Um guia completo para a sua gestão de portfólio de projetos

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gestão de portfólio de projetos

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No ambiente empresarial, os projetos não são iniciativas isoladas. Eles são peças de um quebra-cabeça maior, meticulosamente planejadas para se encaixar na estratégia global da empresa. Não é à toa que a gestão de portfólio de projetos se tornou elemento vital para assegurar que cada projeto contribua significativamente para a visão geral da organização.

Por isso, para os gestores de projetos, o desafio é multifacetado: é preciso garantir que cada projeto esteja alinhado com os objetivos estratégicos da empresa, gerenciar riscos de forma proativa, alocar recursos de maneira eficiente, e controlar o tempo e os custos para garantir que os resultados sejam alcançados conforme o escopo inicialmente definido.

Neste artigo, exploraremos as nuances da gestão de portfólio de projetos, destacando as melhores práticas, estratégias e ferramentas que podem ajudar os gestores de projetos a navegar neste campo complexo e dinâmico.

Quer saber mais? Então continue a leitura deste conteúdo e confira!

Leia também: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados

O que é gestão de portfólio de projetos?

A gestão de portfólio de projetos é uma abordagem estratégica para gerenciar e coordenar um conjunto de projetos e programas de uma organização de maneira integrada, garantindo que eles estejam alinhados com os objetivos estratégicos e as metas de negócio da empresa.

Essa prática não se concentra apenas em projetos individuais, mas sim na gestão do conjunto de projetos como um todo, considerando sua interdependência, prioridades e os recursos disponíveis.

Ou seja, a gestão de portfólio de projetos consiste na definição de quais projetos são prioritários para empresa, na ordenação de sua execução, definição das equipes responsáveis e acompanhamento de seus resultados e de seu andamento, para garantir que estão caminhando no rumo determinado e que seus integrantes estão engajados em sua execução.

É preciso definir também quando o projeto e se encerrou, verificar se atingiu seus objetivos e formalizar os aprendizados adquiridos.

Veja também: Confira 8 ideias de projetos de melhorias para empresas

Quais são as características de um portfólio de projetos?

Conquistar uma gestão de portfólio de projetos exigirá esforço contínuo de toda empresa. Algumas dessas informações deverão ser:

1- Alinhamento estratégico

Na gestão de portfólio de projetos, uma característica primordial é o alinhamento estratégico dos projetos com os objetivos gerais da empresa. Isso significa que, na gestão de portfólio de projetos, cada projeto incluído deve contribuir diretamente para a realização das metas estratégicas da organização.

2- Diversidade de projetos

A gestão de portfólio de projetos envolve gerenciar uma variedade de projetos, que podem diferir em termos de tamanho, duração, recursos necessários e impacto estratégico. Esta diversidade é crucial na gestão de portfólio de projetos para garantir um equilíbrio adequado de recursos e riscos.

3- Gerenciamento de riscos

Uma característica essencial na gestão de portfólio de projetos é a capacidade de gerenciar e mitigar riscos em um nível de portfólio. Isso inclui identificar riscos potenciais que podem afetar múltiplos projetos e desenvolver estratégias para minimizar seu impacto.

4- Balanceamento e priorização

Na gestão de portfólio de projetos, é crucial balancear e priorizar projetos com base em critérios como retorno sobre o investimento, alinhamento estratégico e uso de recursos. Isso assegura que os recursos sejam alocados de forma eficiente e que os projetos mais críticos recebam a atenção necessária.

4 vantagens de usar a gestão de portfólio de projetos na empresa

Conhecer o que é a gestão de portfólio de projetos na empresa e implementá-la traz diversos benefícios. Vamos ver alguns deles:

1- Decisões mais eficientes

A gestão de portfólios produz um conjunto de informações estratégicas relacionadas a todos os projetos que a empresa já desenvolveu ou que estão em andamento.

Esses dados, quando organizados em relatórios gerenciais, são poderosos aliados para apoiar a tomada de decisão, reduzindo as incertezas, minimizando erros e garantindo as boas práticas de governança;

2- Planejamento estratégico mais alinhado

A gestão de portfólio de projetos permite unir as práticas da gestão de projetos com as determinações do planejamento estratégico.

Isso permite comparar os resultados obtidos com os projetos em relação às metas da organização, bem como o impacto que esses resultados estão tendo ou terão sobre os rumos que a empresa deseja seguir.

Assim, é possível realizar os ajustes necessários para manter o posicionamento desejado no mercado no médio e longo prazo.

Golden Circle

3- Crescimento sustentável

Outra vantagem fornecida pela gestão de portfólios é o aumento na taxa de sucesso dos projetos, possibilitando um crescimento de forma consistente e sustentável da organização.

Além disso, outros efeitos colaterais positivos são a maior satisfação dos clientes, a redução de custos e o aumento nas receitas.

