Gestão Estratégica

ERP para pequenas empresas: veja como funciona, seus objetivos e quais os 5 passos para colocar em prática

ERP para pequenas empresas: veja como funciona, seus objetivos e quais os 5 passos para colocar em prática

Publicação : 06/12/2018

Por Siteware

9 min

Planilhas na nuvem, softwares para gestão de estoque e logística, ferramentas de CRM, programas para controle financeiro, sistemas de gestão de processos de RH.

Seja sincero: quantos sistemas diferentes sua empresa usa?

E como os departamentos fazem para ter acesso às informações de outros?

Afinal, muitas vezes elas são extremamente relevantes. Marketing, vendas e financeiro, é comum que usem sistemas diferentes para controlar as mesmas informações, como o resultado mensal das vendas, por exemplo.

Ter tudo em um só lugar. Essa é a solução!

Com a importância da transformação digital para as empresas crescendo e a evolução das tecnologias despontando, é essencial procurar todas as ferramentas para dar ao seu negócio uma vantagem competitiva.

E é possível alcançar esse objetivo por meio do uso de um software ERP para pequenas empresas.

Até mesmo as empresas locais, restritas a pequenas áreas de atuação, que antes não ligavam muito para o uso de tecnologias, hoje sabem que se não conseguirem se modernizar logo, serão deixadas para trás pela concorrência.

É por isso que vamos mostrar neste conteúdo o que é um sistema ERP para pequenas empresas, quais os objetivos de usar essa ferramenta e como dar os passos iniciais para começar a implementar no seu.

O que é ERP para pequenas empresas?

O sistema ERP, sigla para Enterprise Resource Planning (Planejamento dos Recursos Empresariais), é uma solução baseada em software que armazena todas as informações inseridas pela empresa em um único banco de dados. Assim, os times trabalham com as mesmas informações.

Além disso, todos esses dados podem ser organizados, analisados ​​e transformados em relatórios dentro do próprio sistema.

Os sistemas ERP disponibilizam recursos importantes de forma centralizada. Por isso, não é preciso ter vários softwares diferentes para cumprir com cada uma das tarefas de diferentes áreas do negócio.

Alguns exemplos de módulos que encontramos em um ERP para pequenas empresas são:

  • Gerenciamento de clientes;
  • Dados de recursos humanos;
  • Business intelligence;
  • Gerenciamento financeiro;
  • Inventário;
  • Área de compras e pedidos;
  • Contabilidade.

Eles são usados ​​por organizações que buscam gerenciar suas funções de negócios dentro de um serviço integrado, em um único sistema.

Assim, há muito mais transparência e rastreabilidade, menos erros e dados duplicados, além de uma volume de informação maior para todas as áreas do negócio.

Para você ter uma ideia da importância do uso de sistemas integrados em empresas de todos os portes, dê uma olhada nesta pesquisa.

Os dados foram divulgados pelo site CIO. Eles mostram que um dos principais investimentos em tecnologia no ano 2018 foi em sistemas de gestão, como ERP. Veja:

ERP para pequenas empresas

Qual o objetivo do sistema ERP?

A organização que precisa gerenciar sua equipe, clientes e estoque pode confiar nos benefícios do ERP. Afinal, seu principal objetivo é facilitar a troca de informações sobre os dados de cada uma dessas áreas.

E existem mais 3 objetivos importantes que podemos detalhar para você:

1- Unificar todos os sistemas

O ERP unifica a maioria dos sistemas que atualmente estão separados em sua organização. Desde a área de compras até o serviço de contas a pagar, sua equipe poderá acessar todas as ferramentas necessárias para seu trabalho a partir de um sistema centralizado.

Dessa maneira, você deixa no passado a necessidade de ter vários contatos de suporte técnico diferentes. Agora, com um único fornecedor de tecnologia, é possível atender todas as necessidades da empresa.

2- Trazer eficiência para o ambiente de trabalho

Ao unificar sistemas, você ajuda sua equipe a utilizar seu tempo com mais eficiência. Com o ERP, os usuários não precisam caçar informações em vários sistemas. E usando um banco de dados central, as informações são muito mais fáceis de recuperar.

Além disso, sua empresa vai reduzir custos com o ERP, eliminando a necessidade de comprar vários sistemas. Isso não apenas reduz o valor de aquisição, como também a quantidade de dinheiro gasto em treinamento para cada uma delas e o esforço logístico envolvido nisso.

Em vez de agendar várias sessões de treinamento com vários fornecedores diferentes, você só precisa se comunicar com um.

3- Criar novos relatórios para acompanhamento de resultados

Um banco de dados central de informações também ajuda a melhorar suas análises e relatórios. Como um ERP para pequenas empresas registra e armazena todos os dados dos diferentes departamentos da organização, ele se torna uma excelente ferramenta de inteligência de negócios.

Desde que o sistema ofereça uma interface simples de usar e intuitiva, o software ERP facilita e agiliza muito a geração de vários relatórios para sua equipe. Essa solução causa um grande impacto também na forma de criar valor para o cliente.

Afinal, quanto mais informações temos, mais fácil é entender como nossa empresa poderá atender às necessidades do público-alvo.

Relatórios que antes poderiam levar dias de pesquisa para serem criados, agora, com um ERP para pequenas empresas, levam apenas alguns minutos.

Por que investir no sistema ERP para pequenas empresas?

As pessoas que nunca usaram o software podem achar difícil entender por que o ERP é importante para seus negócios.

Mas existe um detalhe importante que ajuda a entender a importância de investir nesse sistema: como todos os dados são armazenados, compartilhados e acessados ​​por meio de um único sistema, não há preocupação sobre a precisão ou a segurança dos arquivos de dados.

Mas além de tudo isso, existem várias outras vantagens que mostram como é importante investir no sistema ERP para pequenas empresas:

  • Ganho de produtividade e eficiência na operação;
  • Fácil monitoramento dos dados da empresa;
  • Redução de tempo na execução de tarefas de análise;
  • Diminuição de riscos e erros.

Veja mais: Como adotar a gestão empresarial com ERP pode turbinar seus negócios

Como implementar na prática o sistema ERP?

A mudança de vários outros sistemas para um sistema ERP é um grande passo para muitas empresas. Mas também é um sinal de sucesso.

Por isso, listamos aqui os 5 passos mais importantes para seguir antes de iniciar a implementação do ERP em seu negócio:

  1. Prepare uma equipe com os membros da fornecedora do sistema e do seu time;
  2. Crie um calendário com os passos necessários para finalizar a implementação do sistema;
  3. Identifique os dados necessários de qualquer sistema que usava antes para migrar até o novo;
  4. Avalie se o software ERP precisa ser personalizado para permitir que você atinja os objetivos do negócio;
  5. Defina um conjunto de indicadores de desempenho (KPIs) que você pode usar para medir o sucesso do sistema ERP depois de implementado.

Veja também: Pra que serve o ERP, afinal? Como ele pode ajudar minha empresa?

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