O que é Ciclo DMAIC e como utilizar?

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Neste artigo, vamos falar sobre o ciclo DMAIC, uma das metodologias utilizadas em pequenas e grandes empresas. Aliás, você já sabe como a gestão de qualidade é essencial para o crescimento de qualquer tipo de negócio?

Ela é a responsável por diminuir desperdícios, amenizar falhas, solucionar problemas, melhorar processos e dar uma visão mais ampla e detalhada de tudo que acontece dentro da organização, garantindo um maior controle da equipe sobre essas atividades.

Com a ferramenta DMAIC, o desenvolvimento do planejamento estratégico pode ser feito de forma quantitativa e organizada, aumentando sua eficiência.

A propósito, os objetivos e metas da gestão só conseguirão tomar forma se forem aprofundados e passarem por um monitoramento dos seus respectivos planos de ação

Portanto, para melhorar seus resultados e ver a empresa decolar, invista em métodos de planejamento e monitoramento!

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Dessa forma, você poderá fazer mais com seus recursos e conseguirá acompanhar o crescimento e desenvolvimento do seu negócio.

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Ciclo DMAIC

O que é DMAIC?

O ciclo DMAIC é uma metodologia de gerenciamento de processos usada principalmente para melhorar a qualidade e a eficiência em uma organização. É uma abreviação para as cinco fases do processo: Definir, Medir, Analisar, Melhorar (Improve, em inglês) e Controlar.

O ciclo DMAIC é uma parte central da metodologia Six Sigma, mas também pode ser aplicado independentemente dela. É uma abordagem sistemática e orientada por dados para a solução de problemas e a melhoria de processos, sendo amplamente utilizada em diversos setores e tipos de organizações.

  • Definir (Define): esta fase envolve a definição clara do problema ou do objetivo do projeto. Inclui a identificação das necessidades dos clientes e a definição do escopo do projeto.
  • Medir (Measure): nesta fase, são coletados dados relevantes para entender o desempenho atual do processo. Isso pode incluir tempos de ciclo, taxas de defeitos, custos, etc.
  • Analisar (Analyze): aqui, o objetivo é identificar as causas raízes dos problemas ou ineficiências no processo atual. Isso geralmente envolve a análise de dados, brainstorming e outras técnicas de análise de problemas.
  • Melhorar (Improve): nesta fase, são desenvolvidas e testadas soluções para os problemas identificados. Isso pode envolver a otimização de processos, mudanças de design, treinamento de funcionários, entre outros.
  • Controlar (Control): após a implementação das melhorias, o processo é monitorado continuamente para garantir que as mudanças sejam sustentáveis e que os benefícios sejam mantidos.

Quais são as vantagens da metodologia DMAIC?  

O ciclo DMAIC oferece várias vantagens significativas que podem beneficiar sua empresa de diversas maneiras. Dentre esses benefícios, se destacam:

1. Abordagem orientada por dados

O ciclo DMAIC enfatiza a coleta e análise de dados, o que significa que as decisões e melhorias são baseadas em evidências concretas, não em suposições ou intuições. Isso aumenta a probabilidade de sucesso das iniciativas de melhoria.

2. Melhoria da qualidade e eficiência

Ao identificar e abordar as causas raízes dos problemas, o DMAIC ajuda a reduzir erros e defeitos nos processos, levando a uma maior qualidade do produto ou serviço.

Além disso, a metodologia ajuda a identificar ineficiências nos processos existentes e a implementar soluções para otimizá-los, resultando em maior eficiência operacional.

3. Aumento da satisfação do cliente

O ciclo DMAIC começa com a definição clara das necessidades e expectativas do cliente, garantindo que as melhorias implementadas estejam alinhadas com o que é mais importante para os clientes.

A metodologia promove uma cultura de melhoria contínua, o que pode levar a um aumento consistente na satisfação do cliente ao longo do tempo.

4. Redução de Custos

Ao tornar os processos mais eficientes e reduzir erros e defeitos, o ciclo DMAIC pode ajudar a diminuir desperdícios, resultando em economia de custos.

A metodologia promove o uso mais eficiente de recursos, tanto materiais quanto humanos, o que pode levar a uma redução significativa nos custos operacionais.

