Saber como fazer PDCA, passo a passo, é fundamental para otimizar e melhorar os resultados da equipe e, consequentemente, da empresa. Simplificadamente, o Ciclo PDCA (Plan, Do, Check, Act) é uma ferramenta de gestão que direciona para a melhoria contínua.
Como o termo “ciclo” já indica, ele é um processo contínuo, que recomeça assim que outro termina. Nesse caso, o PDCA é uma metodologia de aprimoramento da gestão, assim como metodologias como o OKR e o FCA.
Sua utilização consiste no aprimoramento de atividades (como projetos e processos essenciais para o funcionamento da organização) e na solução de problemas, grandes ou pequenos, que as atingem.
Você ainda pode encontrar referências a essa metodologia como Ciclo de Deming ou Ciclo de Shewhart, nomes respectivos aos seus criadores.
Mas todas essas denominações se referem ao mesmo método, criado nos anos 20, que consiste no ciclo básico de Plan, Do, Check, Act. Traduzindo, os passos são, respectivamente:
Quer saber tudo sobre PDCA e como essa metodologia pode ser facilmente implementada na sua organização para trazer melhorias nos processos que já são executados? É só continuar lendo!
O PDCA surgiu como uma ferramenta da gestão da qualidade, mas é atualmente utilizado para melhoria contínua de diversos outros processos em uma empresa. Antes de saber como fazer PDCA, ou seja, as etapas do ciclo para a utilização da ferramenta, é fundamental entender como usá-la da forma correta.
Em primeiro lugar, é necessário ter em mente que o Ciclo PDCA, como o nome indica, é um processo contínuo. Isso significa que não tem um final: a ferramenta deve ser rodada novamente toda vez que um processo se encerra.
Para isso, na última etapa devem ser observadas oportunidades de melhoria nos procedimentos da empresa, que podem ser resolvidas com a ajuda do ciclo.
Além disso, é importante saber que o Ciclo PDCA é uma ferramenta preventiva. Isso quer dizer que ele deve ser realizado quando os problemas ainda não geraram consequências graves.
Inclusive, esse é um dos motivos pelo qual ele sempre deve ser revisto e rodado novamente.
Restou alguma dúvida sobre esse tópico? Pois confira tudo sobre o PDCA no vídeo abaixo:
Como já falamos, o conceito do ciclo PDCA ajuda no desenvolvimento da qualidade dos processos, sendo aliado na solução de problemas.
A aplicação da ferramenta é, inclusive, recomendada pela ISO 9001:2015 — grupo de normas técnicas que estabelecem um modelo de gestão da qualidade para organizações em geral.
Sendo assim, ela ajuda a promover a melhoria contínua e identificar os problemas antes que eles gerem consequências graves. Dito isso, entre os principais benefícios do PDCA, podemos citar;
Para ajudar na implementação em sua empresa, confira como fazer PDCA e inicie esta evolução nos processos de seus negócios quanto antes!
Já explicamos que o ciclo PDCA ajuda na identificação dos problemas e melhoria dos processos em uma empresa. Assim, é importante entender como utilizar essa ferramenta.
De início, existem quatro etapas do Ciclo PDCA. Cada uma delas diz respeito a uma fase do processo, que deve ser respeitada e realizada com cautela. Confira abaixo quais são!
Vem do inglês PLAN. Nesse primeiro passo do ciclo, você cria uma estratégia que soluciona os problemas previamente encontrados nas atividades. Essa é a etapa de planejamento e uma das mais importantes de todo o processo produtivo.
Para isso, é preciso ter uma equipe de projetos competente responsável por essa análise, que desenvolva o planejamento de acordo com um caminho que seja viável para a empresa.
No planejamento, você escolhe quais pessoas são mais capacitadas para desenvolverem o ciclo, além de selecionar quais métodos complementares serão utilizados e quais objetivos precisam de foco naquele momento.
Assim, você não apenas identifica os problemas, mas também os hierarquiza e cria planos de ação para solucioná-los da melhor forma possível.
Vem do inglês DO. Nessa etapa do ciclo, você executa o plano de ação criado no passo anterior. Ela é crucial para o bom desenvolvimento da metodologia, por isso, deve ser feita e analisada cautelosamente para evitar falhas e aumentar o sucesso das ações.
Vale destacar que é importante que o planejamento seja feito detalhadamente e com calma para não ocorrer falhas no resto do processo. O Fazer é a execução do plano criado, e é também onde a equipe é treinada para o método funcionar.
É importante anotar todos os resultados (bons ou ruins) e a data de quando ocorreram, além de comunicar e treinar os colaboradores selecionados para as ações e seus prazos, podendo ser utilizadas técnicas de treinamento.
Sem isso, não há como fazer PDCA com o sucesso desejado.
Vem do inglês check. É o momento no qual a equipe checa e analisa o que foi executado e os resultados obtidos conforme o plano de ação.
Essa análise também pode ser desenvolvida durante todo o ciclo do plano, já que serve para a constante verificação do trabalho (se ele está sendo executado corretamente) e para seus resultados (quando se verifica estatisticamente seus dados, como falhas e erros).
É importante verificar se o que foi planejado já está sendo implantado, além de comparar os resultados entre o antes e o depois e o desenvolvimento do atingimento da meta proposta.
Se os resultados colhidos na verificação não forem satisfatórios, é recomendado voltar à fase de Planejamento.
Vem do inglês act. É o último passo do ciclo, que consiste em colocar em prática as ações corretivas dos problemas. Na etapa anterior (checagem), são identificados problemas e falhas que serão corrigidos aqui.
Quem realmente quer entender como fazer PDCA, precisa ter em mente que esta é a hora de padronizar o processo, compartilhar o aprendizado com todos os envolvidos, refletir sobre o que pode ser alterado e fazer o PDCA girar novamente!
Não sabe como fazer isso? Então veja como girar o PDCA neste infográfico:
>>>> Leia mais sobre o método Ver e Agir: aprenda a usar a metodologia Ver e Agir para a solução imediata de problemas
Agora que você sabe como fazer PDCA, vale relembrar que esse é um processo contínuo. E mais, para se aproveitar ao máximo as vantagens do ciclo PDCA, ele pode ser refeito quantas vezes forem necessárias, já que seus conhecimentos são cumulativos.
Além disso, suas fases precisam estar em constante desenvolvimento e não devem ser abandonadas. Só dessa forma as melhorias dos processos e das atividades serão visíveis para todos.
Nesse sentido, é essencial contar com um sistema de planejamento estratégico completo, que conte com recursos visuais para melhorar a administração do negócio.
Escolher um bom sistema de gestão empresarial, ainda possibilita o acompanhamento do desempenho corporativo e centraliza todos os indicadores, facilitando o monitoramento e a tomada de decisões.
A boa notícia é que você nem precisa procurar muito por uma ferramenta do tipo, porque encontra tudo isso no STRATWs One, que ainda permite organizar sua rotina de trabalho para engajar todo o time nas atividades do dia a dia!
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