Entenda tudo sobre a análise de Pareto

Todo gestor já passou, em algum momento, por períodos mais sobrecarregados de trabalho, responsabilidades e cobranças. Com a missão de obter resultados satisfatórios, gerenciar a sua equipe, organizar as demandas e, ainda assim, tornar os colaboradores mais produtivos. Para eles, que não possuem o tempo como aliado, o mercado criou estratégias que possibilitam o funcionamento dessas demandas. Uma dessas ferramentas é a Análise de Pareto.

Utilizada pela primeira vez em 1941, essa teoria trouxe uma nova visão sobre a relação de causalidade dentro das empresas. Ou seja, cada ação gera uma reação e entender suas causas pode determinar o sucesso ou fracasso do seu negócio.

Neste post, vou te explicar como esse método funciona e como implementá-lo na sua empresa. Ficou interessado? Então, confira!

O que é a Análise de Pareto?

Também conhecida como Regra 80/20, Curva ABC ou, ainda, Diagrama de Pareto, a Análise de Pareto é um esquema, geralmente em forma de gráfico de colunas, que agrupa e ordena a frequência de determinadas ocorrências. Tudo é feito com base em uma ideia bem simples: de que 80% das consequências advêm de 20% das causas.

O nome é uma homenagem ao economista italiano Vilfredo Pareto. Ele identificou que uma concentração de 80% da economia permanecia em poder de apenas 20% da população. E isso era o que gerava os principais problemas econômicos do país.

É comum nos preocuparmos em problemas sem importância. Esse método, por sua vez, quer demonstrar que as pessoas podem usar seu tempo e energia em questões realmente graves.

O mesmo acontece para o trabalho feito. Em vez de despender horas com atividades repetitivas é possível se focar em ações específicas, e mais estratégicas, que irão gerar a maioria dos resultados.

Quando há dificuldade em fidelizar clientes numa empresa, é comum recorrer a novas estratégias de marketing ou atualização de produtos. Porém, a resolução pode ser bem mais simples! Um setor de atendimento ao consumidor despreparado, por exemplo.

A maior utilidade desse método é permitir uma fácil identificação do que é, realmente, prejudicial a nível profissional, pessoal e organizacional. Listar os pontos, em ordem de importância, e concentrar esforços para uma resolução mais eficaz.

Quais os benefícios dessa metodologia?

O Princípio de Pareto é muito utilizado em empresas quando se quer fazer um controle de qualidade sobre os produtos e serviços. Mas ele é muito importante, também, para a melhora na tomada de decisões.

Quando um gestor possui um cenário completo sobre os problemas que possui e prioriza a sua resolução, fica muito mais fácil evitar possíveis crises e criar estratégias mais assertivas. Quando se sabe quais atitudes levam a um determinado objetivo, a ação se concentra apenas nessas atitudes e elimina as ações que são irrelevantes.

Se o maior objetivo de uma empresa é, por exemplo, melhorar a relação com o seu público-alvo na divulgação da marca, não descobrir quem é ele e o que ele busca, pode impactar no número de vendas.

Utilizar essa metodologia, nesse caso, consistirá em segmentar a clientela. Ou seja, listar quem são os seus clientes pela ordem em que mais consomem ou entram em contato com a sua empresa e, a partir daí, criar ações direcionadas para eles.

Na prática, isso minimiza os esforços, ajuda a melhorar o brainstorming e a interação da equipe, reduz a quantidade de recursos investidos no que é desnecessário e gera resultados mais lucrativos.

Como utilizar a Análise de Pareto na sua empresa?

O Diagrama de Pareto possui uma utilização muito prática e pode ser feito, mais facilmente, com a ajuda de softwares que possuem um conjunto de planilhas, tabelas e gráficos.

Antes de tudo, é importante lembrar que as porcentagens que dão nome a Análise de Pareto são apenas figurativas. Nem toda empresa terá esses números na prática. Eles servem apenas para mostrar a discrepância entre os problemas ou trabalho feito vs resultados obtidos.

O passo a passo para criá-la e colocá-la em prática, consiste em:

• Fazer, em uma tabela ou em uma planilha, uma lista dos problemas (e suas causas) que a sua empresa enfrenta e a frequência com que eles aparecem. Vamos utilizar como exemplo o problema da fidelização de clientes. Nesse caso, as causas podem ser o mau atendimento, produtos desatualizados, falta de inovação e atraso na assistência;
• Coloque essas ocorrências em ordem decrescente. Ou seja, se o mau atendimento é o maior alvo das reclamações, ele deve vir no topo da lista com o número das ocorrências que aparecem;
• Calcule a porcentagem com que esses problemas se acumulam. Para fazer esse cálculo, basta dividir o número total de cada causa individual, pelo número total das causas e multiplicar o resultado por 100;
• Ainda com base no exemplo anterior, imagine que o mau atendimento foi relatado 125 vezes, os produtos por 48 vezes, a falta de inovação por 30 vezes e o atraso foi sinalizado em apenas duas reclamações. A porcentagem de cada motivo para o problema, na fidelização dos clientes da sua empresa, representa na ordem, aproximadamente: 61%, 23%, 15% e 1%;
• Para finalizar a organização, crie um gráfico com essas informações. Faça-o com barras verticais, com as causas do problema no eixo “x” e frequência no eixo “y”.

Próximos passos

Utilizar essa estratégia pode até parecer perda de tempo à primeira vista. Mas, com ela, é possível visualizar com mais clareza a frequência de episódios tanto negativos quanto positivos. Dessa forma, é possível compartilhá-los com mais facilidade com toda a equipe.

Ter essa noção é importante para medir o real impacto dos problemas e das causas. E, a partir daí, entender como eles afetam o seu negócio, para então melhorar a maioria dos resultados (os 80%). Para garantir a eficiência da Análise Pareto, faça um levantamento eficaz dos dados, sem se basear em suposições e garanta que todos os seus colaboradores participem dele!

E você, já conhecia a Análise de Pareto? Acha que essa técnica pode fazer a diferença para a sua empresa?

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