3 passos importantes para encerrar uma reunião

Quando um time termina um jogo, eles não juntam seus equipamentos e saem imediatamente da quadra. Os jogadores e equipe técnica tiram alguns minutos para uma reunião pós-jogo, um ritual que é tão importante quanto o aquecimento pré-jogo.

Os participantes de uma reunião de negócios podem se beneficiar desse mesmo exercício. Um rápido encerramento com todos antes de deixarem a sala pode garantir que a reunião conquiste os objetivos e que os próximos encontros também sejam bem sucedidos. Por isso, seguem três passos para seguir ao fim de cada reunião. Claro que você pode aprofundar mais ou menos de acordo com as necessidades do seu encontro e não se esqueça de enviar um follow-up por email.

Confirme decisões-chave e próximos passos

Recapitule o que foi decidido na reunião, quem é responsável por cada ação, quando serão implementadas e como serão comunicadas. Você quer que todos os participantes saiam da reunião com o mesmo entendimento do que foi combinado, evitando que o assunto deva ser abordado novamente. Escrever cada decisão tomada num flip chart na medida em que são pensadas ajuda a equipe a não esquecer de nada que foi tratado. Você pode, também, anotar as ações a serem tomadas, incluindo o responsável e prazo.

Desenvolva pontos de comunicação

Se um colega que não estava presente na reunião perguntar a um participante o que aconteceu, ele(a) deve saber o que responder. Então, antes de terminar, pergunte ao grupo “Quais os itens mais importantes decididos em nosso encontro hoje?”. À medida em que o grupo responde, capture os pontos-chave em um flip chart ou quadro e faça um breve resumo deles. Uma vez que você alinhou o que deve ser comunicado aos outros, pergunte se alguém gostaria de manter algum assunto apenas entre os participantes da reunião. Algumas informações podem ser confidenciais, ou existir ideias que ainda não estão prontas para serem disseminadas. Seja o mais específico possível para que todos entendam o que pode ou não ser divulgado. Envie por email os pontos acordados o mais rápido possível após o término da reunião. O objetivo desse exercício não é dar um roteiro para as pessoas lerem, e sim oferecer um guia para as mensagens-chave que devem ser passadas para frente ou não, caso sejam questionadas, para que o restante da empresa tenha uma ideia consistente do que aconteceu.

Receba feedback da reunião

Especialmente se o grupo for se reunir frequentemente, sempre peça feedback aos participantes enquanto a reunião ainda está fresca em suas mentes. Essa é uma oportunidade, muitas vezes, desperdiçada de aprender o que as pessoas gostaram e o que mudariam. No lugar de fazer uma pergunta genérica demais como “Qual o feedback de vocês a respeito dessa reunião?”, que, em geral, resulta em respostas tão genéricas quanto, quebre a discussão em “rosas” (pontos positivos) e “espinhos” (pontos negativos). Comece pelos “espinhos”. Peça que os participantes pensem em tudo o que receberam ou fizeram em relação a esta reunião desde o convite até o fim do encontro, passando por leituras prévias, trabalho e aspectos da reunião em si, como localização, duração, qualidade do café, etc. Após o relato, pergunte o que poderia ser melhorado. Procure evitar debater as sugestões, mas faça perguntas que lhe permitam entender o que está sendo falado. Finalmente, aborde as “rosas”. Pergunte ao grupo o que foi bom e o que deveria se tornar frequente nos próximos encontros. Fale sobre a recapitulação das decisões, próximos passos e pontos abordados. Essa última discussão lhe permite encerrar a reunião de maneira positiva.

Quando você acrescenta uma discussão pós-reunião que incorpora esses 3 elementos aos seus encontros, você ajuda seu time a melhorar seu “jogo” dramaticamente.

Texto adaptado daqui.

Não tem tempo ou espaço para um flip chart ou quadro na sua sala de reuniões? O MEETINGs é uma ferramenta de gestão de reuniões que simplifica a sua vida desde o convite até o envio da ata da reunião, além de possibilitar agendar tarefas a cada um dos participantes durante o encontro.