Software gerenciador Reuniões: saiba como essa ferramenta pode ser sua aliada nas reuniões

Sabemos que todo gestor ou líder de uma organização visa produtividade. Afinal, administrar bem o tempo é um dos requisitos básicos para lidar com tarefas diárias e cumprir a intensa rotina de trabalho.

Além disso, todo líder se preocupa com a delegação e controle de tarefas. Incluindo o acompanhamento das atividades realizadas pela equipe.

Com o intuito de ajudar os gestores, algumas ferramentas para reuniões foram criadas para tornar o expediente de trabalho mais produtivo e organizado. Esse é o caso do Gestão de Reuniões, o software de reuniões para ser seu aliado durante as reuniões.

Se você deseja conhecer mais sobre esse software para reuniões, confira abaixo o conteúdo exclusivo que preparamos para você.

Ele te ajudará a sanar todas as dúvidas quanto ao produto. Além de apresentar as vantagens de utilizar essa ferramenta para planejar, conduzir e documentar as reuniões!

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Antes de começar a leitura sobre controle de reuniões, confira este vídeo de nosso canal no YouTube, ele tem algumas dicas de como realizar reuniões produtivas:

Veja mais: Temas para reunião de equipe: 6 assuntos que valem a pena discutir com o grupo

Um software gerenciador de reuniões é mesmo necessário?

Definir pautas, convocar os participantes, marcar datas e horários, receber confirmações de presença, redigir a ata da reunião e depois compartilhá-la… é, fazer a gestão de reuniões pode não ser tão simples como se imagina!

Por isso, contar com um sistema para reuniões é algo bastante interessante para sua empresa.

Isso quer dizer que reuniões são complexas por natureza, isto é: são feitas exatamente para alinhar opiniões diversas. Assim, as pessoas entram com dúvida e ideias, compartilham seus pontos de vista, discutem e, depois disso, saem com coisas definidas para fazer em busca da realização de um objetivo.

E para que você faça isso de forma ágil e o menos “chata” possível, um bom software de controle de reuniões será de grande ajuda.

Mas o que deve ter um programa para reuniões?

Dê uma olhada no que oferece o gerenciador de reuniões da Siteware e conheça um dos melhores do mercado!

DICA: Como se preparar para reuniões mais efetivas em 4 passos

O Software para Reuniões da Siteware

O Gestão de Reuniões é uma ferramenta desenvolvida pela Siteware para gerir reuniões de todos os tipos, de forma simples e eficaz.

Esse produto possibilita ao gestor a definição e divulgação da pauta, a convocação dos participantes, a elaboração e aprovação da ata.

Além disso, é possível designar tarefas e monitorar sua execução, identificando prontamente eventuais pendências da equipe. Tudo isso num só ambiente.

Quer saber como funciona o Gestão de Reuniões? Assista ao vídeo abaixo e comprove os benefícios dessa ferramenta, confira!

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Conheça os benefícios de usar um gerenciador de reuniões

Um dos principais benefícios do Gestão de Reuniões é o acesso imediato aos assuntos da pauta por todos os participantes da reunião. Esse software de reuniões será seu aliado na hora de planejar e organizar reuniões e tarefas.

Nele, você poderá visualizar listar e delegar tarefas, além de acompanhar a execução das mesmas e entender quais ações demandam mais tempo e atenção.

Assim, torna-se fácil compreender as dificuldades enfrentadas pela sua equipe ou por um determinado profissional.

Quer saber mais vantagens do Gestão de Reuniões? Confira abaixo tudo que esse gerenciador de reuniões pode proporcionar:

• A ferramenta é aderente à metodologia Getting Things Done (GTD), já que ao documentar as tarefas e evitar possíveis esquecimentos, contribui  para o aumento da produtividade. Assim, os responsáveis se lembram de tudo que é necessário e cada um se concentra em executar o próprio trabalho;
• Convocação dos participantes de forma automatizada e ágil;
• Integração com serviços de agenda eletrônica, ou seja, ao marcar uma reunião no software, ela será incluída nas demais agendas;
• O software de reuniões possibilita a inclusão dos assuntos a serem discutidos na reunião para que todos os envolvidos tomem ciência. Isto é: a pauta da reunião é previamente divulgada;
• Elaboração da ata durante a reunião e sua aprovação eletrônica, se necessário. Assim, todos os detalhes já ficam documentados e as responsabilidades e tarefas decorrentes deles acordadas;
• Atribui tarefas aos componentes da equipe, participantes ou não da reunião e já promova uma tomada de ação imediata, sem perda de tempo;
• Compartilhamento simples e eficaz dos assuntos abordados com toda a equipe, após o fim das reuniões.

Veja mais: 15 dicas para ter mais produtividade nas suas reuniões

Assista o nosso vídeo abaixo com 5 passos para fazer reuniões mais assertivas e não deixar aquela sensação de tempo pedido.

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A Siteware criou o STRATWs One, um software de gestão de performance corporativa que, entre outras funcionalidades, também conta com um módulo de gestão de reuniões.

O STRATWs One já conquistou mais de 1.mil empresas e cerca de 160 mil usuários.

Conheça mais algumas de suas vantagens, além do gerenciador de reuniões:

• Criar e acompanhar KPIs de processos, projetos e pessoas;
• Compartilhar informações com agilidade e transparência;
• Usar a meritocracia e a gestão à vista para motivar e gerenciar equipes;
• Gerenciar riscos e analisar cenários;
• Facilitar a troca de informação e a comunicação entre departamentos;
• Focar na busca dos resultados que sua empresa procura alcançar;
• Integrar pessoas, operação e estratégia;
• Encontrar oportunidades de melhoria;
• Fazer a gestão de reuniões e do portfólio de projetos.

Se você quer mais dicas de como gerenciar reuniões, então baixe nosso infográfico gratuito: Aprenda 9 dicas para promover reuniões mais eficientes (e menos chatas)!