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Como a metodologia FCA (Fato Causa Ação) auxilia na solução de problemas?

CONTEÚDO

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metodologia FCA

CONTEÚDO

É muito comum os gestores se depararem com problemas e situações recorrentes em diversas áreas da empresa, mas não conseguirem identificar ou medir de onde surgem as falhas. É aí que entra a metodologia FCA.

Ela ajuda a evitar que a situação se repita e, por isso, pode ser utilizada como uma solução para detectar as causas centrais dos problemas de forma bem simples.

Ao criar um planejamento estratégico, é importante ter em mente que os processos não são perfeitos e que é preciso pensar nos fatores inesperados que possam surgir no caminho para tentar reduzir seus danos.

A metodologia FCA (Fato Causa Ação) pode ser usado para a constante melhoria desses procedimentos, assim como outros métodos, como o PDCA, o 5W2H e os 5 Porquês.

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Para auxiliar no entendimento do método, preparamos um artigo que explica seus detalhes e sua utilização prática nas organizações. Confira!

Metodologia FCA: o que é, como usar na empresa e sua relação com os 5 porquês

metodologia fca

O que é a metodologia FCA?

O FCA é uma ferramenta que tem por objetivo analisar uma causa raiz para que os profissionais envolvidos saibam o que deu errado depois de um resultado inesperado.

Pode-se dizer que essa é uma metodologia de diagnóstico muito eficiente e facilmente aplicável em procedimentos, que consiste na análise do Fato-Causa-Ação. 

Ela foi desenvolvida para auxiliar gestores nas tomadas de decisões e pode ser aplicada durante qualquer período dos processos, agindo como um facilitador na solução de problemas e melhorias.

Ele também previne riscos e auxilia na aquisição de conhecimento aprofundado sobre os processos aplicados, podendo ser usado relativamente ou preventivamente. 

A proposta dessa metodologia consiste em analisar não os sintomas dos fatos, mas a raiz dos problemas, a fim de criar alternativas de ações e formular soluções que resolvam a situação.

A metodologia FCA (Fato Causa Ação) pode ser utilizado nos mais diversos tipos de problemas, desde os que acontecem no processo produtivo, nas vendas e até mesmo no engajamento da equipe e no desenvolvimento de projetos. 

A ideia da metodologia é aprofundar nas causas dos problemas e essa análise pode ser levada para qualquer área que esteja sofrendo impasses no seu negócio.

Para que serve o FCA?

A metodologia FCA serve para a identificação de diversos tipos de problemas no processo produtivo, indo desde os desafios ligados à motivação da equipe, até mesmo problemas de logística, vendas e inúmeros outros.

Quando é aplicada a metodologia o gestor está aprofundando o seu conhecimento sobre aquela determinada área do seu negócio, e isso vale muito para qualquer problema.

Só para ilustrar, é possível usar essa metodologia para acompanhar o desempenho de um projeto através de metas e indicadores de desempenho. Quando as metas ficam aquém do esperado o FCA ajuda a compreender o que atrapalhou o andamento do projeto.

Um dos pontos interessantes é que ele pode ser apresentado em uma reunião de resultados, servindo inclusive, de plano para o mês seguinte.

Destaca-se que a metodologia FCA colabora também para combater os riscos que porventura possam surgir no decorrer de um projeto, possibilitando que sua equipe atue sempre focada nos resultados, bem como na resolução dos problemas para o cumprimento das propostas.

Quais são os benefícios do FCA?

O principal benefício de aplicar a metodologia FCA é que ele colabora para a identificação de um problema, e consequentemente, amplia as suas chances de resolução.

Vale destacar que qualquer problema interfere no lucro da empresa, e por vezes, podem virar uma bola de neve, elevando o custo e afetando inclusive a própria satisfação do cliente, seja em repasse de preços ou até mesmo na piora da qualidade do produto ou serviço oferecido.

Outro benefício que também merece destaque diz respeito à prevenção de riscos, pois, ao adotar essa técnica rotineiramente o conhecimento da empresa sobre um determinado processo se amplia, e as chances dele se tornar cada vez melhor aumentam.

