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Você sabe como fazer indicadores de desempenho no Excel? Por muito tempo, todas as informações empresariais tinham que ser analisadas em cálculos feitos com papel e caneta — com, no máximo, a ajuda de uma calculadora.
Isso tomava muito tempo e, ainda, podia gerar informações confusas. Já com o surgimento das planilhas eletrônicas, essa realidade mudou. Hoje, com o Google Sheets ou Excel, profissionais habilidosos conseguem organizar melhor todos esses dados.
E, sim, mesmo com soluções mais completas e práticas — como os softwares de gestão — as planilhas ainda são muito úteis. No entanto, é preciso tomar bastante cuidado com elas para evitar erros.
Sendo assim, aprender como navegar nas planilhas é uma prioridade para os gestores empresariais que buscam agilizar como controlam e acompanham seus processos de negócio.
Afinal, a análise eficiente de todas as informações gerenciais potencializa os resultados da empresa.
E, pensando nisso, preparamos esse artigo com um passo a passo fácil de como fazer indicadores de desempenho no Excel. Confira!
Antes de mostrar como fazer indicadores de desempenho no Excel, vale compreender mais a fundo esse conceito. Em suma, indicadores de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são ferramentas quantitativas utilizadas para acompanhar e medir o desempenho de uma empresa, processo ou projeto ao longo do tempo.
Eles são definidos com base nos objetivos da companhia e permitem acompanhar a evolução da iniciativa, fornecendo informações sobre sua eficiência, eficácia e efetividade.
Os indicadores de desempenho podem ser de diferentes tipos e se concentrar em diferentes aspectos de uma organização, trazendo insights valiosos para os mais variados departamentos.
Antes de mostrar como fazer indicadores de desempenho no Excel, é preciso entender que existem inúmeros tipos de indicadores de desempenho que uma empresa pode adotar. Eles devem ser escolhidos de acordo com as metas, os objetivos e os anseios do negócio.
Os principais são:
Os indicadores de produtividade correspondem à execução de tarefas e gestão de projetos. Isso quer dizer que eles medem o tempo necessário que um produto demora para ser produzido.
Um bom exemplo de indicador de produtividade seria a divisão da quantidade de produtos produzidos pela quantidade de horas disponíveis em um período.
Por exemplo, imagine uma fábrica de cadeiras que, ao final de uma semana, produziu 80 cadeiras. Foram trabalhadas 40 horas na semana, então, a produtividade foi:
Isso quer dizer que a produtividade da empresa foi de 2 cadeiras por hora. Para saber se ela é boa ou ruim, é preciso acompanhar o histórico do indicador.
Esse é um indicador que serve para medir a capacidade de resposta de máquinas e equipamentos de modo geral. Para isso, usa-se a seguinte fórmula:
O tempo disponível seria a quantidade total de tempo durante um período, como 8 horas por dia.
Já o tempo do ciclo diz respeito ao tempo necessário que um produto demora para completar seu processo de produção. Assim, encontra-se a quantidade total que a fábrica é capaz de produzir.
Os indicadores de qualidade medem o quanto de defeitos ou problemas uma linha de produção pode apresentar. Para isso basta dividir o número de produtos defeituosos pelo total produzido:
Se uma empresa produziu um total de 1.000 itens, sendo que 20 foram defeituosos, o índice será:
Note que quanto menor for esse índice, maior será a qualidade dos produtos produzidos e, consequentemente, maior será a satisfação dos clientes.
Os indicadores estratégicos são aqueles mais voltados para a diretoria da organização, e medem o aumento de venda em um período comparado a outro ou, então, o aumento da eficiência.
Por exemplo, a empresa pode somar as vendas dos três primeiros meses de 2022, depois, somar as vendas dos três primeiros meses de 2023 e usar a seguinte fórmula para comparar o crescimento:
Considere nesse exemplo que as vendas da empresa em 2022 foram de R$ 500 mil e, em 2023, de R$ 600 mil, logo, o crescimento será:
No exemplo, o crescimento foi de 20%, mas poderia ter sido negativo, caso em que seria necessário adotar medidas estratégicas para melhorá-lo.
