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A chave para desvendar muitos mistérios e implementar soluções duradouras reside na compreensão profunda da causa raiz dos problemas. É aqui que o método FCA (Fato, Causa e Ação) se torna uma ferramenta inestimável.
Um estudo publicado na revista científica “Applied Sciences” concluiu que a aplicação do método FCA em uma empresa de manufatura de peças de metal resultou em uma redução de 40% nos defeitos de fabricação e um aumento de 23% na produtividade.
Outro estudo, publicado no “Journal of Cleaner Production”, mostrou que a utilização do FCA pode reduzir significativamente o impacto ambiental dos processos produtivos.
Esses estudos indicam que a metodologia FCA é uma ferramenta eficaz para identificar e solucionar problemas, melhorar a qualidade dos produtos e processos, aumentar a eficiência, reduzir custos e promover a sustentabilidade.
Por isso, neste post, vamos mostrar por meio de um passo a passo como você pode utilizar esse método de forma correta e bem-sucedida em sua gestão.
Boa leitura!
O método FCA, ou Fato, Causa e Ação, é uma método utilizada para análise e solução de problemas, comumente aplicada em áreas como engenharia, manufatura, gestão da qualidade, segurança do trabalho, entre outras.
Ela tem como objetivo identificar os fatos que levam ao problema, as causas raiz que geram o problema e as ações corretivas que devem ser tomadas para solucionar a situação.
O método é baseado em uma abordagem sistemática e estruturada para identificar as causas subjacentes do problema, a fim de evitar a recorrência dele no futuro.
Dessa forma, a análise do Fato, Causa e Ação começa com a coleta de dados relevantes sobre o problema. Os fatos são coletados e organizados em uma lista, em seguida, as causas são identificadas.
É importante lembrar que o objetivo é encontrar as causas raiz, não apenas os sintomas do problema. Por fim, as ações corretivas são propostas e implementadas para eliminar as causas raiz.
Assim, o método FCA é considerado uma solução eficaz para identificar e solucionar problemas de forma sistemática, ajudando a melhorar a qualidade dos processos e produtos, a reduzir custos e a aumentar a eficiência operacional.
O método FCA segue uma estrutura de três etapas: Fato, Causa e Ação. O processo geral de análise de FCA pode ser resumido da seguinte forma:
O processo FCA é realizado de forma sistemática e estruturada, de modo que todas as etapas sejam executadas de forma coerente e integrada.
Vale dizer que essa é uma ferramenta útil para análise e resolução de problemas, pois ajuda a identificar as causas subjacentes, permitindo que as ações corretivas sejam direcionadas para eliminar as causas raiz, o que pode reduzir a probabilidade de recorrência do mesmo problema.
Uma empresa de manufatura que produz componentes eletrônicos está enfrentando um aumento no tempo de inatividade de sua linha de produção, afetando a eficiência operacional e a capacidade de atender aos pedidos dos clientes no prazo.
Neste exemplo, o método FCA permitiu à empresa identificar as causas subjacentes do aumento do tempo de inatividade na linha de produção. Com base nessa análise, ações específicas foram implementadas para melhorar a manutenção do equipamento, a gestão de pessoal e a disponibilidade de peças de reposição.
Além disso, como resultado, a empresa pode esperar uma redução no tempo de inatividade, aumentando a eficiência operacional e a capacidade de cumprir os prazos dos clientes.
A método FCA apresenta diversos benefícios para as organizações que a utilizam. Abaixo vamos listar os principais benefícios.
O FCA ajuda a identificar as causas raiz dos problemas, em vez de apenas tratar dos sintomas, o que permite que as organizações tomem medidas para evitar a recorrência dos problemas.
O método FCA ajuda a melhorar a qualidade dos produtos e processos, identificando e eliminando os problemas que causam falhas, retrabalho, desperdício e outros problemas de qualidade.
A análise FCA contribui para a redução dos custos, eliminando as causas de problemas que geram desperdício, retrabalho, paradas não planejadas, entre outros.
A metodologia também permite que as organizações identifiquem as oportunidades de melhoria nos seus processos e produtos, o que colabora para melhorar a eficiência das operações.
O processo estruturado do método FCA garante que todas as partes interessadas entendam claramente o problema e as ações necessárias para solucioná-lo, o que promove a comunicação eficaz.
