O que é otimização de processos: como aumentar a produtividade e ganhar tempo?

Você sabe o que é a otimização de processos?

A otimização de processos é uma técnica que usa o mapeamento das atividades executadas, identificação e eliminação de falhas e padronização das rotinas.

Por intermédio dela, tarefas desnecessárias, erros e desperdícios são consideravelmente reduzidos, melhorando os métodos de trabalho e proporcionando resultados mais satisfatórios.

Essa prática garante diversos benefícios para a empresa, mostrando maneiras de como aumentar a produtividade e melhorando a gestão do tempo. Confira essa relação com o artigo de hoje!

Afinal, como a otimização de processos pode ser realizada na empresa?

Existem diversas formas de aprimorar a execução das atividades em uma empresa, são os chamados processos de melhoria da produtividade. A grande vantagem disso, é que eles podem ser aplicados em conjunto, tornando as medidas ainda mais eficazes. Confira algumas delas:

1- Mapeamento dos processos

O mapeamento consiste no estudo das atividades realizadas, de ponta a ponta em um processo, além da identificação das entradas e saídas. Com isso, se realiza um desenho do fluxo dessas tarefas, o que aumenta a compreensão de como o trabalho é realizado.

Isso facilita, por exemplo, na identificação de erros e implementação de melhorias.

2- Identificação e eliminação de falhas

Quando o processo está mapeado, se torna mais fácil e preciso o processo de identificação das falhas e gargalos que afetam a produtividade e o resultado final. Nessa etapa, não basta identificar o problema e quais os seus impactos; é crucial conseguir apontar qual é a sua raiz e o que precisa ser feito para cortá-la.

Assim, os esforços aplicados são muito mais eficazes, no sentido de eliminar a falha e seus sintomas.

3- Eliminação de etapas desnecessárias

Outra questão que afeta diretamente a produtividade é a execução de atividades que não têm um impacto positivo no processo, mas que ainda são realizadas. O mesmo serve para tarefas repetitivas — como o deslocamento do colaborador para buscar um material, ou informações, por exemplo.

Na otimização de processos, esses pontos podem ser identificados e eliminados, tornando a atividade mais enxuta e objetiva.

4- Melhorias na utilização dos recursos

Desperdícios de recursos podem ser considerados o de materiais — o mais comum —, de tempo e de ferramentas. Contudo, também é preciso considerar que um processo engessado ou ineficaz, que afeta a produtividade, também é um desperdício; nesse caso, o de mão de obra.

Logo, ao avaliar as perdas do processo, também é preciso estudar como a produtividade pode ser aumentada — o que pode ser feito por meio da modificação do layout, melhorias no processo de comunicação, integração entre setores e mudança no método de execução, por exemplo.

5- Formalização do novo método

Quando um processo é otimizado, certamente ele sofre mudanças na maneira como é executado. Para garantir que isso seja adotado na prática, é necessário formalizar esses ajustes e fazer com que eles se tornem do conhecimento dos colaboradores. Isso é essencial também no caso de treinamento de novos funcionários, que já aprendem o trabalho de acordo com o método mais adequado.

Benefícios da otimização de processos: como ganhar tempo? Como aumentar a produtividade?

1- Entregas mais confiáveis

A otimização de processos envolve a adoção de melhores práticas dos métodos de trabalho e da formalização, que ocorre por meio de um documento — que especifica como a atividade deve ser realizada, o tempo estimado e os recursos necessários para sua execução.

Com isso, a incidência de erros e dúvidas com relação ao processo são reduzidas consideravelmente, além do fato que, independentemente do colaborador que fará o trabalho, o método é uniforme, proporcionando os resultados esperados.

Essa é uma maneira de como aumentar a produtividade, que não fica comprometida com tarefas desnecessárias ou retrabalhos para corrigir os erros.

2- Atividades mais integradas

Outro ponto forte da otimização de processos é o sequenciamento das atividades. Ele é feito devido à importância de saber de onde uma tarefa vem e para onde ela vai — assim como o conhecimento a respeito de quais informações e materiais devem ser recebidos, bem como qual é o resultado ideal para o bom desempenho da próxima atividade.

Com isso, além de delimitar de forma clara quais são as responsabilidades de cada colaborador, as atividades se tornam mais integradas e fluidas, com um compartilhamento maior de informações e o aumento da cooperação dos envolvidos. Ou seja, problemas como atrasos, por exemplo, são facilmente evitados.

3- Criação de soluções mais acertadas

O mapeamento de processos torna as atividades de trabalho mais estruturadas — em etapas bem definidas —, o que faz com que a identificação das falha seja feita com maior precisão. Além de aumentar a capacidade de intervenção do gestor, a determinação das causas raízes dos problemas são apontadas com maior facilidade e agilidade.

Com isso, em vez de fazer com que a equipe sempre gaste tempo implementando ações que minimizem os “sintomas”, o gestor pode elaborar uma ação definitiva para o gargalo. Isso torna o trabalho da sua equipe mais produtivo e eficaz.

4- Aumento da agilidade na conclusão das tarefas

Como dito anteriormente, a otimização de processos permite identificar quais atividades não agregam valor ao resultado final e eliminá-las — sem consequências negativas. Além disso, com o estudo das tarefas e a avaliação de alternativas, torna-se possível elaborar métodos mais ágeis e mais eficientes de trabalho.

Além de trazer melhorias para a produtividade, isso também proporciona uma redução de custos satisfatória, visto que a necessidade da utilização de recursos torna-se bem menor, além do tempo total de execução do processo.

5- Redução de erros e necessidade de retrabalho

Como se sabe, um dos grandes benefícios da otimização de processos é a redução dos erros que acometem o processo produtivo. Quando essas falhas ocorrem, impactam na qualidade e ainda tornam necessária uma rotina de retrabalho.

O problema disso é que, em vez de estar fazendo uma outra atividade de rotina, o colaborador acaba gastando tempo e recursos em algo que não deveria estar sendo feito. Ou seja, o gestor passa a não ter 100% da sua mão de obra focada nas metas.

6- Maior controle das informações

Como já dissemos aqui, a otimização de processos requer um fluxo de informações mais fluido. Porém, ao mesmo tempo, é possível manter maior controle sobre ele, uma vez que, com a estruturação dos processos, se sabe exatamente de onde cada dado sai, para onde vai e o que será feito com ele.

A otimização de processos proporciona diversas vantagens, além das citadas no artigo, que provocam um impacto positivo além da redução de custos, de desperdícios e melhorias na rotina de trabalho. Ou seja, também é possível aumentar e melhorar a produtividade e ganhar mais tempo para focar em outras atividades — ou produzir mais.

Agora que você sane oque é otimização de processos, conte para nós o que achou deste artigo. Deseja compartilhar suas experiências com processos de melhoria da produtividade conosco? Aproveite os comentários para deixar sua opinião e participe da conversa!