Os indicadores táticos são focados em cada departamento e, por isso, podem ser os mais diversos. Por exemplo, como é o ticket médio de uma empresa, ou seja, a relação entre o faturamento total e o número de vendas.
Esse indicador pode ser expressado pela fórmula:
Imagine que uma empresa vendeu R$ 100 mil em 50 vendas no período de 1 mês. Dessa forma, o ticket médio do período é:
Nesse exemplo, os gestores observaram que cada cliente gastou, em média, R$ 2 mil em uma compra.
Quanto maior for esse indicador, maior será considerada a eficiência da estratégia de marketing. Note que ele pode ser usado em várias situações, principalmente em estratégias de upsell e cross sell.
Os indicadores operacionais, por sua vez, medem a eficiência e eficácia de cada operação, como: quantas entregas foram feitas em relação ao planejamento.
Por exemplo, imagine que uma empresa de entregas faz um planejamento diário de atender 50 clientes e, no final do dia, entregou 40 pedidos a eles. A fórmula usada será:
Nesse exemplo, houve uma eficiência na entrega de 80%. Quanto maior for esse percentual, maior será a eficiência da organização em suas entregas.
Avaliando esse índice, fica mais fácil saber se uma organização está cumprindo o que foi planejado ou, se for o caso, traçar estratégias para melhorá-lo.
Com isso tudo em mente, veja como fazer indicadores de desempenho no Excel.
Finalmente, vamos ensinar como fazer indicadores de desempenho no Excel. Ainda que seja menos efetiva que um software, essa é uma alternativa mais em conta e que pode agilizar a rotina dos colaboradores, desde que saibam usá-la.
Para facilitar, baixe nosso modelo de planilha para acompanhamento de indicadores, que é completo e gratuito. Em seguida, siga o passo a passo para acompanhar os KPIs.
O primeiro passo é planejar os dados que você deseja trabalhar na planilha. Existem inúmeros indicadores de desempenho importantes, mas você não pode trabalhar com todos ao mesmo tempo, certo?
Por isso, faça um planejamento considerando os fatores a seguir.
Normalmente, ao construir uma planilha de indicadores de desempenho no Excel, você define como indicadores aqueles processos que agregam mais valor à solução da sua empresa.
Neste exemplo, trabalhamos com os seguintes KPIs e os organizamos assim na tabela:
Tendo definido os objetivos da sua planilha, é hora de colocar a mão na massa, organizando os dados para calcular o indicador de desempenho.
Digamos que você queira calcular um indicador financeiro, como o de lucratividade.
Para isso, será preciso organizar duas colunas de dados: a receita mensal e o lucro mensal do período analisado. É com base nessas informações que o indicador será calculado.
O ideal é que essas informações sejam extraídas de outra planilha construída com base nos resultados empresariais — mantendo a planilha de indicadores sempre atualizada e mais enxuta, sem excesso de fórmulas e dados.
No exemplo prático, colocamos os dados que já temos nas colunas correspondentes:
É o uso das fórmulas do Excel que possibilita calcular os indicadores de desempenho com tanta facilidade.
Apesar de muitos gestores acharem algo complexo, a verdade é que você só precisa utilizar fórmulas simples para alcançar seu objetivo.
Neste exemplo de como fazer KPI no Excel, voltemos ao indicador de lucratividade. Para tal, basta dividir o lucro pela receita do mesmo período.
Se as informações estiverem organizadas em colunas paralelas, a fórmula será “=A2/B2” — podendo ser aplicada da mesma forma para toda a planilha.
No exemplo prático, anotamos as fórmulas dos KPIs logo abaixo de seus nomes. Mas, além disso, é preciso programar as fórmulas nas células correspondentes.
Assim, o segredo de como fazer um KPI no Excel envolve colocar a fórmula certa na célula adequada, relacionando os dados necessários para chegar ao indicador. Veja:
Após calcular os indicadores, pode-se tornar a análise ainda mais simples. Se você tem os dados da lucratividade de todos os meses, faça um gráfico para comparar a evolução durante o ano.
Nele, identifique os períodos de altas e baixas e faça uma análise da sazonalidade do negócio. As ferramentas de criação de gráficos do Excel são bastante úteis e facilitam a visualização dos indicadores.
