5 ferramentas de acompanhamento de projetos para alcançar grandes resultados

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ferramentas para acompanhamento de projetos

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Ao encarar o desafio de fazer um melhor acompanhamento de projetos, muitos profissionais se perdem no meio do caminho por não conseguirem colocar em prática as ações necessárias para tudo acontecer como o planejado.

Isso acontece porque a ferramenta de gerenciamento escolhida não consegue apoiar devidamente o progresso do projeto e seus respectivos indicadores de performance que apontam para o crescimento. 

As ferramentas para acompanhamento de projetos se tornam essenciais para quem quer se destacar como gestor de iniciativas que trazem resultados.

Se você tem uma equipe enxuta, com um orçamento apertado e está disposto a usar novos recursos de gestão, existe uma série de soluções que podem ser a escolha certa! 

Neste conteúdo, você vai conferir  uma lista de ferramentas para acompanhamento de projetos diferentes, cada uma com uma função específica!

Continue a leitura e aprenda!

Golden Circle

As 5 ferramentas para acompanhamento de projetos em destaque

  1. STRATWs One: gestão de projetos vinculada diretamente à estratégia da empresa
  2. Slack: comunicação ágil de equipes;
  3. Trello: gestão eficiente de fluxo de trabalho e tarefas;
  4. Google Drive: troca eficiente de arquivos e informações;
  5. Google Agenda: compromissos e datas em sincronia;

Lembre-se de que fazer a gestão de indicadores de desempenho é um dos pontos mais importantes no gerenciamento  de projetos. Afinal, é com eles que se torna possível identificar se a sua empresa está no caminho certo para alcançar os objetivos estratégicos.

Confira mais neste vídeo:

Por que utilizar ferramentas para acompanhamento de projetos?

Para fazer um acompanhamento de projetos estratégico, as ferramentas s precisam ter uma combinação de funcionalidades com recursos intuitivos e uma interface de usuário bem clara.

Antes de apresentarmos algumas das que mais têm se destacado no mercado, é importante identificar opções que ofereçam  diferenciais para a sua empresa. Como:

  • estruturar  processos;
  • aumentar a produtividade;
  • alinhar todas as metas dos membros da equipe;
  • simplificar a comunicação de qualidade;
  • garantir a execução de todos os passos;
  • alertar para o uso das melhores práticas;
  • guardar todos os dados e as informações geradas em cada etapa do projeto.

Todos esses são pontos que qualquer projeto precisa contemplar, na prática, para sair do papel. Sem o auxílio de ferramentas ou softwares específicos,  isso se torna praticamente impossível para qualquer pessoa gerenciar e acompanhar projetos com alta qualidade..

Felizmente, existe uma grande variedade de soluções para project management (gerentes de projetos) que ajudam a cumprir com esses requisitos específicos.

Agora, confira quais são as principais ferramentas para gestão e acompanhamento de projetos que ajudam ra cumprir com todas as etapas e os objetivos definidos pela liderança.

A gestão de projetos é um processo essencial em empresas que buscam eficiência. Por isso, separamos para você um artigo com os 6 melhores softwares para gestão de projetos: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados

5 melhores ferramentas para acompanhamento de projetos

ferramentas para acompanhamento de projetos

1. STRATWs One

Com o STRATWs One, é possível fazer uma gestão de projetos alinhada com a estratégia da empresa, conectando-os com objetivos estratégicos do Balanced Scorecard (BSC). Além disso, o software oferece uma visualização intuitiva de todo o portfólio de projetos, ideal para dar clareza à alta gestão.

Portfolio de projetos 5 ferramentas de acompanhamento de projetos para alcançar grandes resultados

No sistema também é possível vincular um projeto a indicadores e, caso não esteja indo como o esperado, o software possibilita a criação de um plano de ação. O STRATWs One também oferece uma clareza dos responsáveis, em paineis intuitivos com timelines de marcos de entrega, cronogramas e muito mais!

Saiba mais sobre o módulo de Portfólio de Projetos do STRATWs One →

2. Slack

Pensando no quesito comunicação de qualidade, o ideal é ter um canal conjunto onde todos os times e integrantes possam manter contato de forma organizada e focada nas atividades que precisam ser entregues.

E com esse foco, o Slack é uma das melhores ferramentas para gerenciar e acompanhar projetos. Esse sistema, que pode ser usado gratuitamente e de forma online, tem o objetivo de criar oportunidades para indivíduos ou grupos interagirem com colegas sobre questões relacionadas ao trabalho. 

Este é um aplicativo fácil de usar, com uma interface de usuário muito simples e intuitiva. Além disso, cada pessoa  pode criar um perfil, enviar arquivos e ler mensagens.

Há a possibilidade de criar grupos privados que são chamados de “canais” e as mensagens enviadas dentro deles são visíveis apenas para os participantes específicos.

Então, se você precisa de colaboração no trabalho em equipe, comece a usar o quanto antes o Slack e colha resultados rapidamente.