Onde o DMAIC pode ser utilizado?

O ciclo DMAIC é uma ferramenta extremamente flexível e adaptável, que pode ser aplicado em uma vasta gama de contextos empresariais, independentemente do porte ou do setor da empresa.

Em empresas de manufatura, o DMAIC é frequentemente utilizado para otimizar processos de produção, reduzir defeitos, minimizar desperdícios e melhorar a qualidade do produto. Essas melhorias não apenas aumentam a eficiência operacional, mas também contribuem para uma maior satisfação do cliente e redução de custos.

No setor de serviços, o ciclo DMAIC prova ser igualmente valioso. Seja em instituições financeiras, hospitais, hotéis ou empresas de tecnologia, ele pode ser usado para aprimorar processos de atendimento ao cliente, gerenciamento de operações e serviços internos.

Por exemplo, em um hospital, o DMAIC pode ajudar a reduzir os tempos de espera dos pacientes e melhorar a qualidade do atendimento.

Leia também: Conheça os principais indicadores da área da saúde e como melhorar a sua gestão hospitalar

Empresas de pequeno e médio porte também podem se beneficiar do DMAIC. Mesmo com recursos limitados, essas empresas podem usar o DMAIC para identificar e eliminar ineficiências nos processos, melhorar a gestão de estoque, otimizar as operações do dia a dia e aumentar a satisfação do cliente.

Isso é particularmente importante para pequenas empresas que buscam se estabelecer e crescer em mercados competitivos.

Quais são os principais objetivos da metodologia DMAIC?

Dentre os principais objetivos da metodologia DMAIC estão a melhoria dos processos, o impulsionamento da gestão de qualidade da empresa e o aprimoramento das atividades e dos produtos. Basicamente, o método ajuda a empresa a alcançar o sucesso com muito mais facilidade.

Outro ponto que merece atenção é que você será capaz de entregar serviços cada vez melhores para os consumidores, usando ao máximo os recursos disponíveis.

Esse método tem utilidades e procedimentos em comum com alguns dos quais já falamos aqui no blog, como o ciclo PDCA e outros. 

Cada uma dessas metodologias pode ser usada isoladamente ou sendo complementares, dependendo do objetivo da organização e de suas particularidades.

DMAIC e PDCA são a mesma coisa?

Muita gente confunde DMAIC com PDCA, pois ambas são ferramentas de melhoria contínua, uma vez que PDCA significa Plan, Do, Check e Action.

Traduzido ao português, isso nada mais é que planejar, fazer, checar e agir. Em contrapartida, há um ponto de diferença entre eles que deve ser levantado.

No DMAIC, o planejamento é realizado de modo mais detalhado. Ou seja, são feitos estudos aprofundados para que sejam avaliadas as cinco etapas da metodologia.

Logo, é comum que, em alguns casos, se recorram aos métodos estatísticos. Como a metodologia tem o foco maior na fase de planejamento, há uma redução na ocorrência de erros e na implantação de ações.

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Mas como desenvolver o ciclo DMAIC com sua equipe? Siga as etapas elaboradas a partir da Metodologia Seis Sigma!

As quatro etapas do ciclo DMAIC

Agora que você já entendeu o que é a metodologia DMAIC, vamos falar mais profundamente sobre as quatro etapas que fazem parte dela. Confira.

1ª etapa do ciclo DMAIC: Definir

Na primeira etapa do ciclo DMAIC, será preciso definir de modo objetivo quais os pontos que serão abordados e quais serão as possibilidades de melhoria.

Aqui, será preciso alinhar os objetivos que se pretende alcançar e, para isso, é necessário envolver toda a equipe. Quanto mais pessoas envolvidas, melhor.

É nessa fase que serão definidos os participantes que vão conduzir o processo. O ideal é formar uma equipe plural, com pessoas das mais diferentes áreas.

Isso trará a oportunidade de enxergar os pontos abordados a partir dos mais variados ângulos. Inclusive, poderá ser feito um brainstorming para auxiliar. Em geral, é preciso:

  • formar o time que irá trabalhar no projeto, selecionando pessoas especializadas em diferentes áreas para que vários pontos de vista possam ser utilizados;
  • selecionar os problemas de forma objetiva;
  • focar nos projetos mais relevantes e viáveis;
  • pensar nas melhorias que podem ser feitas.

