Como organizar rotina de trabalho: aprenda com 5 dicas

Você sofre com aquela famosa “falta de tempo” durante o decorrer dos seus dias de trabalho? Necessita de pelo menos 50 horas em um mesmo dia para cumprir todas as suas tarefas? Infelizmente não é possível alterar as horas do relógio, mas saber como organizar rotina de trabalho e se disciplinar pode ser a solução dos seus problemas.

Então, aprenda a gerenciar suas atividades e conquiste algumas horas no final do dia para aproveitar do jeito que você quiser. É possível, veja só!

5 dicas de como organizar rotina de trabalho

1- Utilize seu tempo com inteligência

Todas as tarefas que você recebe diariamente são classificadas em:

• Urgentes: Aquelas que possuem um curto prazo para serem entregues.
• Importantes: Que demandam tempo para serem desenvolvidas corretamente.
• Circunstanciais: São dispensáveis e fazem com que você perca tempo.

Pronto! Assim, depois de identificar cada uma delas, você consegue saber exatamente como organizar rotina de trabalho! Seu objetivo principal é priorizar as tarefas urgentes e resolvê-las rapidamente, eliminar as atividades circunstanciais e ganhar tempo extra para resolver os assuntos importantes.

2- Planeje-se

Retire um tempo no início da semana e comece a planejar todas as atividades que você precisa realizar no decorrer dos dias. Desse modo, você poderá trabalhar tranquilamente e estar preparado para lidar com os imprevistos, caso eles apareçam.

Cheque seu planejamento diariamente e confira quais são as atividades que deverão ser concluídas naquele dia e anote o tempo gasto em cada uma delas. Essa é uma maneira inteligente de se programar caso a tarefa seja repetida em outros dias da semana.

3- Escolha uma ferramenta

Para criar esse planejamento, você precisa de uma ferramenta para te auxiliar. Sem isso, não tem como organizar rotina de trabalho.

Seja ela uma agenda, um bloco de anotações, um aplicativo de celular ou um software de gestão de tarefas. Todas essas sugestões funcionam para tirar as preocupações da sua cabeça e deixar as informações importantes armazenadas para consulta em um lugar confiável.

A escolha desse suporte é algo muito pessoal. Por isso, é necessário que você identifique qual tipo de ferramenta atende suas demandas e comece a utilizá-la.

Veja a lista com apps de produtividade!

4- Estabeleça horários para organizar sua rotina de trabalho

Se você iniciar o expediente já pensando nas horas extras que você pode utilizar para concluir suas tarefas, seu dia com certeza não será produtivo.

Fique até mais tarde apenas em situações de extrema necessidade, ou quando for solicitado pelo seu líder. Estabeleça horários de chegada e saída e dedique esse tempo para produzir.

5- Organize seu espaço

Manter a sua mesa e seu espaço de trabalho em ordem é fundamental para organizar a sua rotina de trabalho. Estima-se que uma pessoa gasta 50 minutos de um dia à procura de informações. Então, mantenha documentos, papéis, revistas e livros organizados.

Para isso, utilize gavetas, armários, caixas e etiquetas (elas são importantes) para te ajudar a encontrar o material que você precisa com facilidade.

Por fim, você precisa colocar tudo isso em prática! Para facilitar, vai uma dica: estabeleça metas. Assim, aos poucos, você conseguirá organizar sua rotina de trabalho e administrar seu tempo para tornar o seu dia produtivo.

Compartilhe essa ideia com seu time de colaboradores e colegas de trabalho. Pois esse é um assunto importante para ser alinhado em uma reunião e melhorar o desempenho de todos na empresa.