EAP - Estrutura Analítica de um Projeto: tudo o que você precisa saber para começar a usar

CONTEÚDO

EAP de um projeto

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Ouça o nosso conteúdo sobre EAP – Estrutura Analítica de um Projeto e aproveite!

Ao estruturar um projeto, você já teve aquela sensação de que o desafio é grande demais e que não vai conseguir concluir? Esse é um sentimento comum, principalmente quando estamos lidando com objetivos muito desafiadores. Por isso, a EAP de um projeto tem se mostrado uma ferramenta fundamental para organizar as ideias e manter as coisas sob controle. 

Isso porque a organização é um elemento chave para que o plano seja realizado,  os prazos sejam respeitados e que todas as etapas sejam cumpridas. Dessa forma, ter ferramentas e metodologias que ajudam nessa sistematização é a melhor forma de dar passos seguros. 

Por isso, neste artigo, separei algumas informações essenciais para você dominar a EAP de um projeto e conseguir aplicar a ferramenta dentro da sua organização.

Continue a leitura e confira!

O que é EAP de um projeto? 

A EAP, ou Estrutura Analítica do Projeto, é um diagrama que permite visualizar o escopo do projeto. Pela forma como ela é organizada, você consegue enxergar todas as tarefas de uma vez e a hierarquia entre as diferentes fases. 

Dessa forma, podemos dizer que a EAP está para um projeto como o roadmap está para o planejamento estratégico. Ou seja, ambos são uma espécie de mapa que mostra todas as etapas pelas quais a equipe terá que passar até alcançar o objetivo final.  

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Assim, quando uma estrutura dessas é feita, primeiro, identificando os milestones — marcos principais do projeto, que assinalam as diferentes fases. Depois, o gestor vai preenchendo com as tarefas que são necessárias para alcançar cada uma dessas fases. 

No fim, depois de montada toda a EAP de um projeto, você fica com um documento no qual consegue ver o processo de fora. Isso ajuda a dar uma visão holística, que facilita o percurso atrás do objetivo geral e das metas intermediárias.  

Veja nesse vídeo mais detalhes sobre a EAP:

Exemplo de EAP 

Graficamente, uma EAP de projeto não é muito diferente de um fluxograma. Veja alguns exemplos de EAP: 

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Fonte: Researchgate

Quais são os três níveis da estrutura analítica de projeto?

A Estrutura Analítica de Projeto, ou Work Breakdown Structure (WBS), é tipicamente dividida em três níveis principais, cada um com um grau crescente de detalhamento:

Nível 1: Nível de projeto

Este é o nível mais alto da EAP e representa o projeto como um todo. Geralmente, ele contém o nome ou o título do projeto e é a primeira divisão a partir da qual todos os outros níveis são derivados. Ele fornece uma visão panorâmica do projeto inteiro.

Nível 2: Níveis de entrega ou fase

No segundo nível, o projeto é decomposto em componentes maiores, que geralmente são entregas ou fases significativas do projeto. Por exemplo, se o projeto é o desenvolvimento de um novo software, este nível pode incluir grandes blocos de trabalho como ‘Concepção’, ‘Desenvolvimento’, ‘Teste’ e ‘Implementação’.

Este nível é fundamental para o gerenciamento do projeto, pois define as principais áreas de trabalho e ajuda a organizar e estruturar o planejamento, execução e monitoramento do projeto.

Nível 3: Níveis de tarefa ou atividade

Este nível descreve as atividades específicas, tarefas ou pacotes de trabalho necessários para completar cada componente do segundo nível. Por exemplo, sob ‘Desenvolvimento’ no projeto de software, poderia haver atividades como ‘Codificação do Módulo de Login’, ‘Interface de Usuário do Dashboard’ e ‘Integração de Banco de Dados’.

Este nível de detalhe é onde a maioria dos membros da equipe operará, completando tarefas específicas atribuídas a eles.

EAP de projetos e cronograma são a mesma coisa? 

Nós já falamos aqui no blog sobre o diagrama de Gantt, e compreendo se você agora estiver na dúvida sobre qual a diferença entre essa ferramenta e a EAP de projeto. No entanto, apesar de serem complementares, trata-se de duas coisas diferentes. 

A Estrutura Analítica do Projeto é algo que deve ser feito em uma fase anterior do projeto. Para montar um planejamento e calendário, você precisa saber quais são as fases, as tarefas, o que é pré-requisito para o quê, certo? 

Pois é exatamente na EAP de projeto que você vai determinar essas informações. A estrutura analítica é o momento em que você pode olhar o projeto como um todo e destrinchá-lo em partes menores e mais fáceis de serem geridas. 

É por meio dessa ferramenta que você começa a entender quais esforços serão necessários, quais ferramentas, quais recursos e quanto tempo sua equipe vai ter que dedicar a cada tarefa. Com essas informações, aí sim, você consegue montar um calendário. 

Quais são os tipos de EAP?

Cada tipo de EAP tem suas vantagens e pode ser mais adequado dependendo das características e requisitos específicos da vida do projeto. A escolha do modelo de EAP ideal deve ser baseada nos objetivos do projeto, nos produtos ou resultados esperados, e na forma como o trabalho é melhor organizado e gerenciado.