Conforme dissemos, para auxiliar nessa etapa, o método de brainstorming e a análise dos KPIs da empresa podem ser utilizados.

2ª etapa do ciclo DMAIC: Medir

A segunda etapa do Ciclo DMAIC consiste em medir. Nela, você terá que analisar o desempenho do processo escolhido antes de aplicar as melhorias. Com isso, pode-se fazer comparações após a implementação delas. 

Em paralelo, a equipe terá que estudar o cenário atual do seu negócio de maneira bem minuciosa para identificar erros e acertos, incluindo:

  • avaliar o desempenho do processo e analisar quantitativamente antes de aplicar ações (para que o desempenho seja comparado antes e depois);
  • coletar dados e informações sobre os processos;
  • levantar as possíveis causas dos problemas.

Para complementar, alguns métodos podem ser utilizados nesta etapa, como: Diagrama de Ishikawa (Espinha de Peixe); Análise de Pareto e Matrizes (como a de Causa e Efeito, GUT ou RAB). Vamos falar sobre eles.

1- Diagrama de Ishikawa

O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Espinha de Peixe ou Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta visual utilizada para identificar, explorar e exibir as possíveis causas de um problema específico.

A estrutura do Diagrama de Ishikawa é semelhante à espinha dorsal de um peixe, daí o nome “Diagrama de Espinha de Peixe”. No lado direito do diagrama, é colocado o problema (ou efeito) que precisa ser resolvido. A partir daí, linhas grandes, que se assemelham a espinhas, são desenhadas apontando para o problema. Cada uma dessas “espinhas” representa uma categoria principal de causas potenciais.

Diagrama de Ishikawa

2- Análise de Pareto

A Análise de Pareto, também conhecida como a regra 80/20, é uma técnica estatística que é usada para identificar as causas mais significativas de um determinado problema.

Baseia-se no princípio estabelecido pelo economista italiano Vilfredo Pareto, que observou que 80% dos efeitos são frequentemente causados por 20% das causas. Embora as porcentagens exatas possam variar, a ideia central é que a maioria dos problemas é resultado de um número relativamente pequeno de causas.

analise de pareto O que é Ciclo DMAIC e como utilizar?

3- Matriz de causa e efeito e GUT

A Matriz de GUT é uma ferramenta de gestão usada para priorizar problemas ou oportunidades e tomar decisões mais eficazes. A sigla GUT vem de Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios utilizados para avaliar e classificar os problemas.

Esta ferramenta é particularmente útil em situações onde há muitos problemas a serem resolvidos ou muitas oportunidades a serem exploradas, e é necessário determinar por onde começar.

  1. Gravidade: Refere-se ao impacto ou às consequências do problema se ele não for resolvido. Problemas que têm consequências sérias ou de longo alcance recebem uma pontuação mais alta em gravidade.
  2. Urgência: Relaciona-se com o tempo. Considera quão rapidamente é necessário agir para resolver o problema. Problemas que exigem ação imediata têm uma pontuação mais alta em urgência.
  3. Tendência: Avalia como o problema vai evoluir ao longo do tempo se não for tratado. Um problema que vai se agravar rapidamente tem uma pontuação mais alta em tendência.
MATRIZ GUT

4- Histogramas

Histogramas são uma ferramenta estatística e gráfica usada para representar a distribuição de frequência de um conjunto de dados. Eles são particularmente úteis para entender a forma, a dispersão e a centralidade dos dados, facilitando a análise e a interpretação de grandes conjuntos de informações.

O histograma é um tipo de gráfico de barras, mas, ao contrário de um gráfico de barras comum, ele é usado para representar dados contínuos, onde as barras são adjacentes, sem espaços entre elas.

5- Mapa de processos

O mapa de processo é uma representação gráfica de todas as atividades que constituem um processo dentro de uma organização.

Nesse caso, todas as relações são deixadas claras, mostrando, assim, quem é o responsável por cada uma das atividades, desde as entradas até as saídas.