O método FCA incentiva a cultura da melhoria contínua, pois promove a análise e solução de problemas de forma sistemática e estruturada.
Esses são apenas alguns dos benefícios que a metodologia FCA pode oferecer para as organizações que a utilizam. Em geral, a sua utilização pode levar a melhorias significativas na qualidade, eficiência, eficácia e lucratividade das operações do negócio.
Conforme antecipamos, o método FCA é uma ferramenta que ajuda a identificar a causa raiz de problemas e a partir dele, apoiar na tomada de decisão.
Tal análise é realizada de forma sucessiva. Ou seja, primeiro determina-se o fato, depois a causa e, por fim, a ação. É como se o gerente fosse um bombeiro que acaba de chegar em uma casa em chamas (Fato) e verifica um grande foco de incêndio na cozinha (Causa), decidindo iniciar o uso dos extintores naquele local (Ação).
Além disso, o método FCA é bastante aplicado dentro das organizações com o objetivo de garantir que um problema que já aconteceu, se repita. Dessa forma, a ferramenta pode ser utilizada em qualquer tarefa do dia a dia, ajudando a identificar as mais diferentes possíveis causas para os problemas rotineiros e desenvolver planos de ação.
O método FCA pode ser aplicado em várias situações em que há um problema que precisa ser resolvido. Algumas situações em que o método FCA pode ser aplicada incluem:
Quando há problemas de qualidade nos produtos ou processos, o método FCA pode ajudar a identificar as causas raiz do problema e a implementar ações corretivas para eliminar as causas.
O FCA pode ser usado para investigar acidentes e incidentes de segurança, ajudando a identificar as causas raiz e a implementar medidas para evitar a recorrência.
O método FCA pode ser usada para identificar oportunidades de melhoria nos processos e sistemas, com o objetivo de aumentar a eficiência, reduzir custos e melhorar a qualidade.
O FCA pode ser aplicado para prever e evitar problemas de manutenção, identificando as causas raiz de falhas e propondo ações corretivas para evitar futuras preocupações.
O método pode ser aplicado para analisar problemas de produtividade e identificar as causas subjacentes para implementar ações corretivas a fim de melhorar a eficiência.
Por fim, pode-se aplicar o método FCA para resolver conflitos entre as partes interessadas, ajudando a identificar as causas raiz e a encontrar soluções que atendam às necessidades de todos.
Em geral, o FCA pode ser aplicado em qualquer situação em que haja um problema a ser resolvido e a análise sistemática de fatos e causas possa ajudar a encontrar soluções eficazes.
Agora vamos mostrar como preencher FCA. A primeira etapa do método FCA consiste na descrição da situação-problema ou, como a própria sigla indica, o FATO.
Como sabemos que o fato é o problema, nessa tarefa, o líder deve atuar de maneira imparcial. A inclusão de opiniões ou juízos de valor pode distorcer a imagem do problema. Por exemplo, seria um erro minimizar a queda de produtividade de um setor, em virtude do histórico de seus responsáveis, ignorando o que acontece atualmente.
Por outro lado, certas perguntas devem ser evitadas, como aquelas elaboradas com o uso de “por que” e “por qual motivo”, uma vez que esse ainda não é o momento de tentar rastrear as causas.
Nesse sentido, boas opções são as questões que fazem uso de “o que”, “quando”, “quanto”, “como” e “onde”. Por exemplo:
• O que está acontecendo? R: as vendas caíram.
• Quando as vendas caíram? R: no último semestre.
• Quanto as vendas caíram? R: em 30%.
• Como as vendas caíram? R: gradualmente, cerca de 5% ao mês.
• Onde as vendas caíram? R: em todas as filiais.
Por fim, o gerente deve sempre checar as informações que descrevem o problema, por meio de elementos objetivos aptos a atestar a veracidade ou a falsidade dos fatos, bem como sua certeza e convicção a respeito deles.
Nessa próxima etapa do método FCA, o gestor deve incorporar a personagem de um detetive e procurar o maior número de pistas que levem às causas dos problemas. Além disso, é importante destacar que para resolver o problema, será bastante comum encontrar mais de uma causa para cada fato.
Dessa forma, para uma boa prevenção de riscos, será importante levantar todas as causas possíveis. Isso porque, muitas vezes, o fato só será resolvido quando todos os problemas forem resolvidos.