3. Trello

Para fazer um bom trabalho na gestão de projetos, é importante manter uma sequência lógica de tarefas em uma linha do tempo. Isso possibilita ter visibilidade de quais são as etapas seguintes ou o que acabou ficando atrasado em relação ao planejamento.

E, para isso, o Trello é uma das ferramentas para acompanhamento de projetos ideal.. Usando a metodologia Kanban, você pode criar sua conta gratuita, conectar todos os envolvidos e criar colunas de acordo com as atividades que precisa seguir.

Além disso, ele permite criar uma lista de tarefas, que são separadas em colunas. Em cada uma dessas colunas é possível inserir cartões que representam cada atividade, sendo possível ainda inserir a data de entrega, a pessoa responsável, observações importantes e comentários para dar mais visibilidade a tudo que precisa ser executado. .

4. Google Drive

Realizar um acompanhamento de projetos eficiente requer o uso de vários documentos e processos diferentes. E nesse ponto, o Google Drive é a ferramenta perfeita, não só para armazenamento de informações, planilhas e apresentações.

Ao usar o Google Drive, seu time pode compartilhar arquivos online e fazer acompanhamentos, edições simultâneas, sugestões ou comentários de melhorias em vários modelos de arquivos diferentes, como textos, planilhas e apresentações. Tudo para que exista esse compartilhamento visando os resultados esperados.

5. Google Agenda

A rotina de atividades durante o processo de gestão de projetos é realmente intensa. Por esse motivo, outra ferramenta importante é o Google Agenda.

Esse é o melhor sistema para ter visibilidade da sua rotina de trabalho e também de todo o seu time. É importante implementar uma rotina onde todos possam indicar na agenda qual atividade ou reunião será executada em cada momento.

Dessa forma, fica bem mais fácil avaliar como está o volume de ações a cada dia e facilita o trabalho na hora de escolher um horário livre para incluir alguma outra atividade.

Como fazer o acompanhamento de projetos?

Fazer o acompanhamento de projetos é uma prática essencial para garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos de maneira eficiente e eficaz. Este processo envolve monitorar, revisar e regular todas as etapas do projeto, desde o início até a conclusão.

Por meio das ferramentas apresentadas anteriormente, lembre-se de seguir as seguintes etapas:

1- Estabeleça uma rotina de acompanhamento

O primeiro passo para um acompanhamento de projetos eficaz é estabelecer uma rotina de acompanhamento. Isso pode incluir reuniões regulares de status do projeto, atualizações de progresso e revisões de marcos.

Essa rotina deve ser consistente e adaptada às necessidades do projeto.

Além disso, será crucial monitorar todas as etapas do projeto. Isso inclui o escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos pode ajudar a manter um registro detalhado e facilitar o acompanhamento.

2- Acompanhamento contínuo de indicadores de desempenho

Use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o progresso do projeto. Isso pode incluir o acompanhamento do progresso em relação ao cronograma, orçamento, escopo e qualidade. Os KPIs devem ser revisados regularmente para garantir que o projeto esteja no caminho certo.

Além disso, mantenha uma comunicação clara e regular com a equipe do projeto e os stakeholders, pois será vital para o acompanhamento de projetos. Isso inclui compartilhar atualizações de progresso, discutir desafios e ajustar planos conforme necessário.

3- Documentação e registro

Mantenha uma documentação detalhada durante todo o acompanhamento de projetos. Isso não só ajuda a manter um registro histórico do progresso do projeto, mas também serve como uma fonte valiosa de informações para projetos futuros.

Dessa forma, realize revisões periódicas do projeto para avaliar o desempenho e coletar feedback da equipe. Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e a implementar mudanças proativas durante o acompanhamento de projetos.

4- Uso de tecnologia e ferramentas de acompanhamento

Utilize softwares e ferramentas de gerenciamento de projetos para facilitar o acompanhamento, principalmente dos apresentados anteriormente. Essas ferramentas podem oferecer funcionalidades como gráficos de Gantt, dashboards de desempenho e sistemas de alerta, que são essenciais para um acompanhamento de projetos eficiente.

5-Análise e melhoria contínua

Por fim, o acompanhamento de projetos deve ser um processo de melhoria contínua. Analise os resultados, identifique lições aprendidas e aplique esses aprendizados para melhorar continuamente os processos de gerenciamento e acompanhamento de projetos.

    Próximos passos

    Utilizar cada uma dessas ferramentas para gestão de projetos permite que os gerentes de projeto e as equipes entendam se estão tendo sucesso e quais ajustes são necessários para alcançar os resultados no futuro.

    Para saber mais sobre o cronograma de projetos que o STRATWs One oferece, clique aqui!

    Esse software de gestão de projetos permite um total visualização e gerenciamento das suas atividades, monitorando de perto o progresso do cronograma. E tem mais! Esse sistema de gestão empresarial permite acompanhar os indicadores de desempenho para tornar a tomada de decisão mais ágil e assertiva.

    É possível usar mais de uma dessas ferramentas, usando-as adequadamente, cada uma para sua função específica. O STRATWs One é um software de gestão corporativa usado por grandes corporações com enorme sucesso.

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