3ª etapa do ciclo DMAIC: Analisar

Aqui será o momento de formular as ações para solucionar os pontos que foram levantados na primeira etapa.

Portanto, é a fase na qual se avaliam as melhorias necessárias para que a causa do problema seja solucionada.

Em resumo, é preciso:

  • pensar nas causas-raiz dos problemas que afetam a gestão;
  • analisar as melhores formas de contra-atacar essas causas;
  • criar oportunidades de melhoria.

Nessa etapa, o método dos 5 Porquês pode ser utilizado para identificar as causas raízes. Além dele, há outros métodos, como: FMEA, Diagrama de dispersão e Testes de hipóteses.

1- 5 porquês

Esse é um método usado com o intuito de identificar a causa-raiz de algum problema. A ideia é ir aprofundando os porquês até chegar na causa.

Não quer dizer necessariamente que sejam apenas 5 porquês, podem ser mais ou menos, dependendo do problema. Afinal, pode-se chegar na causa mais rápido ou mais devagar.

2- FMEA

Essa é uma metodologia conhecida como análise do tipo e efeito de falha. Ela é uma ferramenta que visa encontrar falhas antes de se produzir uma peça ou produto.

Ela ajuda o gestor a encontrar a confiabilidade do projeto, ou seja, saber o que está originando um problema.

3- Diagrama de dispersão

Esse é um tipo de ferramenta de qualidade que visa analisar a relação entre duas variáveis quantitativas, por meio de uma representação gráfica.

4- Testes de hipóteses

O teste de hipóteses é um método no qual você pode aceitar ou rejeitar uma informação acerca de uma determinada população.

Tudo é obtido de acordo com os dados que são fornecidos por intermédio de uma amostra de dados. 

4ª Etapa do ciclo DMAIC: Melhorar

A quarta etapa é onde você colocará a mão na massa. Ou seja, é a partir daí que serão melhorados os pontos que foram analisados na etapa anterior.

Nesse ponto, a equipe vai testar as prováveis ações, de olho sempre nos prós e contras. Também é na quarta etapa que se coloca em prática o plano de ação para as mudanças, o que inclui:

  • testar previamente possíveis ações, tendo em vista seus pontos positivos e negativos;
  • executar o plano de ação conforme as necessidades específicas de cada processo;
  • implementar as mudanças.

Como complemento, o método 5W2H pode ser utilizado, pois ele ajuda a identificar várias possibilidades de ação, de modo que sejam testadas. No caso, elas podem ser colocadas como passos futuros, respeitando as prioridades.

É importante destacar que as mudanças implementadas precisam ser monitoradas para acompanhar a execução do processo.

5ª Etapa do ciclo DMAIC: Controlar

A última etapa da metodologia DMAIC é o controle para garantir que as ações estão sendo monitoradas e passando por melhorias contínuas.

Nessa fase, serão monitorados o desempenho e os resultados alcançados por meio da execução dos planos de ação.

Vale dizer que, nessa fase, é preciso atualizar os procedimentos da empresa para que ocorra a melhoria contínua, segundo as implementações e mudanças que precisam ser realizadas.

Nessa fase:

  • monitore o desenvolvimento do plano de ação para que ele não se perca;
  • estabeleça critérios de controle (check-lists, estatísticas etc.);
  • analise o desempenho geral dos retornos (financeiros ou não) do processo;
  • atualize os procedimentos para uma melhoria contínua, de acordo com as necessidades que forem surgindo.

Em paralelo, os métodos de Cartas de Controle e OCAP podem ser utilizados.

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Conclusão sobre o que é DMAIC

Para que o ciclo DMAIC seja bem utilizado, é importante que todos os envolvidos no processo tenham um bom treinamento, estejam preparados e alinhados aos tipos de mudanças propostas. Um ambiente horizontal e democrático é essencial para que as atividades evoluam e tenham o apoio de todos.

Desenvolver o engajamento da equipe com a empresa, com seus valores e com o desejo de melhorar tanto seu desempenho pessoal como o de todos os processos é fundamental para que o planejamento seja bem-sucedido. 

Logo, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que contribui para aumentar, engajar e turbinar seus resultados, contando com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, assim como o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizar sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

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