Sabendo como fazer um KPI no Excel, veja como pode ficar a planilha com gráficos:
Agora, você já sabe como fazer indicadores de desempenho no Excel. Porém, é sempre importante ficar atento ao funcionamento correto da planilha.
Basta uma fórmula equivocada para que toda a análise se torne imprecisa. Isso porque o Excel é uma ótima ferramenta para lidar com dados, mas ainda possui muitas limitações, se comparado a um software de gestão. Portanto, demanda atenção dobrada e testes!
Conforme calcula os indicadores de desempenho relevantes para a empresa, crie fórmulas para integrá-los — como comparar o indicador de lucratividade com o indicador de vendas para encontrar uma correlação.
Veja que acrescentamos um gráfico que ajuda a comparar os dados que estão sendo analisados. Assim, você já tem 3 exemplos prontos de KPI no Excel:
Caso tenha restado alguma dúvida, dê o PLAY no vídeo a seguir e confira esse passo a passo explicado:
Por que acompanhar os indicadores de desempenho?
Depois de mostrar como fazer indicadores de desempenho no Excel, vale reforçar a importância dessa ferramenta de gestão para seu negócio.
Quanto mais informações você tiver sobre a empresa, mais fácil será tomar as melhores decisões. A propósito, o objetivo dos indicadores de desempenho é justamente facilitar a interpretação dos resultados obtidos.
Por essa razão, podemos resumir a importância dos indicadores de desempenho da seguinte forma:
Para aprender mais sobre o assunto, assista ao vídeo abaixo, que explica como fazer a gestão de indicadores!
Agora que você já sabe como fazer indicadores de desempenho no Excel, chegou o momento de entender os principais riscos. Ainda que essa seja uma alternativa mais barata e interessante para criar indicadores de desempenho, ele pode trazer alguns riscos e, como tal, exige certa dose de cuidado. Vamos falar sobre eles.
O Excel não possui mecanismos de segurança avançados para proteger as informações contidas nas planilhas.
O acesso a esses dados é facilmente obtido se o arquivo for compartilhado ou se o computador for invadido, o que coloca em risco a segurança e privacidade das informações.
A gestão de indicadores por meio do Excel pode ser um processo muito manual e demorado, exigindo bastante tempo para alimentação, atualização e análise dos dados.
Este tempo poderia ser melhor aproveitado em atividades mais estratégicas, resultando em uma perda de produtividade de toda a equipe.
A manipulação manual de dados no Excel aumenta a possibilidade de erros humanos, como a entrada incorreta de informações ou aplicação equivocada de fórmulas.
Estes erros podem afetar a precisão dos indicadores e, consequentemente, a tomada de decisão.
Dentre os erros mais comuns, além dos dados e fórmulas incorretas, há também o esquecimento de informações importantes.
O Excel não é ideal para o armazenamento de grandes volumes de dados, o que torna difícil centralizar todas as informações relevantes em um único local.
Ainda mais quando é necessário elaborar um grande relatório para o cliente ou para uma auditoria, o que torna o processo manual ainda mais complexo.
A consequência é que isso tende a resultar em dados dispersos e desorganizados, dificultando o monitoramento e a análise dos indicadores.
O uso de fórmulas complexas é necessário para a manipulação de dados no Excel, o que exige um profundo conhecimento da ferramenta.
Para se ter uma ideia, existem mais de 70 funções na plataforma, o que complica a tarefa de monitoramento dos indicadores, principalmente por parte de quem é menos experiente.
O Excel tem um limite no número de linhas e colunas que uma planilha pode apresentar, o que pode ser insuficiente para as organizações que precisam gerenciar grandes volumes de dados.
Além disso, o manuseio de planilhas grandes e complexas pode ser lento e complicado, assim como a visualização de dados é pouco intuitiva.
Para encerrar a lista, é válido dizer que o Excel tem limitações quando se trata de integração com outras ferramentas e sistemas.
Isso pode dificultar a importação e exportação de dados, além de complicar a automação de processos relacionados ao acompanhamento de indicadores.
Neste artigo, você aprendeu como fazer indicadores de desempenho no Excel e entendeu os principais riscos de acompanhar um indicador por uma planilha. E, para evitar os erros e o retrabalho, a solução é investir em uma boa ferramenta de indicadores de desempenho individual.
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