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Plano de ação é ferramenta e não método de solução de problemas

Por Marcello Ladeira*

Durante as apresentações do PortalSIM, já fui questionado milhares de vezes se o sistema disponibiliza planos de ação para o tratamento de anomalias e não-conformidades dos processos. Sempre forneço a mesma resposta: a solução de problemas no PortalSIM não se restringe ao Plano de Ação ou 5W2H; uma vez que as metodologias amplamente utilizadas para análise e solução de problemas foram incorporadas ao Portal.

As principais normas certificadoras exigem que o tratamento de qualquer anomalia ou não-conformidade deve conter:

1. Descrição do problema;
2. Identificação das causas;
3. Proposição de ações de bloqueio;
4. Verificação dos resultados alcançados.

Um bom método de análise e solução de problemas deve, portanto, contemplar esses quatro itens. A ferramenta Plano de Ação compreende apenas a terceira etapa, sendo, assim, bastante limitada para organizações que pretendem eliminar, de forma eficaz, as anomalias dos processos internos.

Verifique os métodos mais utilizados no mercado e que estão disponíveis no PortalSIM:

• PDCA (Plan-Do-Check-Act): é o mais difundido como método de análise e solução de problemas (MASP). Amplamente recomendado pelo INDG, é utilizado em casos que exijam uma análise profunda, envolvendo diversas pessoas e/ou áreas. Pode culminar, inclusive, na revisão de padrões;
• Ver & Agir: embora seja um método extremamente simples, não deixa de abranger as quatro etapas levantadas anteriormente. É comumente utilizado quando as causas do problema são conhecidas. Pela simplicidade, é adotado por grande parte das empresas que implantam programas de CCQ;
• FCA (Fato-Causa-Ação): semelhante do Ver & Agir, é adotado em situações de menor complexidade ou por organizações que estão iniciando a Gestão por Resultados. Na Siteware, o método foi ampliado para FCAR (Fato-Causa-Ação-Resultados), com intuito de atender perfeitamente às normas certificadoras;
• DMAIC (Define-Measure-Act-Improve-Control): é um dos métodos mais completos. É geralmente utilizado pelos grupos de Six Sigma para a análise e solução de problemas complexos, que envolvem o uso de ferramentas estatísticas.

Em cada um dos métodos descritos acima, a ferramenta Plano de Ação é utilizada na etapa relacionada às ações de bloqueio. O PortalSIM oferece ainda outras ferramentas e recursos que auxiliam a análise e solução de problemas, tais como:

• Brainstorming;
• Análise de Pareto;
• Ferramenta de Priorização;
• Diagrama de Causa-e-Efeito, Diagrama de Ishikawa ou Espinha de Peixe;
• Cinco Porquês;
• Plano de Ação;
• Histograma;
• Carta de Controle;
• Gráficos;
• Fotografias;
• Documentos diversos.

* Marcello Ladeira é diretor-presidente da Siteware, empresa responsável pela criação do PortalSIM – Sistema Integrado de Melhorias, adotado em algumas das maiores empresas brasileiras como solução de Gestão da Performance, de Melhoria Contínua e da Conformidade. Desde dezembro de 2010, faz parte da Diretoria da Associação das Empresas Brasileiras de Tecnologia da Informação do Estado de Minas Gerais (ASSESPRO-MG).