Como fazer o mapeamento de processos empresariais em 7 passos?

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Quando te perguntam sobre mapeamento de processos, você sabe por onde começar?

Se a resposta for não, saiba que essa é uma dúvida bastante comum entre gestores e empreendedores que desejam compreender melhor as nuances dos processos internos de uma empresa.

Assim, só por meio de um roteiro eficaz para mapeamento de processos, é possível identificar oportunidades de melhorias que vão ajudar a promover uma gestão mais qualificada.

Pensando nisso, elaboramos este conteúdo para te ajudar a entender o que é e como fazer o mapeamento de processos dentro da sua organização. 

Continue a leitura e confira um passo a passo para criar um mapa dos processos da sua empresa e torná-los mais eficientes em sete passos práticos e objetivos.

Faça uma ótima leitura!

O que é um mapeamento de processos?

No contexto corporativo, o mapeamento de processos é uma prática que consiste em identificar as etapas e o fluxo de trabalho de determinado processo de uma empresa.

Dessa forma, o mapeamento aponta os elementos e a sequência de atividades que compõem os processos, como as ações e as pessoas envolvidas.

Os colaboradores de uma empresa que não possui o mapeamento de processos bem planejado normalmente encontram dificuldades em entender o funcionamento da organização como um todo. 

Nesse cenário, o colaborador costuma ter o entendimento estritamente da sua área de atuação. Isso gera uma limitação em relação ao fluxo do trabalho de uma empresa, que demanda união e integração entre equipes e processos. 

Leia também: Guia completo sobre melhoria contínua: conceito, objetivo, vantagens, tipos, principais ferramentas, como implementar e exemplos para se inspirar

Mapeamento de processo ou projeto, você sabe a diferença?

Mapeamento de processo e mapeamento de projeto são duas abordagens distintas utilizadas para entender, analisar e otimizar atividades em uma organização. Ambos são ferramentas valiosas, mas têm focos e aplicações diferentes. Vamos entender as principais diferenças entre eles:

1. Mapeamento de processo:

• Foco em atividades rotineiras: o mapeamento de processo concentra-se em atividades que são repetitivas e ocorrem regularmente dentro de uma organização. Ele busca entender o fluxo de trabalho, desde o início até o fim, de um processo específico.
• Objetivo: o principal objetivo é identificar ineficiências, gargalos e oportunidades de melhoria em um processo existente para otimizá-lo.
• Ferramentas comuns: diagrama de fluxo de processo, BPMN (Notação de Modelagem de Processos de Negócios) e fluxogramas são frequentemente usados para representar visualmente os passos de um processo.
• Aplicação: é comumente aplicado em áreas como produção, operações, RH e finanças, onde processos padronizados e repetitivos são a norma.

2. Mapeamento de projeto:

• Foco em atividades únicas: o mapeamento de projeto lida com atividades que são únicas e têm um início e fim definidos. Em vez de processos rotineiros, ele se concentra em tarefas e atividades específicas necessárias para completar um projeto.
• Objetivo: o principal objetivo é garantir que todas as etapas necessárias para a conclusão bem-sucedida de um projeto sejam identificadas, planejadas e executadas de forma eficaz.
• Ferramentas comuns: diagramas de Gantt, gráficos PERT (Program Evaluation Review Technique) e técnicas de Caminho Crítico são frequentemente usados para mapear e gerenciar a progressão de um projeto.
• Aplicação: é comumente aplicado em áreas como gestão de projetos, construção, desenvolvimento de software e qualquer outra área onde projetos únicos e definidos são realizados.

Qual é o objetivo do mapeamento de processos?

O mapeamento de processos tem como principal objetivo permitir um maior entendimento sobre o funcionamento dos processos de ponta a ponta, em todas as atividades.

Ou seja, a intenção dessa prática é possibilitar uma compreensão mais clara e objetiva sobre as etapas dos processos e suas nuances, identificando os pontos fortes, as limitações e as fragilidades que precisam ser corrigidas.

Dessa forma, com o mapeamento de processos, uma empresa consegue promover a melhoria contínua e uma gestão mais eficiente dos processos organizacionais.

O que é mapeamento do processo de projeto?

O mapeamento de processos pode também ser aplicado aos projetos da empresa. Nesse caso, essa prática consiste em identificar o fluxo de tarefas de determinado projeto, bem como os responsáveis por cada atividade e etapa.

Dessa forma, o mapa de projetos mostra todo o caminho que vai desde o início até a conclusão das tarefas dentro de todos os projetos. Dessa forma, busca-se organizar as atividades, definir prioridades e estabelecer prazos mais razoáveis.