Por exemplo, imagine que no fechamento anual de uma empresa, o resultado tenha ficado 15% aquém do esperado. Ao aplicar a técnica FCA, é possível se aprofundar nos fatos e identificar onde está a raiz do problema. Por consequência, a empresa encontrará facilmente a solução.

Com o STRATWs One você utiliza métodos como o FCA e o PDCA para garantir que o plano estratégico da sua empresa vai sair do papel e trazer melhoria significativa nos seus resultados!

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Como fazer a análise da metodologia FCA (Fato, Causa, Ação)?

A análise da metodologia FCA  deve começar com a identificação do fato a ser analisado, seguir pelas possíveis causas que deram origem a esse problema e, por fim, passar pela formulação de um plano de ação para que essa eventualidade seja melhor controlada, tanto para fins negativos quanto positivos. É simples e eficiente! Vejamos:

1 – Fato

É o problema presenciado, externamente ou internamente, pela organização que esteja afetando a operação, a performance ou os resultados. Por exemplo, os gestores de uma empresa têm presenciado um aumento de 15% no gasto de energia no último mês.

2 – Causa

São os motivos que desencadeiam o problema para a empresa, e é importante ter conhecimento deles para saber controlar seus efeitos. 

Seguindo o exemplo, a empresa começa a desenvolver a análise da metodologia FCA e descobre que o gasto de energia aumentou naquele mês porque os funcionários estão fazendo muitas horas extras no período da noite.

3 – Ação

É o plano de ação que a empresa deve desenvolver após identificar as causas dos fatos, para conseguir corrigir os danos ou repetir os feitos. 

Para solucionar o problema da empresa, os gestores podem rever as metas e exigências que fazem aos seus funcionários, pois se está precisando de hora extra para alcançar a meta, ela pode estar além do que o time consegue entregar.

Além disso, pode ser feita uma campanha de conscientização para a economia de energia.

Outra metodologia que ajuda na identificação de problemas e superação de desafios é o ciclo PDCA. Veja como funciona:

PDCA - metodologia FCA

Para que a análise da metodologia FCA seja feita de forma mais completa e aprofundada, existem métodos que podem ser utilizados simultaneamente, como os 5 Porquês. Saiba mais sobre essa técnica:

Os 5 Porquês

O método dos 5 Porquês, também conhecido como 5-Why, é uma ferramenta muito ligada à gestão da qualidade total e à melhoria contínua. Ela foi desenvolvida e aprimorada pela Toyota, tendo surgido como elemento importante para auxiliar na resolução de problemas internos.

Seu criador, Taiichi Ohno, foi arquiteto do sistema Toyota de produção nos anos 1950 e descreveu o método em seu livro Toyota production system: beyond large-scale production como sendo a base da abordagem científica da empresa.

Ela consiste na repetição da pergunta “Por quê?” diante da questão a ser aprofundada na organização, e com ela, torna-se ainda mais fácil chegar à raiz do problema com clareza.

No dia a dia, é comum resolvermos os problemas de acordo com seus sintomas, já que é difícil encontrar tempo e habilidade para aprofundar neles. Com essa técnica, torna- se mais fácil e prático obter um resultado satisfatório na solução de problemas.

Dessa forma, o 5 Porquês é uma forma prática de focar na causa dos ocorridos e evitar que eles reapareçam em outras situações.

Assim como uma criança que têm a curiosidade atiçada a cada descoberta, a técnica consiste em se perguntar por que várias vezes acerca dos acontecimentos até que a equipe sinta confiança em estar no controle da situação – alguns fatos precisarão de 5 ou mais perguntas, enquanto outros podem precisar de menos – sendo um truque simples e eficiente.

Como utilizar a metodologia 5 Porquês?

5 Porquês - Metodologia FCA

Por exemplo, uma empresa está com dificuldade nas entregas de produtos. Após algumas perguntas, foi detectada uma falha no gerenciamento do estoque, sendo uma falha interna da própria organização, e não de seus entregadores. 

