. Assim, torna-se possível decidir qual é a ação prioritária, o que já deu certo e o que deve ser modificado.

4- Consolidação da melhoria contínua

Mesmo quando os desvios ficam em níveis baixos, sempre há espaço para melhorar. Se, realmente, quiser conquistar resultados diferenciados, o objetivo deve ser atingir o desvio nulo.

Para tanto, é necessário implantar a melhoria contínua por meio da otimização de parâmetros de forma consistente.

Com o acompanhamento dos indicadores, a gestão tem muita visibilidade sobre as mudanças e consegue criar transformações de longo prazo. Além de tudo, é algo que permite que o empreendimento atinja patamares cada vez mais adequados.

Quais são os principais indicadores de desempenho (KPI) para utilizar?

A qualidade tem a ver com a conformidade de serviços, produtos ou processos. Ou seja, tudo o que não estiver dentro de uma faixa — que pode ser definida pela gestão ou pelo cliente — deve ser tratado.

Para que isso seja possível, é fundamental verificar os indicadores corretos. Embora um que demonstre a produtividade de uma equipe seja importante para otimizar recursos, ele não mostra qual é o efeito no que é produzido, por exemplo.

Ao mesmo tempo, os indicadores que são adequados para cada negócio dependem dos processos que são executados. No geral, os mais relevantes incluem:

• taxa de produtos dentro das especificações;
• taxa de entregas realizadas a tempo;
• eficiência na remoção de defeito;
• relação entre executado e planejado;
• número de reclamações dos clientes;
• efetividade de equipamento;
• custo de qualidade e outros similares.

Como usar os indicadores no tratamento de desvios de qualidade?

Para que o processo de correção seja efetivo, os indicadores precisam ser empregados da maneira certa, o que exige planejamento e estruturação. Algumas das práticas relevantes são:

1- Selecione o conjunto de KPIs

Nem todo KPI é relevante para uma organização — pelo menos, não no presente. Medir tudo, portanto, não é a melhor saída e só desperdiçará recursos.

Sendo assim, identifique quais são os indicadores que devem ser acompanhados e defina a prioridade de cada um, determinando quais são os mais importantes.

2- Defina objetivos e um plano de ação

Na sequência, faça uma medição de todos os que serão analisados e, a partir dos resultados, determine os valores desejados. Esses serão os objetivos com o tratamento de desvios.

Sabendo o que se deseja conquistar, é hora de definir um plano de ação. Ele deve incluir todas as estratégias necessárias para atingir os parâmetros desejados das métricas de desempenho. Além disso, deve prever um período de tempo para cada ação.

3- Use a tecnologia a seu favor

Ao mesmo tempo, fazer medições e comparar dados de forma estritamente manual não é o recomendado. Em vez disso, a tecnologia deve ser empregada.

Com o uso de dashboards, recursos específicos e muita comunicação interna, a análise dos indicadores fica melhor e precisa. Como consequência, o processo de tomada de decisão também sai favorecido.

4- Faça mudanças controladas

Por falar nessa etapa, a hora de fazer mudanças exige alguns cuidados especiais. É comum que os tratamentos de desvios exijam atuações em diversas frentes, mas se você alterar tudo ao mesmo tempo, não saberá o impacto de cada variável.

Portanto, o ideal é fazer mudanças controladas, identificando os dados e verificando quais ações devem ser seguidas dali em diante.

5- Acompanhe e otimize os resultados

Como a intenção é atingir a melhoria contínua, os indicadores de desempenho (KPI) precisam ser acompanhados de perto.

Defina intervalos de medição, análise e comparação e aproveite as informações para tomar novas decisões. Conforme forem ocorrendo as transformações, atualize os parâmetros em busca de resultados progressivamente melhores.

Compreendendo a relação e o uso dos indicadores de desempenho para o tratamento de desvios de qualidade, a empresa consegue atingir patamares melhores. Assim, os clientes ficam mais satisfeitos e a competitividade se eleva.

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E se quiser saber ainda mais sobre este tema, baixe este infográfico: Como usar KPIs para acompanhar os resultados e engajar seu time?