COMO ELABORAR O ORÇAMENTO DA SUA EMPRESA

Nesta série, iniciada na semana passada, comentamos que a chegada do mês de setembro marca o início do ciclo orçamentário para grande parte das empresas no Brasil. É hora de pensar no próximo ano e elaborar um orçamento alinhado à estratégia da organização. São várias as técnicas orçamentárias adotadas atualmente e, nesta postagem, abordaremos as mais simples.

1. O Orçamento Estático

Esta é a metodologia orçamentária mais comumente adotada. Com base em um cenário definido (faturamento, produção, vendas, etc.), estipula-se seu desdobramento a todos os setores, departamentos e atividades da empresa. Outra característica do orçamento estático é que, como ele não permite alteração de suas premissas, pode perder sua importância ao longo do tempo se a empresa não conseguir atingir os resultados conforme previsto. O orçamento estático, portanto, não se ajusta a mudanças.

Em grandes empresas, esta metodologia também pode ser utilizada para consolidar os orçamentos de cada uma de suas unidades criando, assim, um orçamento corporativo, que contempla a visão unificada das suas diferentes operações.

2. O Orçamento Flexível

Se existe o Orçamento Estático, nada mais natural que exista também um Orçamento Flexível, que foque na principal deficiência do primeiro modelo, ou seja, sua incapacidade de se ajustar à mudança do cenário. A construção deste modelo orçamentário permite um fácil ajuste das previsões (produção, vendas, faturamento, etc.) e o impacto deste ajuste aos custos variáveis, que seguem o volume de atividade. Neste modelo orçamentário, os custos fixos são tratados de forma tradicional.

Este orçamento é geralmente criado com base em cenários cujas premissas estão baseadas em mensuração unitária (quantidade produzida, vendida, etc.). Uma alteração nestas quantidades acaba se propagando em vários pontos do orçamento.

A ideia hoje foi a de começar a abordar este tema com os dois modelos mais simples, esperamos que tenham gostado. Na próxima semana avançaremos um pouco mais nessa abordagem. Até lá…

A Siteware desenvolve um conjunto de soluções para a gestão da performance e execução da estratégia. Nossos produtos são utilizados por mais de 40.000 gestores em empresas com presença global. Se interessou ou tem alguma dúvida? Fale com um de nossos consultores!

3. O Orçamento de Base Histórica (OBH)

Esta técnica orçamentária, que pode ser combinada com as que mencionamos anteriormente, leva em consideração os números do ano anterior como base para a criação do novo orçamento. As variações de receita, das despesas e dos custos devem ser contempladas como forma de suportar os novos objetivos da empresa.

Essa técnica orçamentária exige menos esforço e envolvimento das pessoas, já que as atividades e seus valores partem com base no orçamento do ano anterior. Também, pelo mesmo motivo, ela acaba evitando erros na estimativa dos valores lançados no orçamento e evidenciando receitas, custos ou despesas que podem ser otimizados.

4. O Orçamento Base Zero (OBZ)

O Orçamento Base Zero ou simplesmente OBZ, ficou muito conhecido em nosso país devido a sua utilização nas empresas capitaneadas pelo trio Jorge Paulo Lemann, Carlos Alberto Sicupira e Marcel Telles da 3G Capital. Essa técnica orçamentária parte do princípio que nem sempre você terá os mesmos gastos de outro exercício nas mesmas operações e/ou funções.

Cada custo ou despesa inserido no OBZ deve ser discutido e justificado por seus gestores, sendo que eles possuem forte relação com os processos ou projetos que permitirão atingir as metas e objetivos definidos. Como o propósito do OBZ é partir de uma “folha em branco”, garante-se que somente os custos e despesas essenciais, depois de discutidos, justificados e priorizados, serão contemplados.

“Custos e despesas são como unhas, estão sempre crescendo. Periodicamente precisam ser cortados.”, esta comparação, atribuída a Marcel Telles e Magim Rodrigues, na época ainda executivos da Brahma, ilustra bem o principal objetivo do OBZ.

Como o Orçamento Base Zero não leva em consideração os dados históricos, ele acaba tornando o processo orçamentário mais lento quando comparado ao Orçamento de Base Histórica, no entanto, é uma das técnicas mais indicadas para empresas ou áreas que estejam passando por reestruturação.

5. O Orçamento Matricial

Entende-se por pacote, o agrupamento do Plano de Contas de acordo com o tipo das despesas e custos. Cada pacote recebe um responsável na empresa que, além de suas funções, negocia com cada área as metas orçamentárias do pacote e responde solidariamente pelo atendimento desta meta.

Por eliminar a formalidade hierárquica na aprovação e gestão orçamentária, é necessário conceder autonomia e poder aos gestores dos pacotes, de forma que eles possam cobrar a execução do orçamento conforme previsto por todos na empresa, inclusive dos diretores e presidentes.

Esta mesma dinâmica pode ser aplicada ao orçamento de receitas, neste caso, quebrando os pacotes, por exemplo, em linhas produto.

6. O Budget Forecast (Orçamento Impactado, Orçamento Revisado ou Orçamento Ajustado)

O que acontece se durante o período de execução do orçamento o cenário financeiro de sua empresa mudou? Como lidar com um orçamento que foi impactado com um aumento no custo do processo, da matéria prima ou uma mudança nos objetivos da empresa?

Casos como este obrigam a uma revisão do orçamento, pois houve uma mudança no cenário e a empresa precisa se adequar à nova situação. O propósito do Budget Forecast é fazer com que a empresa identifique e analise a origem do desvio no orçamento e, com base nisso, estabeleça as melhores ações para a correção da rota ainda durante o período atual.

As ações adotadas dependem do que é considerado prioritário para a empresa, podendo ocasionar mudanças no processo para compensar o aumento ocorrido, alteração da matéria prima ou de seus fornecedores, transferência do orçamento de um objetivo para outro, etc.

7. O Rolling Budget (Rolling Forecast, Moving Budget ou Orçamento Contínuo)

Como já comentamos em posts anteriores, as empresas costumam elaborar seu orçamento para um período de tempo pré-estabelecido, normalmente o anual. No entanto, empresas de segmentos com grande dinamismo, tais como o de tecnologia da informação (TI), consideram que um ano é tempo demais para planejar. Para empresas inseridas nestes mercados, o Rolling Budget é a técnica orçamentária ideal.

Ela consiste na definição de um orçamento completo por um período de tempo e de sua divisão, em diversos períodos menores, nos quais se dará sua revisão. Ao final de cada ciclo de revisão, é feita uma análise dos resultados e um novo orçamento, de duração igual à do período de revisão, é anexado ao final do orçamento completo.

A duração do orçamento completo e dos ciclos de revisão é livre, podendo ser definida conforme as particularidades de cada empresa. As empresas normalmente adotam orçamentos anuais com ciclos de revisão mensal, orçamentos anuais com revisão trimestral ou orçamentos trimestrais com revisão mensal.

A Siteware desenvolve um conjunto de soluções para a gestão da performance e execução da estratégia. Nossos produtos são utilizados por mais de 40.000 gestores em empresas com presença global. Se interessou ou tem alguma dúvida? Fale com um de nossos consultores!