Confira a seguir mais sobre cada um dos dois tipos:

1- EAP baseada em produtos

Este modelo de EAP foca nas entregas ou produtos que são o resultado do projeto. A estrutura é organizada em torno do que será produzido, ou seja, os produtos finais e intermediários do projeto. Aqui, cada atividade é delineada com base no que precisa ser realizado para entregar cada componente do produto.

Este tipo de EAP é particularmente útil em projetos onde o resultado físico ou tangível é o foco principal. O nível de detalhe em uma EAP baseada em produtos segue a decomposição dos produtos ou entregas do projeto, garantindo que todas as fases necessárias para a produção desses itens sejam contempladas.

Isso auxilia na elaboração do cronograma do projeto, assegurando que todas as etapas necessárias para a criação dos produtos sejam identificadas e planejadas.

2- EAP baseada em fases

Neste tipo de EAP, a estrutura é organizada conforme as fases ou estágios do ciclo de vida do projeto. Cada fase representa uma etapa significativa no ciclo de vida do projeto, e as atividades são agrupadas de acordo com essas fases.

Essa abordagem é particularmente adequada para projetos complexos ou de longa duração, onde o gerenciamento e controle de cada fase são críticos. O nível de detalhe na EAP baseada em fases reflete as diferentes etapas do projeto, desde a iniciação até a conclusão, facilitando o monitoramento e a gestão do progresso em cada estágio.

Isso é especialmente útil para alinhar o cronograma do projeto com as expectativas de entrega em cada fase, permitindo um controle mais efetivo sobre o andamento e os marcos do projeto.

Como fazer o EAP de um projeto? 

Agora que você já entendeu o conceito da EAP de um projeto, deve estar curioso para saber os passos para colocar a mão na massa. Então preste bastante atenção nos próximos pontos, que vamos dar as dicas fundamentais para você criar a sua própria estrutura analítica de um projeto. 

1- Elabore o Termo de Abertura de EAP de um projeto

A ideia, em gestão de projetos, é partir do cenário mais macro e geral e ir decompondo-o em partes menores e mais manejáveis. Portanto, para chegar a essas pequenas partes, você precisa ter as etapas anteriores esclarecidas. 

Por isso, nossa sugestão é que você comece a EAP dando um passo atrás e elaborando, primeiro, o seu Termo de Abertura do Projeto, uma ferramenta de gestão de projetos importantíssima.

Isso porque trata-se de um documento que vai definir as bases, escopo e definir alguns critérios. O termo deve conter informações sobre: 

  • Justificativa;
  • Finalidade;
  • Objetivo(s) gerais e específicos de todo o trabalho;
  • Descrição do produto ou serviço em questão;
  • Stakeholders;
  • Entregas previstas para o projeto;
  • Critérios de aceitação dessas entregas;
  • Estimativas iniciais gerais de tempo e orçamento;
  • Pontos que não estão contemplados pelo escopo do projeto (exclusões);
  • Premissas (fatos sobre o projeto que já são dados);
  • Limitações do projeto;
  • Análise SWOT do projeto, com foco nas oportunidades e ameaças;
  • Assinatura de um ou mais responsáveis pela aprovação.

2- Decomponha o escopo em partes menores

Feito o Termo de Abertura do projeto, está na hora de entrar na Estrutura Analítica propriamente dita. Nós recomendamos a não elaborar esse diagrama de forma linear, ou seja, tentando preencher uma linha embaixo da outra. 

Em vez disso, nossa dica é você identificar quais são os marcos importantes do projeto, aqueles que determinam mudanças de fase. Posicione primeiro essas, de maneira que fique bem clara a relação de um marco com o outro. 

Depois, ficará mais fácil preencher as lacunas. Ou seja, tomar dois marcos do projeto como referência e enxergar quais são as atividades que vão levar você de um ponto até o outro. Isso vai permitir que você preencha o resto da Estrutura Analítica do Projeto, com as tarefas que deverão ser realizadas. 

3- Faça o seu dicionário da EAP

Você já entendeu que a EAP de um projeto é um diagrama. E, assim como todos os diagramas, é uma ferramenta sintética. Por isso, você vai precisar de um documento de apoio, onde estarão descritas as etapas com mais detalhes. 

A esse documento, nós chamamos de dicionário da EAP. Ele terá uma descrição mais completa das ações, com as suas especificações incluindo planos de ação se necessário.

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4- Aprove a EAP

Qualquer plano de trabalho tem maior adesão e maiores chances de ser cumprido se os envolvidos estiverem de acordo. Por isso, o último passo para a elaboração da sua EAP é a aprovação. 

Consolide o documento com os stakeholders, pegue eventuais feedbacks que eles tenham a passar, adapte o que for necessário. Essa aprovação serve também como um alinhamento de expectativas, para garantir que todos estão na mesma página. 

Depois que você estiver com a EAP de um projeto elaborado e aprovado, o seu planejamento da gestão operacional ainda não terá acabado. O próximo passo será definir os processos de cada etapa do projeto, estabelecer as metas, identificar os indicadores. 

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Próximos passos

Para isso, você pode contar com a ajuda de um software de gestão de processos, como o STRATWs One. Nosso software transforma o modelo de gestão da empresa ou do projeto em processos, permitindo a você fazer os passos que mencionamos anteriormente, além de gerar relatórios que podem dar origem a insights valiosos. Tudo de forma fácil e eficiente. 

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