6 maneiras estratégicas de como se comunicar melhor no trabalho

Qual é um dos maiores desafios que sua equipe costuma enfrentar? Se você está pensando em dizer “sem dúvida, como se comunicar melhor no trabalho”, saiba que você não está sozinho nessa.

Independentemente do tamanho da equipe, manter todas as pessoas alinhadas é um desafio inegável. Por isso, precisamos pensar em formas de simplificar a comunicação.

Algumas atualizações são feitas por mensagens instantâneas de plataformas como o Skype,  Slack ou Discord. Enquanto outras são compartilhadas como comentários no seu software de gerenciamento de projetos.

Instruções ou comentários mais detalhados são enviados por e-mail e uma direção crucial é comentada por alto em um bate-papo informal no corredor.

Se sua cabeça estiver confusa com tanta informação, não se preocupe. Com a quantidade de métodos diferentes para se comunicar, manter as coisas simplificadas pode ser quase impossível.

A pior parte é quando sua equipe não consegue se comunicar de maneira eficaz.

Afinal, a deficiência na comunicação no trabalho em equipe pode resultar em consequências terríveis para você e para sua empresa.

Veja também: 5 estágios do desenvolvimento das equipes

Como se comunicar melhor no trabalho?

Veja como a comunicação em equipe pode aumentar a produtividade no trabalho.

A importância da comunicação efetiva

“A comunicação é igualmente crítica para uma empresa de duas pessoas, tal como é para uma corporação de 3000 pessoas”, explica Chad Reid, diretor de comunicações da JotForm.

“Mas, sem os processos em vigor em qualquer nível, podem surgir estragos catastróficos para sua empresa”.

Para começar, há o caos geral e a confusão que a falta de uma comunicação em equipe clara causa.

Quando as pessoas da sua equipe se sentem fora do ciclo, isso resulta em frustração – além dos prazos perdidos, conflitos desnecessários entre membros da equipe e trabalho de menor qualidade.

Há também o tempo desperdiçado que a comunicação ineficiente causa.

Um negócio composto por 100 funcionários gasta uma média de 17 horas por semana clareando a comunicação.

Essas horas desperdiçadas afetam diretamente seu desenvolvimento. Esse tempo de indisponibilidade equivale a mais de meio milhão de dólares por ano.

Percebeu como se comunicar melhor no trabalho pode significar até redução de custos?

Como uma boa comunicação afeta sua equipe?

As empresas que possuem práticas de comunicação altamente eficazes atingem rendimentos totais 47% maiores para os acionistas do que aquelas que não são tão eficazes na comunicação interna, de acordo com a Towers Watson, uma empresa de consultoria de recursos humanos.

Além disso, as empresas com comunicadores altamente eficazes são 3,5 vezes mais propensas a superar sua concorrência, de acordo com um estudo ROI da Towers Watson Communication.

Como líder, você é responsável por incorporar o tipo de comunicação que você espera de toda a sua equipe.

Itay Talgam discute a importância desse assunto em seu TED Talk intitulado “Lidere como os Grandes Maestros”. Você pode assistir abaixo, com legendas em português.

Leia mais: Saiba como estruturar um time de sucesso para a empresa

Como simplificar a comunicação da sua equipe?

Não tem como se comunicar melhor no trabalho sem simplificar esse processo.

Afinal, não precisamos nem dizer que uma comunicação defasada é algo extremamente prejudicial e complicado de lidar numa empresa.

Então, se você está passando por essa situação e acredita que a comunicação em equipe pode melhorar, conheça algumas estratégias para implementar que irão fazer a diferença:

1- Deixe os papéis explicitamente claros

“Antes de começar um projeto, certifique-se de que todos realmente saibam qual é seu papel nesse projeto”, aconselha Kristen Donnelly, PhD, vice-presidente executivo da Abbey Research.

Isso pode parecer óbvio, mas não tenha tanta certeza de que, se você disser para uma pessoa que ela é o ponto-chave de um projeto, ela entenderá exatamente da forma que você quis dizer.

Quando você tem um novo projeto funcionando, é necessário que seja óbvio para todos os envolvidos quem é responsável pelo o quê. Seja isso feito através de conversas privadas, reuniões de equipe ou mesmo criando uma lista escrita que com todos os deveres atribuídos.

Na verdade, saber como se comunicar melhor no trabalho passa por medidas simples como essa, muitas vezes.

Há também mais uma coisa que você deve deixar clara: quem é o decisor-chave.

Quando há perguntas ou problemas, quem tem a última palavra sobre o que acontece a seguir? Tomar esse passo logo no começo elimina a confusão na comunicação e afasta a temida frase “esse não é o meu trabalho”.

“Alcançar essa clareza pode exigir algumas conversas particulares mas, sem elas, a probabilidade é de a comunicação continuar falhando”, acrescenta Eve MacKnight, consultora principal da Little Owl.

2- Crie um “dicionário” da empresa

Embora você possa pensar que já se comunica claramente, provavelmente não é esse o caso. Toda empresa desenvolve suas próprias gírias e linguagem, o que pode ser de difícil compreensão para novos funcionários ou pessoas de departamentos externos.

Por essa razão, considere criar um glossário da empresa que todos os usuários da sua equipe possam usar para entender palavras usadas com frequência.

“Por exemplo, você pode explicar: ‘Quando dizemos atendimento ao cliente, isto é o que queremos dizer’, ou ‘Quando dizemos responsabilidade, é isto o que queremos dizer’”, compartilha Donnelly.

Criar este dicionário também irá ajudar os funcionários atuais a entenderem melhor sua própria linguagem.