Além disso, mapear um projeto possibilita alinhar melhor as expectativas e ter maior controle sobre a evolução dele. Ou seja, o foco no mapeamento é no entendimento de toda situação, permitindo que todos os envolvidos estejam cientes das etapas, ações e até das mudanças ao longo do percurso.

Veja também: Gestão operacional: tudo o que você precisa saber para conduzir melhor os processos operacionais da sua empresa

Roteiro para mapeamento de processos: como colocá-lo em prática em 7 passos

Agora que ficou claro o conceito para você, vamos partir para a prática e falar sobre como fazer o mapeamento de processos.

“Mas por onde começar?“

De fato, cada setor da sua empresa possui suas várias especificidades. No entanto, separamos um roteiro para mapear processos que pode ser aplicado em qualquer área ou mesmo segmento.

Confira abaixo quais são as principais etapas:

1. Defina quais processos serão mapeados

Antes de começar, é crucial identificar quais processos necessitam de mapeamento. Não é prático ou eficiente mapear todos os processos de uma vez. Concentre-se nos processos que trarão resultados mais rapidamente e que são críticos para a organização.

Faça perguntas como: Por que é preciso mapear esse processo? Qual a criticidade desse processo? Quais os riscos envolvidos nesse processo? Qual o objetivo do mapeamento desse processo?

Ferramentas como a Matriz GUT pode ser fundamental para te ajudar a priorizar os processos, levando em consideração a gravidade, urgência e tendência.

2. Monte um mapa de processo para o processo escolhido

O mapa de processo é a representação gráfica da sequência de atividades que compõem um processo. Ele mostra as entradas, processamento e saídas do processo. Ao construir o mapa, envolva as pessoas que trabalham diretamente com o processo, pois elas têm o conhecimento prático e detalhado das atividades.

3. Verifique e valide o mapeamento do processo

Após criar o mapa, é essencial revisá-lo para garantir que todos os elementos estejam corretos. Valide o mapeamento com os colaboradores e responsáveis pelo processo para assegurar que ele reflete a realidade e que todos estão alinhados.

4. Modele o processo

Avalie o processo atual e identifique oportunidades de melhoria. Pergunte-se: “Como podemos otimizar esse processo para atender melhor às necessidades da organização e gerar mais valor aos clientes?“. Considere a experiência do cliente e use ferramentas como a Jornada do Cliente para obter insights valiosos.

5. Automatize o processo

Com o processo otimizado, considere quais atividades podem ser automatizadas. A automação pode envolver o uso de ferramentas de BPMS (Business Process Management Suite) para criar listas de atividades, formulários online e outras tarefas que antes eram manuais.

6. Monitore o andamento do processo

Finalmente, após mapear e otimizar o processo, é vital monitorar seu desempenho regularmente. Use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir os resultados e garantir que o processo esteja atendendo às expectativas. Faça ajustes conforme necessário e mantenha um ciclo contínuo de avaliação e melhoria.

Veja mais: Explore o diagrama tartaruga para melhorar a sua gestão de processos

Uma excelente ferramenta que ajuda a encontrar possibilidades de melhoria em um processo é a FMEA. Você conhece? Então, confira agora:

A importância do mapeamento de processos

O mapeamento de processos é uma técnica que tem sido cada vez mais utilizada nos últimos anos. Esta prática consiste em organizar e documentar os fluxos e tarefas de uma empresa ou negócio para melhorar o seu desempenho.

O mapeamento de processos tem várias vantagens que podem ajudar a sua empresa a crescer e oferecer um serviço de qualidade. Com a prática de mapeamento de processos, a produtividade pode aumentar significativamente, pois torna mais fácil identificar problemas e localizar soluções rápidas.

Além disso, permite uma melhor monitorização das atividades e permite otimizar o uso dos recursos. É também uma forma eficaz de manter os processos da empresa uniformizados e de evitar erros de execução. De forma geral, o mapeamento de processos ajuda a tornar a gestão de processos mais eficaz e a reduzir os custos operacionais.

Em suma, mapear processos é essencial para qualquer tipo de negócio. Isso vai garantir que os processos da empresa funcionem de forma adequada e eficiente. Assim, é possível otimizar a utilização de recursos e proporcionar uma experiência de qualidade aos clientes.

Desta forma, o mapeamento de processos tem um papel importante no sucesso de uma empresa. É por isso que todos os empresários precisam compreender a importância do mapeamento de processos e aplicá-lo na rotina.

Próximos passos

Bom, conseguiu entender como fazer o mapeamento e processos? Agora, confira essa dica: a melhor forma de executá-lo é por meio de um software de gestão de projetos, que ajuda a visualizar o status de toda a sua carteira, permitindo um gerenciamento do seu portfólio e monitoramento de toda a evolução do cronograma.

Com um sistema de gestão empresarial você conecta os indicadores de desempenho, e centraliza-os de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da sua performance.

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