Gestão de indicadores de desempenho: Por que e como tratar um desvio?

Desenvolver estratégias para manter o alto desempenho de uma equipe é parte da rotina de um bom gestor. É por isso que existem diversas técnicas para auxiliar na gestão e buscar sempre a melhoria nos processos de toda a empresa.

A gestão de indicadores de desempenho tem papel importante para que esse controle seja feito com base em critérios mais tangíveis. Entretanto, lidar com um desvio nem sempre é tarefa fácil. Afinal, o que fazer quando nem tudo está correndo conforme o previsto?

Pensando nisso, reunimos aqui tudo o que você precisa saber sobre gestão de indicadores de desempenho e como tratar um desvio de indicador de forma a manter os processos de sua empresa em melhoria constante.

Confira!

Gestão de indicadores de desempenho: Por que tratar um desvio de indicador?

Sempre que um problema é identificado em uma empresa, a primeira atitude que tende a ser tomada é a correção. Seja na parada de uma máquina ou em um problema de um processo qualquer, o resultado é sempre financeiramente ruim — e isso nenhuma empresa quer.

Entretanto, muitas vezes há um desvio em um indicador específico. Isso aponta para a possibilidade de que algo esteja ocorrendo fora do que havia sido previsto. Nesse caso, ações corretivas não são suficientes, pois o desvio pode significar um problema maior do que algo pontual.

O tratamento de desvio de indicadores é fundamental para compreender as causas das falhas em processos e corrigi-las definitivamente, evitando que voltem a ocorrer. A gestão de indicadores de desempenho não é um processo que visa apenas minimizar erros, mas que busca estabelecer um padrão de melhoria constante nas atividades de toda a empresa.

Por isso, fique atento às dicas que daremos a seguir e implemente estas ações junto à sua equipe.

Como tratar um desvio?

Abordaremos aqui algumas ações que vão ajudá-lo a lidar com essa questão. Tenha em mente que a ordem em que falaremos delas é tão importante quanto as ações em si:

1. Identifique a origem do desvio

Identificar a causa ou origem do desvio de indicador é fundamental não só para garantir que o erro não volte a ocorrer como também para evitar que uma série de outros problemas seja causada no futuro. Até mesmo a segurança dos funcionários pode ser colocada em risco se uma falha não for avaliada da forma correta.

Por isso, ao identificar um desvio, é importante fazer um levantamento de informações que ajudem a localizar a causa do ocorrido. Não deixe de conversar com os funcionários envolvidos e conferir se os procedimentos previstos foram seguidos. É comum encontrar falhas de planejamento, mas muitas vezes o fator causador está na execução.

2. Classifique a criticidade do desvio

Para cada tipo de indicador, há uma margem de tolerância para a execução dos processos. No caso da qualidade de produção de uma peça, por exemplo, ainda que micrométrico, pode haver um pequeno intervalo de tolerância para as medidas. Essa mesma lógica se aplica aos mais variados processos que estão sujeitos a monitoramento por indicadores.

Na avaliação de um desvio, é importante classificar o tamanho do problema. Ele pode ser, por exemplo, pequeno, médio ou crítico. O ideal é que a empresa desenvolva uma métrica própria para cada uma de suas áreas, levando em consideração quais são suas atividades específicas e buscando referências teóricas já estabelecidas por técnicos especializados.

3. Foque em avaliar e implantar melhorias

Algo que costuma prejudicar o processo de lidar com um desvio de indicador é a ânsia de encontrar culpados em vez de avaliar e corrigir o problema. É preciso imaginar essa ação como um aprendizado. Ao tratar um desvio, a empresa está fazendo mais do que corrigir um problema: ela está proporcionando melhorias.

Mesmo que o desvio tenha sido causado por uma falha humana que poderia ser evitada se o procedimento fosse seguido, a prioridade é recolocar a situação nos trilhos e seguir em frente.

Medidas administrativas devem ser pensadas após resolvida a questão.

4. Faça um plano de ações

Com o desvio de indicador identificado e sua causa mapeada, chega a hora de atuar diretamente na eliminação de reincidências. Isso significa repensar o processo em questão para que os riscos ligados à causa sejam extintos ou, pelo menos, minimizados.

Além disso, o plano de ações deve contemplar também as possibilidades de efeitos colaterais. Avaliar os processos que se relacionam com o indicador é essencial para vislumbrar se há chance de ocorrer algo desse tipo. Afinal, um erro pode causar impacto em muitas outras atividades além daquela diretamente envolvida no desvio.

Por isso, ao fazer a gestão de indicadores de desempenho, seu plano de ações deve conter medidas corretivas, preventivas e preditivas. Apenas com esses 3 fatores planejados, ele deve ser posto em prática.

5. Monitore constantemente

Os indicadores, sejam quais forem as métricas que os definem (matemáticas, de longevidade, volume de produção, etc.), precisam ser acompanhados constantemente para que funcionem de forma eficiente. Após a execução de um plano de ações, essa necessidade é ainda maior.

Nem sempre é possível prever todo o impacto que uma intervenção terá sobre diferentes processos, direta ou indiretamente. Portanto, o monitoramento desempenha um papel fundamental para quem busca estabelecer um padrão de qualidade nas atividades da empresa.

Mantenha um gerenciamento de rotina sobre os indicadores e dê atenção redobrada aos que passaram por desvios recentemente.

6. Faça auditorias

É importante não confundir auditoria com monitoramento, que é uma prática rotineira de acompanhamento de métricas e indicadores. A auditoria é um processo excepcional que tem como objetivo uma avaliação muito mais ampla e, ao mesmo tempo, detalhada de diversas questões.

Consequentemente, ela é uma ação pontual que visa levantar informações e avaliar de que forma os processos de uma determinada equipe, ou de toda a empresa, podem ser otimizados, seja eliminando erros ou buscando melhorias.

7. Ofereça treinamento de capacitação e reciclagem dos funcionários

Como dissemos, ao se fazer a gestão de indicadores de desempenho é importante lidar com a avaliação de um desvio sem focar especificamente em encontrar culpados. Com o desvio tratado, cabe a implementação de ações ligadas ao comportamento dos profissionais. Entretanto, muita gente confunde a busca por melhorias com ações de punição.

Por mais que um funcionário saiba melhor do que qualquer pessoa de que forma ele deve realizar seu trabalho, é comum que, com o tempo, ele desenvolva alguns hábitos que fogem do previsto no planejamento. O dia a dia de uma empresa, seus imprevistos e prazos, podem afetar diretamente na forma como as funções são executadas.

É por isso que, assim como o treinamento de capacitação dado aos funcionários novos é essencial, a reciclagem deve estar prevista para todos, periodicamente. Relembrar ações importantes e discutir os próprios indicadores é uma forma de garantir que os profissionais estejam engajados nos objetivos da empresa.

Com uma equipe mais consciente da importância de suas funções, o desvio de indicador passa a ser um problema cuja resolução conta com a colaboração de todos. Avalie a dinâmica interna de sua empresa e veja como essas dicas podem ajudá-lo!

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