• DICA: embora este glossário possa ser útil, é melhor ainda você ficar longe de jargões complexos na sua empresa. Não tem como se comunicar melhor no trabalho usando um vocabulário complexo. Apesar disso, apenas 21% das organizações afirmam que mantêm sua comunicação simples e livre de jargões. Então, fazendo um esforço para ser cada vez mais direto, você já estará à frente da maioria das outras empresas!

3- Atribua um cargo de liderança

A comunicação no trabalho em equipe pode se tornar muito pesada se as questões importantes não forem direcionadas a uma pessoa responsável, que lidere e distribua as responsabilidades.

Especialmente quando você está trabalhando em mais de um projeto, é bastante útil nomear uma pessoa que deve estar ciente de todas as informações relevantes para aquela atividade ou projeto específico.

Talvez seja mais sensato colocar como líder o gerente de projeto ou o chefe de departamento. Você precisa ter flexibilidade ao decidir quem irá estar nesse cargo.

O importante é designar alguém que possa servir de ponto-chave de contato para todas as pequenas atualizações. Dessa forma, você evita que elas deixem de ser repassadas.

Você pode pensar nisso como um funil. Quando você tem um grande volume de informações provenientes de diversas fontes, é melhor ter uma pessoa organizada e experiente que possa absorvê-las e filtrá-las.

4- Anote tudo

A palavra falada tem muita força, mas, às vezes, é indispensável colocar tudo no papel. “Não tenha medo de escrever as coisas”, diz Donnelly. “O Brainstorming é fantástico e necessário. Mas não deixe uma reunião sem itens de ação acordados por escrito”.

Ter as coisas documentadas atende a um dos principais propósitos: acrescenta clareza para sua equipe. Não há refutação de que alguma coisa tenha sido atribuída ou discutida se ela foi escrita e depois distribuída para cada participante após essa conversa.

• DICA: ainda melhor, peça a cada membro da equipe que anote os itens de ação no final de uma reunião. Um estudo da Universidade de Indiana descobriu que as áreas do cérebro associadas ao aprendizado funcionam muito melhor quando as crianças escrevem palavras ao invés de estudá-las a partir de apenas um quadro branco.

5- Use frases que confirmam e reforçam o que foi estabelecido

Mesmo quando toda sua equipe faz um esforço para ouvir e entender, ainda existe espaço para confusão.

As pessoas podem extrair o significado incorreto ou tirar as coisas do contexto, entendendo de maneira errada. É lamentável, mas acontece frequentemente.

Por isso, usar frases de confirmação depois que alguém fala ajuda a garantir que todos tenham o mesmo entendimento. Alguns exemplos de frases de confirmação:

“Para recapitular, devemos …”

“O que acabei de ouvir foi …”

“Deixe-me ter certeza de que entendo…”

Ao demorar poucos minutos para repetir as partes mais importantes do que você acabou de ouvir, você confirmará seu entendimento. Assim você poderá economizar muito tempo e frustração a longo prazo.

Essa é uma das melhores maneiras de como se comunicar melhor no trabalho.

• DICA: além de escrever as etapas de ação, é bom sintetizar cada reunião lendo os principais pontos discutidos em voz alta. Isso confirma o entendimento e as responsabilidades de toda sua equipe, ao mesmo tempo que dá a todos a oportunidade adequada de fazer as perguntas necessárias.

6- Defina regras para seus canais de comunicação

Desde mensagens instantâneas e e-mails até seu software de gerenciamento de projetos, sua equipe tem uma tonelada de métodos de comunicação em equipe na ponta dos dedos.

E não há nada de errado com isso. No entanto, você deve deixar o propósito de cada meio de comunicação explicitamente claro.

“Defina regras claras para cada canal de comunicação e mantenha os colaboradores responsáveis ​​pela aderência às regras”, explica MacKnight.

Por exemplo, talvez as mensagens instantâneas possam ser reservadas para pedidos urgentes e atualizações ocasionais, enquanto o software de gerenciamento de projetos precisa ser usado para todos os comentários e perguntas especificamente relacionados com esse projeto.

Você tem flexibilidade aqui para encontrar o que funciona melhor para sua equipe.

Mas lembre-se de ter o propósito de cada um dos seus canais de comunicação estabelecidos e de documentá-los (lembre-se da importância de escrever as coisas!) para que toda a equipe tenha uma referência. Em seguida, monitore essas regras para garantir que elas sejam seguidas.

E se você ver uma mensagem no lugar errado? Aponte para que a equipe desenvolva uma compreensão de quais métodos funcionam melhor para cada tipo de comunicação.

Confira em nosso blog: Conheça o impacto de saber como delegar tarefas de forma eficaz

Como melhorar a comunicação da equipe?

Como se comunicar melhor no trabalho, afinal?

Otimizar a comunicação da sua equipe, independentemente do tamanho dela, é desafiador, mas essencial.

Para evitar conflitos desnecessários, aumentar engajamento e a produtividade, é crucial que todos estejam alinhados com a estratégia de comunicação.

Só assim será possível criar um trabalho com melhor qualidade.

Felizmente, existem táticas que você pode colocar em uso para manter todos na mesma página.

Citamos algumas formas de como se comunicar melhor no trabalho:

“Tudo isso é tão direto e tão difícil de realizar em certos momentos”, conclui Donnelly.

“O jeito de ‘consertar’ isso é estar preparado para escavar as verdades ruins de como sua empresa realmente funciona, ao invés de fingir que ela é do jeito que você gostaria que fosse, e tendo conversas honestas sobre como avançar. Como eu disse: direto, mas nunca simples.”

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Texto adaptado daqui. 

Luiza AndradeJornalista por formação, Analista de Marketing e produtora de conteúdo da Siteware. Fotógrafa nas horas vagas e completamente viciada em música e internet!