4- Gerenciamento dos riscos

Outra vantagem para os gestores que sabem o que é a gestão de portfólio de projetos é um gerenciamento de riscos mais eficiente.

A implantação de um novo projeto requer a avaliação das suas possibilidades de ser bem-sucedido. Isso pode ser obtido por meio da comparação com os registros dos projetos realizados anteriormente, prevendo os riscos e as recompensas envolvidas para a organização.

Saiba mais: O que é gestão de projetos e processos e como implementar em sua empresa

O que faz um gestor de portfólios de projetos?

Para entender o que faz um gestor de portfólio de projetos é necessário diferenciá-lo do gestor de projetos, evitando uma possível confusão entre as atribuições destes profissionais.

O gerente de projetos cuida de um ou mais projetos específicos, geralmente, relacionados com sua área de atuação. Portanto, ele trabalha na execução dos projetos que estão sob sua responsabilidade, buscando seus resultados.

Por outro lado, o gestor de portfólio possui responsabilidades muito mais amplas e estratégicas. Para começar, ele precisa monitorar todos os projetos da empresa, tendo conhecimento dos fatores internos ou externos que possam afetar seus resultados.

A supervisão de todos os projetos, realizadas por ele, precisa considerar a visão institucional da organização, para que as ações relacionadas aos projetos não fiquem desalinhadas com os objetivos definidos pela empresa.

Nesse contexto, ele deve gerenciar os riscos, disponibilizar os recursos, controlando o tempo e os custos de execução para que os resultados dos projetos sejam alcançados de acordo com a elaboração dos seus escopos iniciais.

Confira também: Metodologias de gerenciamento de projetos: quais deles priorizar?

gestão de projetos - mente de um gestor

Como iniciar e desenvolver um portfólio de projetos?

Iniciar e desenvolver um portfólio de projetos dentro de uma empresa é um processo estratégico que requer planejamento cuidadoso e execução metódica. Aqui está um passo a passo para a gestão de portfólio de projetos. Confira:

1- Definição de objetivos e estratégia

O primeiro passo na gestão de portfólio de projetos é definir claramente os objetivos estratégicos da empresa. Esses objetivos orientarão todas as decisões relacionadas ao portfólio de projetos.

Além disso, implemente uma estrutura de governança robusta para a gestão de portfólio de projetos. Isso inclui definir papéis, responsabilidades e processos para a tomada de decisão, seleção e priorização de projetos.

2- Critérios de seleção de projetos

Desenvolva critérios claros para a seleção de projetos na gestão de portfólio de projetos. Estes critérios devem refletir os objetivos estratégicos e considerar fatores como retorno sobre investimento, alinhamento estratégico e riscos.

Na gestão de portfólio de projetos, lembre-se sempre de priorizar os projetos com base em sua importância estratégica e aloque recursos de acordo. Isso garante que os projetos mais críticos recebam a atenção e os recursos necessários.

Existem metodologias e ferramentas que podem ajudar nesta etapa, como a Matriz GUT.

MATRIZ GUT

3- Implemente um software de Gestão de Portfólio

A utilização de um software como o STRATWs One é fundamental na gestão de portfólio de projetos. Essas ferramentas oferecem funcionalidades como visualização de dados, acompanhamento do progresso dos projetos, alocação de recursos e análise de riscos, facilitando a gestão eficiente do portfólio.

Isso porque na gestão de portfólio de projetos, é essencial monitorar continuamente o desempenho do portfólio. Isso envolve acompanhar o progresso dos projetos, avaliar seu desempenho em relação aos objetivos estabelecidos e fazer ajustes conforme necessário. Um software como o STRATWs One pode fornecer dashboards e relatórios detalhados que facilitam este monitoramento.

4- Comunicação eficaz e adaptação

Uma comunicação eficaz é um aspecto vital na gestão de portfólio de projetos. É importante manter todas as partes interessadas informadas sobre o status dos projetos e quaisquer mudanças no portfólio.

Mais uma vez, softwares de gestão de portfólio de projetos serão fundamentais pois muitas vezes incluem funcionalidades que facilitam a comunicação e o compartilhamento de informações.

Além disso, a gestão de portfólio de projetos deve ser flexível e adaptável às mudanças nas condições de mercado, nas prioridades estratégicas e nos recursos disponíveis.

Próximos passos

Após estas etapas, você terá definido o portfólio de projetos da empresa e deve estabelecer como será sua gestão. Para isso, deverá considerar o desempenho contínuo dos projetos em andamento e a evolução do portfólio. É preciso, nesse sentido, definir os critérios para a seleção de novos projetos que atendam aos objetivos e estratégias do negócio.

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Dentre diversas outras funcionalidades o STRATWs One conta com um módulo de gestão de portfólio de projetos, totalmente aderente ao PMBOK, o que permite gerenciar os projetos de forma muito mais ágil e assertiva.

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