Confira 7 KPIs para compras para implementar na sua empresa hoje

Muitas vezes as pessoas confundem a ação de comprar com a área de Compras de uma empresa. Às vezes até mesmo o cargo de comprador acaba sendo assumido por profissionais de diferentes áreas para diminuir os custos de uma empresa.

Se engana quem pensa que essa área é responsável apenas por fazer compras. Apesar de sua tarefa principal ser a aquisição de suprimentos e a contratação de serviços, existem muitos desdobramentos em que eles podem usar suas habilidades de negociação e organização, por exemplo.

Ademais, por esse trabalho ter várias responsabilidades, ele tem por consequência uma série de KPIs que devem ser acompanhados para determinar se o trabalho executado até o momento está realmente trazendo resultados esperados e contribuindo para a operação de uma empresa.

Vamos olhar com mais detalhes para os KPIs para compras e entender quais são as atribuições dos compradores?

Quais são as atribuições para compradores?

Para que possamos compreender quais são os KPIs para compras, é importante sabermos quais são as atribuições para compradores, não é mesmo? Vamos entender um pouco mais dessa função?

Compra estratégica

Vamos para a atribuição mais clara da lista – mas que não é exatamente da maneira que as pessoas visualizam. 

Quando olhamos para o setor de compras (também conhecido como Procurement), a compra de matéria-prima e insumos é feita com um olhar voltado para a melhoria na qualidade dos produtos finais enquanto, simultaneamente, são buscadas soluções que reduzem gastos e diminuem desperdícios de insumos. 

É essa visão para um conjunto de informações que permite realizar a chamada compra estratégica, ou Strategic Sourcing.

Homologação de novos fornecedores

Outra área de extrema importância em Procurement é o desenvolvimento de parcerias com novos fornecedores. Não só selecionar parceiros, mas também garantir que eles são responsáveis, confiáveis e capacitados para atender às demandas da sua empresa.

Para conquistar essa maior proximidade e confiança, no processo de homologação dos fornecedores precisa ser estabelecido critérios em que os potenciais fornecedores possam ser avaliados.

Avaliação de performance dos fornecedores

A primeira entrega foi feita pelo seu novo fornecedor? É iniciado a nova etapa dessa relação: a avaliação da performance do fornecedor. 

Desde a qualidade dos produtos até a pontualidade das entregas e o atendimento fornecido, uma checagem constante é importante para garantir um bom fluxo de compras, assim como a aderência ao contrato e demandas estipuladas.

Qualificação de fornecedores

O fornecedor foi verificado e está em dia com todas as demandas, sem causar nenhum prejuízo à empresa? Ótimo, mas o trabalho ainda não acabou.

Para que esse relacionamento com o fornecedor siga sendo positivo para ambas partes, é sugerido um monitoramento permanente dos parceiros de aspectos regulatórios, reputacionais e financeiros. Esse processo pode parecer excessivo, mas ele pode ser automatizado por meio de tecnologias que consigam inovar a gestão de fornecedores e simplificar processos burocráticos.

Quais são os principais KPIs para compras?

Com todas as atribuições de comprador explicadas será muito mais fácil compreender quais são os principais KPIs para compras e os porquês. 

Apesar dos indicadores mudarem entre empresas, separamos 7 KPIs que podem ser utilizados em qualquer setor de Procurement:

Custo dos produtos

Esse indicador pode parecer óbvio, mas ele é mais que apenas se certificar que o preço cobrado está dentro do esperado. O KPI de custo dos produtos olha também para o custo da operação de compra, seja para a reposição de estoque como para a aquisição de matérias-primas e insumos – inclusive em pedidos de urgência.

Qualidade de produtos

Seus produtos estão dentro do valor esperado, ótimo! Mas eles estão atendendo às expectativas da empresa? Sempre haverão opções mais baratas no mercado, mas é essencial garantir que os insumos estão dentro do padrão de qualidade definido pelo comprador e se as entregas apresentam produtos rejeitados por não atenderem esse padrão.

Savings

Já que estamos falando do custo-benefício dos produtos, vamos olhar para os savings? Esse termo representa as economias geradas por uma compra feita em um fornecedor específico em comparação com o orçamento ou pedido feito em outra empresa de fornecimento. 

Com esses dados em mãos, a equipe de Procurement tem mais uma indicação de qual fornecedor oferece o melhor custo-benefício e merece um investimento maior, como pedidos maiores.

Valores em evolução

Ao longo da parceria com um fornecedor, é comum se deparar com ajustes de custos ao longo do tempo. Por isso que esse é um importante KPI para compras.

Com ele, fatores como o valor dos reajustes e impactos sofridos pode ajudar a empresa a entender se esse ainda é um fornecedor viável ou se os ajustes foram acima do esperado e esse parceiro precisa ser trocado.

Qualidade nas entregas

Assim como é importante receber insumos de qualidade, sua empresa precisa ter certeza de que o fornecedor está cumprindo a sua parte do acordo relacionado às entregas. 

Além das taxas de devoluções e trocas causadas por defeitos e quebras no processo de transporte, que já citamos em outro tópico, atrasos também devem ser monitorados para entender se são exceções ou se tornaram uma regra.

Lead time

Você sabe quanto tempo o seu fornecedor leva para entregar as mercadorias à sua empresa a partir da conclusão do pedido? 

Esse KPI para compras é tão importante que tem até uma nomenclatura própria: lead time. 

Se a sua empresa trabalha com insumos perecíveis ou possui um estoque pequeno, entender a agilidade da entrega dos fornecedores é essencial – e possível, com o lead time de compras.

Performance de fornecedores

Apesar de já termos citado esse tópico nas atribuições de comprador, achamos importante reforçá-lo também nos KPIs para compras. Afinal, analisar a performance de fornecedores é um importante passo para entender se aquele negócio está valendo a pena ou se chegou o momento de encontrar um novo fornecedor.

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Esperamos que com esse artigo você tenha entendido tudo sobre KPI para compras e se sinta pronto para levar mais organização, segurança e controle aos seus processos.

Artigo escrito pela Linkana, solução na redução de custos e mitigação de riscos através da automatização dos processos de homologação de fornecedores e Compliance.