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Matriz de priorização de processos

(Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre Matriz de Priorização de Processos! Deixe nos comentários o que achou.)

As empresas costumam ter muitas demandas, e a grande quantidade de processos realizados para sustenta-las podem acabar se tornando mal geridos e analisados se não tiverem a devida atenção da equipe.

Para melhorar a qualidade desses processos, podemos contar com algumas ferramentas que auxiliam no processo de definição das prioridades e na resolução dos problemas que acabam surgindo ao longo do seu desenvolvimento.

Nesse artigo, vamos falar um pouco sobre a matriz de priorização de processos, que é uma das grandes aliadas dos gestores e de toda a equipe para a gestão da qualidade.

Confira!

O que é matriz de priorização de processos?

A matriz de priorização de processos é uma ferramenta de fácil utilização e de simples entendimento que ajuda no processo de priorização dos problemas e de situações internas da empresa.

Seu uso correto agiliza as tomadas de decisão ao definir, com critérios, o nível de importância de cada um. Ela pode ser utilizada em qualquer tipo de organização e nas mais diversas situações que demandam a priorização ou organização.

Ela é, basicamente, uma tabela construída por linhas e colunas – que pode ser reproduzida no papel ou em planilhas – que ajuda as empresas a visualizarem os problemas da gestão e as ações para solucioná-los.

A Matriz foi criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe, em 1981 (por isso também é conhecida como Matriz Kepner Tregoe), e hoje é um dos métodos mais utilizados para a melhoria da qualidade. Geralmente, a matriz de priorização é integrada a outros métodos de gestão de qualidade, como o ciclo PDCA, na fase de Planejamento.

A utilização do método deve ser feita em conjunto com toda a equipe, para que diversos pontos de vista sejam analisados e possam se integrar para atingir sucesso. Existem diversas variações da matriz de priorização de processos, mas a mais utilizada é a Matriz GUT. Veja resumidamente no vídeo abaixo:

Como funciona a matriz GUT?

matriz de priorização de processos GUT

Os aspectos analisados por essa variação da tabela são: Gravidade, Urgência e Tendência dos problemas. Este é o  significado da sigla na matriz GUT, portanto, representados pala letra inicial de cada um desses palavras.

Tendo como referência esses aspectos, os problemas recebem notas de 1 até 5 em cada uma das características, e depois é feita a multiplicação para eleger as prioridades.

Mas qual o significado das notas e das características?

Nota 5 – Extremamente grave e urgente. Se não for resolvido a piora será imediata.
Nota 4 – Muito grave, muito urgente e vai piorar a curto prazo.
Nota 3 – Grave, urgente e vai piorar a médio prazo.
Nota 2 – Pouco grave, pouco urgente e vai piorar a longo prazo.
Nota 1 – Não é grave nem urgente e não traz prejuízos.

  • Gravidade: É necessário avaliar qual a seriedade do problema e como ele afeta a organização e as pessoas, a curto e longo prazo.
  • Urgência: De acordo com sua gravidade, é aqui que se analisa em quanto tempo o problema precisa ser resolvido para não ser agravado.
  • Tendência: É o potencial que o problema tem de crescer e se agravar, prejudicando os processos.

A matriz GUT é apenas uma das possibilidades de aspectos que podem ser usados nesse tipo de análise. Além dela, fatores como Rapidez, Autonomia e Benefício (Matriz R.A.B) também podem ser usados de acordo com o foco da equipe e do tipo de problemas analisados.

Como utilizar a matriz de priorização de processos em sua empresa?

Para começar a utilizar esse método, é necessário reunir a equipe para um Brainstorming inicial, no qual serão identificados os problemas mais importantes para serem priorizados pela matriz.

Após chegar em um consenso, os colaboradores devem fazer suas avaliações e enumerar os problemas de acordo com as notas e seus respectivos pesos, se existentes. Siga o passo a passo a seguir para construir uma Matriz de Priorização em sua empresa:

1. Construa a tabela colocando nas linhas os problemas a serem analisados;
2. Classifique os problemas para cada uma das variáveis (Gravidade, Urgência e Tendência);
3. Multiplique as três notas e construa um ranking de problemas com os resultados;
4. Dê prioridade aos problemas com maior nota analisando seus pontos fracos;
5. Por fim, elabore um plano de ação para contra-atacar esses problemas!

Conclusão

A Matriz de Priorização é um método de uso simples, que pode ser utilizado em qualquer momento na organização. Ela pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.

É importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. A participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!

Você já conhecia a Matriz de Priorização? Viu como ela pode ser útil em sua empresa? Então nos siga nas redes sociais para ficar de olho em mais conteúdo como esse! Estamos no Facebook, Twitter, LinkedIn e Instagram!

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Luiza AndradeEstudante de Jornalismo e estagiária de marketing na Siteware. Amante de fotografia, artes e aspirante à redatora.