Descubra como resolver problemas de comunicação na empresa

A comunicação interna das empresas é essencial para que elas apresentem um bom desenvolvimento no mercado. Afinal de contas, uma informação que é compreendida de forma errada, pode alterar todo o processo de produção, gerar retrabalho, perda de produtividade e, consequentemente, aumento dos custos e redução dos lucros.

A comunicação é tão importante que um estudo realizado constatou que as empresas que possuem boa comunicação interna conseguem oferecer um retorno 47% maior aos acionistas em comparação àquelas que têm problemas com esse tipo de comunicação.

Agora que você já conseguiu compreender como resolver problemas de comunicação na empresa é importante, vejamos as melhores soluções para resolver a falta de comunicação dentro dela.

Como resolver problemas de comunicação na empresa

1- Seja direto ao falar

A falta de coragem para falar o que deve ser dito ao funcionário é um dos grandes problemas na hora de realizar a comunicação dentro da empresa. Mas como resolver problemas de comunicação na empresa relacionados a esse aspecto?

É preciso, em primeiro lugar, entender que não falar de forma direta com o funcionário e não querer passar más notícias é o mesmo que tratá-lo como uma criança.

Esse tipo de comportamento só reforça o ponto negativo que precisa ser resolvido. Afinal de contas, como ele saberá que está fazendo algo errado se ninguém diz isso de forma clara?

As empresas acham que explicar ao funcionário que da forma que ele está fazendo uma atividade não é a melhor opção, pode fazer com que ele fique desmotivado. Mas tudo depende da maneira como essa informação é passada.

É possível informar claramente que aquela tarefa não está saindo da maneira esperada e tratar o funcionário não como o culpado por isso, mas como alguém que pode ser capaz de ajudar a resolver o problema.

Veja mais: Como dar feedback negativo e por que as pessoas não gostam deles?

2- Dê maior abertura

É muito comum que, em uma reunião da empresa, apenas os gerentes estejam presentes ou mesmo um pequeno grupo da diretoria. Para um grande empreendimento, esse é um processo que precisa ser revisto.

É essencial que todos os funcionários sejam ouvidos, especialmente aqueles que fazem estão na ponta dos processos ou que lidam diretamente com os clientes.

Eles têm informações essenciais para passar e se não houver abertura para a comunicação entre diferentes hierarquias, diversos processos tendem a ficar estagnados e a sua empresa demorará a perceber oportunidades de melhoria.

Confira estas dicas de como fazer reuniões mais engajadoras:

3- Motive

Como resolver a falta de comunicação na empresa usando a motivação? De acordo com uma pesquisa realizada por Caudron e outros, existem algumas técnicas que podem ser usadas para motivar os colaboradores da empresa:

• reconhecer publicamente quando alguém faz um bom trabalho;
• promover reuniões que enaltecem o sucesso da equipe;
• oferecer boas informações para que os funcionários realizem o trabalho;
• usar o desempenho dos empregados como um dos critérios para promoção.

Há outras diversas técnicas que podem ser utilizadas. Lembrando que, a motivação, especialmente o feedback positivo, é uma excelente forma de comunicação. É uma maneira de falar para o funcionário que ele está no caminho certo e deve permanecer assim, ou que o caminho que está seguindo não é a melhor opção, mas pode melhorar.

O STRATWs One é uma ferramenta que estimula a aplicação da cultura do feedback nas empresas, por meio de uma gestão estratégica. Saiba mais!

4- Encoraje a comunicação entre departamentos

Os departamentos de uma empresa não devem ser vistos como isolados. Eles precisam interagir com outros para que o resultado final seja o melhor possível.

Um exemplo clássico é quando há problemas de comunicação entre o departamento de vendas e o de marketing. Em alguns momentos, a equipe de vendas pode se deparar com um cliente que não foi devidamente educado sobre o produto e ainda não está preparado para realizar a compra.

Jogar o erro para o setor de marketing e culpá-lo não é a melhor estratégia. Esse problema é um oportunidade de encontrar em que ponto do processo de qualificação de oportunidades de vendas algo está dando errado.

Uma reunião entre esses dois setores consegue esclarecer muita coisa evitando retrabalho. Por exemplo, a equipe de vendas pode listar as principais dúvidas que os clientes apresentam que poderiam ser solucionadas ainda no departamento de marketing.

5- Deixe claro quais são os canais de comunicação: use a tecnologia

Uma das formas de entender como resolver problemas de comunicação na empresa é deixando bem claro para todos quais são os canais de comunicação que devem ser usados dentro da empresa.

Alguns deles podem ser presenciais como no caso das reuniões. Só que esse não pode e não deve ser o único canal de comunicação de um negócio.

Imagine, por exemplo, uma fábrica com 300 funcionários no setor operacional. Fica inviável realizar uma reunião com essa quantidade de pessoas.  Nesse caso, é possível escolher outros canais como os digitais.

É bastante comum, hoje em dia, que os departamentos formem grupos em WhatsApp. Aliás, apesar de ser informal, é um bom meio de comunicação já que tudo o que foi dito fica registrado e assim, é possível resolver maiores conflitos.

Na verdade, o uso de ferramentas de comunicação empresarial é fundamental. Sem eles, não há como resolver a falta de comunicação na empresa.

Drives compartilhados, como o aplicativo Google Drive, ferramentas de videoconferência, softwares específicos de comunicação interna, como o Slack, mídias sociais corporativas e, além desses, softwares de gestão corporativa e monitoramento de performance, como o STRATWs One.

Trata-se de uma ferramenta robusta, simples de usar, que torna a informação transparente e acessível para todos os que precisam delas, facilitando o papel dos gestores no acompanhamento de resultados de forma estratégica.

Agora que você já sabe como resolver problemas de comunicação na empresa, pode colocar todas essas dicas em prática imediatamente. Lembrando que a comunicação eficiente pode evitar problemas de engajamento de funcionários.

Revolucione a gestão da sua empresa com o STRATWs One

Baixe este infográfico gratuito e saiba mais sobre o assunto: 10 estatísticas chocantes sobre engajamento