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Líderes estão cada vez mais interessados em entender como aplicar os 5S no ambiente de trabalho. Isso porque reestruturações das organizações, mudanças das prioridades internas, melhor compreensão sobre planejamentos estratégicos e ferramentas que possam ajudar uma empresa a se concretizar no mercado são verdadeiros “potes de ouro” no mundo empresarial.
A metodologia 5S é de origem japonesa e também conhecida como housekeeping. Ela é dividida em cinco etapas fundamentais com o objetivo de tornar os processos mais ágeis, seguros e limpos por meio de disciplinas pré-estabelecidas e a participação de todos os envolvidos no processo. Ou seja: a equipe como um todo é responsável pelos resultados finais dos processos.
Mas como esses processos são criados? Quais são as vantagens dele? Calma que vamos explicar. Continue a leitura e entenda porquê e como aplicar os 5s no ambiente de trabalho.
Essa ferramenta de gestão asiática que dominou o mundo surgiu após o final da Segunda Guerra Mundial. E não demorou muito para ela ganhar o meio empresarial por causa dos métodos de disciplina bastante eficientes e precisão da capacidade de reestruturação.
Já o nome 5s foi criado graças às iniciais de cada uma das etapas, que são:
Seiri significa “senso de utilização” em japonês e remete a consciência de manter em pleno funcionamento apenas aquilo que realmente funciona ou funciona mais no ambiente empresarial.
Ou seja: a metodologia instiga o descarte daquilo que não agrega e reforça o conceito de ser útil.
Quando falamos em como aplicar os 5S no ambiente de trabalho, é importante destacar que Seiton significa “senso de organização” em japonês e talvez seja o item mais autoexplicativo dessa teoria. Aqui, é fundamental que todos organizem sua divisão e crie estratégias de organização para os mais diversos setores, inclusive no armazenamento de documentos, materiais e matérias-primas.
Seiso significa “senso de limpeza” em japonês e quer dizer que, para manter o lugar de trabalho agradável, produtivo e limpo (tanto no sentido literal da palavra, quanto visualmente limpo), é necessário que todos contribuam para isso. O mesmo vale para a aparência pessoal.
Seiketsu significa “senso de normalização” em japonês e traz, além da ideia de normalizar os novos padrões, necessidades e sistemas impostos pelas etapas acima, a orientação de melhorar o ambiente esteticamente falando para proporcionar mais qualidade e saúde às pessoas que usufruem dele.
Shitsuke significa “senso de disciplina e autodisciplina” em japonês. Ou seja: instituídas todas as mudanças necessárias para tornar a empresa o mais funcional possível, é hora dos colaboradores (e no início da filosofia, os membros da família) tornarem cada uma dessas regras um hábito. Ou melhor: um estilo de vida, com valores e cultura em cada passo.
Antes de falarmos como aplicar os 5s no ambiente de trabalho, é importante entender quais são os espaços que melhor se beneficiarão desse programa no local de trabalho.
É preciso ter em mente que a função dessa filosofia é trazer facilidade nas operações, reduzir perdas de materiais e otimizar o tempo dos empregados nas tarefas, tornando-os mais produtivos e bem posicionados na empresa.
Portanto, é sugerido que a implantação aconteça primeiramente nas lideranças para que os líderes abracem essa causa e estimulem seu uso entre os demais funcionários. Com essa implementação, a expectativa é que resultados positivos sejam alcançados em uma variedade de departamentos até que, com o tempo, ele seja adotado por todas as equipes.
Explicada toda a metodologia e importância dessa filosofia, vamos ao que interessa: como aplicar os 5s no ambiente de trabalho?
Como as ideias de 5s nas empresas remetem a conservação do ambiente de trabalho e limpeza visual como estratégia de criatividade, é fato que oferecer capacitação e tornar essa ferramenta uma parte da cultura organização é uma das melhores formas de aplicação.
Ou seja, não deixe de criar oportunidades em que o 5s poderá ganhar mais enfoque, como comissões e remuneração variável. Outra ótima ação é garantir destaque àqueles que conquistaram o sucesso por meio da prática dos 5s.
Quando falamos em aplicar os 5S no ambiente de trabalho, já deixamos claro que o intuito da metodologia é trabalhar com os frutos de bons resultados.
Entretanto, avaliar os pontos críticos das operações e listá-los de forma didática, com o intuito de que os mesmos não sejam repetidos futuramente, também é de extrema importância.
Com essa ação, os hábitos conhecidos tradicionalmente como “ferramentas de gestão” se transformam em uma filosofia compartilhada entre todos, do colaborador do chão de fábrica até o CEO da organização.
Leia também: Metodologia 5 porquês: descubra a causa real dos problemas
Ao olharmos para quais são as vantagens do programa 5s nas empresas, a etapa Shitsuke é clara: a autodisciplina é fundamental para que os conceitos sejam transformados em estilo de vida – ou até mesmo um mantra.
Porém, a adoção de avaliações constantes dentre as equipes pode ser uma forte aliada nesse processo. Isso porque a reflexão de cada um dos passos é essencial para eles serem executados de forma natural, repetida e, principalmente, com resultados positivos no final.
E aí, entendeu como aplicar os 5S no ambiente de trabalho?
Agora que você já se familiarizou como aplicar os 5S no ambiente de trabalho e entendeu todas as práticas de organização desenvolvidas pelos japoneses, queremos saber: você está pronto para aplicar os 5s no ambiente de trabalho?
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