Assim, para identificar a causa, você pode utilizar de dois diferentes procedimentos:
O método 5-why, ou cinco porquês, é um dos mais utilizados. Ele consiste em realizar uma sucessão de questões, utilizando a expressão “por que”. Assim, seu objetivo é chegar às causas-raiz do problema de forma mais esquematizada. Veja um exemplo:
• Por que os relatórios não foram entregues no prazo? R: porque o setor responsável atrasou a entrega.
• Por que ele atrasou a entrega? R: porque seus processos internos são lentos.
• Por que os processos internos são lentos? R: porque os colaboradores gastam muito tempo coletando as informações.
• Por que essa demora? R: porque o sistema não é automatizado.
• Por que não é automatizado? R: porque os softwares utilizados não oferecem essa solução.
Lembre-se: o número de questões é uma sugestão. Ele é baseado na quantidade média de perguntas necessárias para esclarecer as causas de um problema. Ou seja, se necessário, você pode fazer mais ou menos perguntas quando aplicar a técnica dos 5 porquês.
É bastante comum que muitas causas sejam identificadas para um mesmo fato, inclusive há o risco de nem todas serem verdadeiras. Por isso, a lista de razões para existência de um problema deve ser submetida a um experimento mental de eliminação: supõe-se que aquela causa descrita não existe mais e verifica-se quanto à permanência do problema.
Por exemplo, se a falta de tempo foi atribuída como causa para a não execução de uma tarefa, o gerente precisa elaborar uma pergunta simples. Nesse caso, ele precisa formular soluções e se perguntar: com mais tempo disponível, a tarefa realmente seria entregue?
Se a resposta a essa pergunta for negativa, provavelmente algo mais contribuiu para a ineficiência alegada. Dessa forma, pode ser que o profissional simplesmente não tenha a qualificação necessária e, portanto, não cumpriria o prometido nem mesmo com todo tempo do mundo, por exemplo.
De todo modo, é preciso tomar um cuidado especial com as causas concorrentes. Elas são aquelas que, em conjunto, geram o problema. Em um exemplo similar ao apresentado, pode ocorrer que tanto a escassez de tempo como a falta de habilidade do colaborador tenham contribuído para esse tipo de problema.
Antes de buscar uma conduta que solucione o problema, é preciso entender muito bem o que se entende por “solução”, para que seja possível identificar as ações como certas ou erradas.
Além disso, é importante destacar que existem dois tipos de ações quando falamos em método FCA:
A lógica é que ao aplicar o método FCA para identificar a solução de um problema, isso seja muito bem definido e alinhado, até para compreender se existem chances do fato (problema) aparecer novamente.
No método FCA, o primeiro passo para encontrar as SOLUÇÕES é a reunião das informações disponíveis até o momento, além da identificação do tipo de solução necessária — a qual será tomada como finalidade ou objetivo da ação, por exemplo, agir para remover as causas, agir para reduzir os efeitos etc.
Esses dados devem ser apresentados à equipe, de modo que seja possível o compartilhamento de ideias e a obtenção de sugestões.
Ao final, existirá uma lista de opções com as ações propostas pelos colaboradores, que devem ser submetidas a três critérios:
• Adequação: a medida deve estar apta a solucionar o problema, como a água que extingue as chamas;
• Necessidade: não deve existir nenhuma medida menos onerosa com igual aptidão, como a mesma água em comparação ao uso de extintores em grandes áreas;
• Proporcionalidade: os ganhos de implementar a medida devem ser maiores do que o custo de sua implementação, como o valor de preservar uma vizinhança inteira das chamas em comparação com o preço dos litros de água consumidos.
Leia mais: Plano de ação: como montar um em 7 passos para uma empresa
Com tal análise, o papel do método FCA estará devidamente cumprido e o gerente poderá decidir, de maneira consciente e esclarecida, sobre o próximo passo, bem como elaborar um relatório. A dica para manter as suas ações bem desenvolvidas é utilizar de métodos, como a Matriz RACI, para manter os responsáveis das ações bem alinhados.
A utilização correta do método FCA no ambiente organizacional ajuda a melhorar os resultados, facilitando a identificação de problemas que possam surgir no caminho e dando uma melhor visão de todos os processos realizados pela empresa.
Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.
Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.
E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.
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