Dessa forma, a empresa poderá alterar a eficiência da sua gestão e eliminar o problema. As questões feitas para chegar à raiz do problema poderiam ser:

  1. Por que os produtos têm sido entregues sistematicamente com atraso? Porque foram postados com atraso.
  2. Por que os produtos foram postados com atraso? Porque o prazo de produção estourou.
  3. Por que o prazo de produção estourou? Porque os materiais para a confecção não estavam disponíveis.
  4. Por que os materiais não estavam disponíveis? Porque não foram solicitados a tempo ao fornecedor.
  5. Por que os materiais não foram solicitados a tempo ao fornecedor? Porque o controle de estoque não acompanhou o aumento da demanda pelo material.

Quando a metodologia FCA (Fato, Causa, Ação) deve ser aplicada?

A metodologia FCA deve ser aplicada constantemente, embora alguns gestores acreditem que ela  só deve ser colocada em ação quando ocorre um determinado problema.

Claro que diante de um problema é necessário um esforço ainda mais profundo para que se encontre a sua raiz para então ser proposta uma solução. Mas por outro lado, quando aplicado de forma preventiva a empresa poderá ter resultados ainda mais robustos.

Afinal, ela passa a atuar na prevenção de riscos e consegue identificar o problema logo no seu início, evitando assim que ele se prolongue por um grande período de tempo e com isso passe a interferir na própria lucratividade do negócio.

Exemplos de aplicação da metodologia FCA

woman writing on sticky notes on office window Como a metodologia FCA (Fato Causa Ação) auxilia na solução de problemas?

Para facilitar o entendimento, vamos considerar um exemplo prático. Imagine que um profissional do setor financeiro da empresa tenha notado que o lucro líquido do negócio ficou 15% abaixo do que a empresa havia planejado para aquele período.

Em virtude disso, temos já o Fato que é o problema do negócio ter ficado 15% aquém do esperado. Uma vez com o fato é preciso aplicar a técnica dos 5 Porquês para encontrar a raiz do problema.

  1. Por que o lucro da empresa ficou 15% abaixo do esperado? Porque o custo foi mais elevado do que o projetado no orçamento.
  2. Por que o custo foi mais elevado do que o projetado no orçamento? Por que os gestores não conseguiram conter os gastos imprevistos do orçamento.
  3. Por que os gestores não conseguiram conter os gastos imprevistos do orçamento? Por conta de diversas mudanças que ocorreram no departamento.
  4. Por que ocorreram tantas mudanças no departamento? Porque houve falhas no momento da contratação de pessoas por parte do RH.
  5. Por que houve falhas na contratação de pessoas? Porque o RH não possui um software de gestão.

Com a aplicação dos 5 Porquês foi encontrado então a causa do problema que é a não informatização do RH. Portanto, a solução é promover a informatização do departamento. A partir de então, começa-se a procurar o software adequado.

Note que a princípio o fato surgiu no departamento de finanças, depois foi até o departamento de custos para descobrir que o problema se encontrava no RH da empresa. Por isso, essa metodologia é tão importante para que a empresa tenha mais facilidade em solucionar os seus problemas.

Por que adotar a Metodologia FCA? 

A boa utilização da metodologia FCA (junto com a técnica dos 5 Porquês ou de outros métodos para análise de processos) possibilita que você e sua equipe consigam poupar tempo e recursos que, muitas vezes, são utilizados na reparação de problemas de forma precipitada.

É muito comum o grupo agir focado nos sintomas mais aparentes e superficiais do problema, ao invés de contra-atacar suas causas reais.

Com a análise, é possível aprofundar e conhecer melhor os fatos e suas particularidades, de forma que contribua para o desenvolvimento de uma cultura que preza pela disseminação de melhores práticas para os processos. 

Além disso, o conhecimento gerado pela constante análise é acumulativo, e ajuda a solucionar e reparar problemas semelhantes que possam surgir.

Dessa forma, assim como outras metodologias que auxiliam no planejamento estratégico, a metodologia FCA (Fato Causa Ação) garante que os objetivos da empresa saiam do papel e comecem a ser desenvolvidos no ambiente corporativo. Ele ajuda a evitar que o plano se perca durante o processo, devido a falhas, distrações, entre outros.

Descubra 3 ferramentas essenciais de planejamento estratégico:

A utilização correta da metodologia no ambiente organizacional, portanto, ajuda a melhorar os resultados, facilitando a identificação de problemas que possam surgir no caminho e dando uma melhor visão de todos os processos realizados pela empresa.

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